Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille se prépare d’abord avec une date, un lieu et un nombre d’invités réaliste. Ensuite, les inscriptions permettent d’anticiper les besoins alimentaires, les tables, les chaises et l’encadrement des jeux. Le programme doit distinguer les activités des enfants, les temps de repas et les moments libres. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours : météo, livraisons, produits frais, signalétique et solution de repli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
7
Créer le programme d'activités
2 personnes
8
Répartir les encadrants de jeu
2 personnes
9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
10
Réserver des tables et des chaises
11
Réserver des tentes de réception
12
Vérifier les prévisions météo
13
Définir le scénario en cas de mauvais temps
2 personnes
14
Confirmer les livraisons
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier le stock de produits non périssables
18
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
19
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
20
Préparer les prix pour les jeux
21
Trier la décoration
22
Préparer les badges nominatifs
23
Imprimer le programme et les plans d’itinéraire
24
Composer la playlist musicale
25
Vérifier la trousse de premiers secours
26
Partager la liste de contacts des bénévoles
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Contrôler le site
2 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer le buffet
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer les salades et le pain
3 personnes
37
Préparer le barbecue
2 personnes
38
Installer le point café et thé
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Marquer les stations d'activités
2 personnes
41
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
42
Tester la musique et le micro
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Réapprovisionner les toilettes
45
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

47
Accueillir les invités
3 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Présenter le programme
50
Encadrer les jeux pour enfants
6 personnes
51
Animer les jeux traditionnels
3 personnes
52
Encadrer l'activité créative
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Allumer le barbecue
2 personnes
56
Servir les plats de barbecue
5 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
58
Animer la mini-disco pour enfants
2 personnes
59
Assurer la remise des prix
2 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le buffet et le bar
3 personnes
65
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Rendre le terrain propre
4 personnes
70
Rapporter le matériel
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Table d'inscription
Couverture de pique-niqueqté 8
Glacièreqté 4
Poubelleqté 6
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Petits bolsqté 80
Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux directionnelsqté 8
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Chargeur de batteriesqté 2
Thermosqté 6
Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Barbecueqté 2
Brasero

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Korfbalqté 2
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Cerceauxqté 10
Cônesqté 20
Témoins de relaisqté 8
Balles d'eauqté 200
Corde de tir à la corde
Set de lancer d’anneauxqté 2
Set de cornholeqté 2
Craie de trottoirqté 12

Nettoyage

Savon pour les mainsqté 6
Liquide vaisselleqté 3
Éponges de nettoyageqté 12

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Couverture anti-feuqté 2
Tapis antidérapantqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les réponses avant de calculer les quantités. Prévoyez une date limite d’inscription d’au moins 10 jours.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins des enfants dans le formulaire d’inscription. Utilisez le nombre final d’invités pour ajuster le catering, les assiettes, les verres et les places assises.
Construisez le programme avant de répartir les encadrants de jeu. Pour chaque activité, désignez au moins un adulte responsable et gardez un temps libre entre deux séquences.
Vérifiez les prévisions météo 5 à 7 jours avant la journée, puis confirmez le scénario de mauvais temps. Une tente ne suffit pas toujours : prévoyez aussi les déplacements, les prises électriques et un espace couvert pour le repas.
Faites les achats en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours avant, puis les produits frais à conserver au froid la veille. Contrôlez les livraisons, la trousse de premiers secours, les badges et les panneaux directionnels avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant, afin de finaliser le nombre d’invités, les repas et le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée en famille ?: Comptez 3 à 4 semaines pour une organisation confortable, surtout si vous devez réserver une tente, des tables, des chaises ou du matériel. Gardez les 5 derniers jours pour les confirmations et les achats frais.
Que faire s’il pleut le jour d’une journée en famille ?: Décidez du scénario de repli au plus tard une semaine avant et communiquez-le aux responsables. Prévoyez un espace couvert pour les repas, une version adaptée des jeux et une vérification de la météo 24 heures avant.
Combien de personnes faut-il pour encadrer les jeux ?: Prévoyez au minimum un encadrant par activité en cours et ajoutez une personne disponible pour les imprévus. Pour plusieurs jeux simultanés, répartissez les adultes avant le jour J et indiquez clairement leur rôle dans le programme.

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