Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en een realistische gasteninschatting. Daarna leg je de volgorde vast: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, programma maken en pas dan hoeveelheden en materialen reserveren. Bij een familiedag lopen verschillende leeftijden door elkaar, dus plan activiteiten met duidelijke begeleiding én ruimte voor pauzes. Regel uiterlijk een week vooraf de praktische zaken zoals tafels, stoelen, partytenten en catering. De laatste dagen gebruik je voor boodschappen, printwerk, materiaalcontrole en een concreet slechtweerscenario.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
7
Activiteitenprogramma maken
2 personen
8
Spelbegeleiders indelen
2 personen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
10
Tafels en stoelen reserveren
11
Partytenten reserveren
12
Weersverwachting controleren
13
Slechtweerscenario bepalen
2 personen
14
Leveringen bevestigen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Voorraad houdbare producten controleren
18
Koelproducten inkopen
2 personen
19
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
20
Prijzen voor spellen klaarleggen
21
Decoratie sorteren
22
Naamkaartjes voorbereiden
23
Programma en routekaarten printen
24
Muziek afspeellijst samenstellen
25
EHBO-doos controleren
26
Contactlijst vrijwilligers delen
27
Locatie openen
2 personen
28
Terrein controleren
2 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Buffet inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Salades en brood voorbereiden
3 personen
37
Barbecue voorbereiden
2 personen
38
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Activiteitenstations markeren
2 personen
41
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
42
Muziek en microfoon testen
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Toiletten bevoorraden
45
Inschrijftafel inrichten
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

47
Gasten ontvangen
3 personen
48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
49
Programma toelichten
50
Kinderspellen begeleiden
6 personen
51
Volksspellen begeleiden
3 personen
52
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Barbecue aansteken
2 personen
56
Barbecuegerechten serveren
5 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Kinderdisco begeleiden
2 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Buffet en bar schoonmaken
3 personen
65
Spelmateriaal opruimen
3 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Terrein schoon opleveren
4 personen
70
Materialen terugbrengen
2 personen
71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Inschrijftafel
Picknickkleedaantal 8
Koelboxaantal 4
Afvalbakaantal 6
Kapstokrekaantal 2

Servies

Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 80
Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Wegwijzerbordenaantal 8
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Batterijladeraantal 2
Thermoskanaantal 6
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Barbecueaantal 2
Vuurkorf

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Korfbalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 20
Estafettestokkenaantal 8
Waterballonnenaantal 200
Touwtrektouw
Ringwerpsetaantal 2
Cornhole-setaantal 2
Stoepkrijtaantal 12

Schoonmaak

Handzeepaantal 6
Afwasmiddelaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 12

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8

Veiligheid

EHBO-doosaantal 2
Brandblusdekenaantal 2
Antislipmataantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en vraag om een antwoord vóór een vaste datum. Zo kun je het definitieve aantal gasten en dieetwensen uiterlijk één week vooraf verwerken in de catering.
Maak het activiteitenprogramma in blokken van 30 tot 60 minuten en wijs per activiteit een begeleider aan. Plan tussen actieve spellen minstens 15 minuten voor drinken, toiletbezoek en bijpraten.
Reserveer tafels, stoelen en partytenten op basis van het definitieve aantal gasten, niet op de eerste schatting. Houd daarnaast een aparte inschrijftafel, buffettafel en plek voor jassen en afval vrij in de indeling.
Controleer de weersverwachting 5 tot 7 dagen vooraf en bepaal dan al waar het programma bij regen naartoe verhuist. Denk niet alleen aan tenten, maar ook aan stroom voor speaker en microfoon, droge spelmaterialen en een plek voor natte jassen.
Doe houdbare boodschappen en decoratie uiterlijk 2 dagen vooraf en koop koelproducten zo laat mogelijk. Controleer de dag ervoor servies, naamkaartjes, routekaarten, spelprijzen, EHBO-doos en batterijen, zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft klaar te zetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de familiedag, zodat je catering en materiaal kunt bevestigen.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een familiedag versturen?: Verstuur ze meestal 6 tot 8 weken vooraf, zeker als familieleden moeten reizen. Zet een antwoordtermijn van ongeveer 2 weken in de uitnodiging en vraag direct naar dieetwensen en kinderen die meekomen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een familiedag?: Bereken de hoeveelheden pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten en houd rekening met de duur van de dag en het aantal kinderen. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per volwassene en plan daarna circa 1 drankje per persoon per uur, naast koffie, thee en water.
Wat doe je bij regen tijdens een familiedag?: Maak uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf een alternatief programma en controleer of de locatie voldoende overdekte ruimte biedt. Verplaats activiteiten die niet tegen vocht kunnen naar binnen, reserveer partytenten waar nodig en leg routekaarten en spelmateriaal droog klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.