Cómo organizar un Día familiar sin perder nada de vista

Un Día familiar reúne invitados de distintas edades, actividades, comida y bastante material, así que conviene avanzar por fases. Empieza fijando la fecha y el programa, y confirma después quién viene, qué necesita y qué actividades se harán. Cuando cierres las reservas y las cantidades de catering, podrás repartir tareas y preparar la compra sin improvisar. El montaje funciona mejor si dejas carteles, nombres, comida y material listos antes de que llegue el primer grupo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Recabar las necesidades de transporte
2 personas
7
Enviar el programa a los invitados
8
Elegir definitivamente las actividades
3 personas
9
Redactar las reglas del juego
2 personas
10
Preparar la selección musical
11
Confirmar las reservas
12
Calcular las cantidades de catering
2 personas
13
Hacer la lista de la compra
2 personas
14
Comprobar el inventario de material
2 personas
15
Pedir el material que falta
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Enviar la lista de tareas a los voluntarios
18
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
19
Crear carteles de programa y de ruta
2 personas
20
Gestionar los premios para los juegos
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Clasificar los alimentos no perecederos
2 personas
23
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
24
Preparar frutas y verduras
3 personas
25
Preparar panecillos y rellenos
3 personas
26
Preparar ensaladas
3 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Enfriar las bebidas
2 personas
29
Montar el punto de café y té
2 personas
30
Preparar el buffet
4 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Montar carpas
6 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Montar las estaciones de juegos
4 personas
36
Probar el equipo de sonido
2 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Señalizar la entrada
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Preparar el material de primeros auxilios
41
Montar la mesa de recepción
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

43
Recibir a los invitados
4 personas
44
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
46
Dar la bienvenida
47
Servir café y té
3 personas
48
Guiar el juego de presentación
2 personas
49
Coordinar los juegos infantiles
4 personas
50
Coordinar juegos de mesa
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Coordinar el momento de fotos
2 personas
54
Abrir el buffet
2 personas
55
Reponer el bufé
3 personas
56
Servir comidas especiales
2 personas
57
Recoger la vajilla y los cubiertos
3 personas
58
Proporcionar la música
59
Coordinar la pista de baile
2 personas
60
Servir el postre
3 personas
61
Reponer café y té
2 personas
62
Anunciar la despedida
63
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

64
Recoger la basura
4 personas
65
Recoger comida y bebida
3 personas
66
Lavar la vajilla
4 personas
67
Limpiar mesas y sillas
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Desmontar las carpas
6 personas
71
Clasificar el material de juego
3 personas
72
Recoger el equipo de sonido
2 personas
73
Desmontar la iluminación
3 personas
74
Devolver los materiales
2 personas
75
Procesar los productos refrigerados
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Llevar los residuos a la basura
2 personas
78
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Mesas con mantelcant. 2
Perchero

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Tazascant. 40
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillascant. 80
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Pinzascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Carteles del programacant. 6
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8
Números de mesacant. 12

Material deportivo

Sets de bocciacant. 2
Sets de lanzamiento de aroscant. 2
Sets de cornholecant. 2
Cuerda para tira y afloja
Pelotas blandascant. 12
Conoscant. 20
Aroscant. 8
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 10
Tarjetas de puntuacióncant. 100
Cronómetroscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8
Lámparas de bateríacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el programa antes de enviar las invitaciones. Envía el programa definitivo de nuevo cuando falten entre 7 y 10 días, porque las familias suelen olvidar horarios, rutas o cambios de actividad.
Pide las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte. Fija una fecha límite al menos 10 días antes: después de ese momento podrás calcular raciones, mesas, sillas y plazas de cada actividad.
Elige las actividades y redacta las reglas antes de preparar la música o los premios. Para cada juego, deja por escrito la duración, el número de equipos, el material necesario y quién lo dirige; así no se pierde tiempo explicándolo sobre la marcha.
Haz el inventario del material entre 5 y 7 días antes y separa lo que falta para pedirlo a tiempo. Comprueba especialmente carpas, mesas, sillas, vajilla reutilizable, jarras de agua, neveras portátiles y termos, que suelen darse por disponibles sin contarlos.
Divide la preparación de la comida en dos momentos: clasifica los productos no perecederos el día anterior y prepara frutas, verduras, panecillos y rellenos el mismo día. Calcula las raciones a partir de las inscripciones y reserva una persona para revisar los productos refrigerados antes de servirlos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, enviar invitaciones y reservar actividades o material. Cierra inscripciones, dietas y transporte unos 10 días antes, y deja la compra final para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas al menos 3 semanas antes, con fecha, horario, programa provisional y fecha límite de inscripción. Reenvía el programa definitivo entre 7 y 10 días antes para que nadie llegue sin saber la ruta o el horario.
¿Cuánta comida y bebida calcular para un Día familiar?: Usa el número de inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 10 % de margen para imprevistos. Para la bebida, calcula 2 o 3 vasos por persona durante la primera hora y vuelve a ajustar según la duración y el tiempo que haga.
¿Cuándo preparar el material y asignar voluntarios?: Asigna voluntarios entre 7 y 10 días antes y envíales la lista de tareas en ese momento. Revisa el inventario 5 o 7 días antes, etiqueta las funciones y prepara carteles, tarjetas con nombres y material agrupado como mínimo la víspera.

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