Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress

Begin een familiedag niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en gastenlijst. Vraag bij de uitnodiging meteen naar dieetwensen, leeftijden van kinderen en vervoer. Daarna bouw je het programma rond eten, kennismaken en activiteiten voor verschillende leeftijden. Controleer in de laatste week de weersverwachting, stroom en toiletten, en bereid houdbare boodschappen en materialen eerder voor. Zo blijven de laatste dagen over voor verse producten, koelen van dranken en kleine wijzigingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd vastleggen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Kinderen en leeftijden registreren
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Weersverwachting controleren
9
Reservering locatie bevestigen
10
Stroomvoorziening controleren
11
Toiletvoorzieningen controleren
12
Spelprogramma samenstellen
2 personen
13
Spelmaterialen controleren
2 personen
14
Muziekselectie samenstellen
15
Routebeschrijving versturen
16
Parkeerinformatie versturen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Programma afdrukken
19
Allergenenlijst afdrukken
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Houdbare boodschappen doen
2 personen
22
Verse boodschappen doen
2 personen
23
Boodschappen controleren
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Salades voorbereiden
3 personen
26
Desserts portioneren
2 personen
27
Groenten snijden
2 personen
28
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
31
Vegetarische gerechten apart zetten
32
Allergenen apart labelen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen neerzetten
3 personen
36
Buffettafels inrichten
3 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Drankenpunt inrichten
2 personen
39
Servies klaarzetten
2 personen
40
Naamkaartjes neerleggen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Spelstations klaarzetten
4 personen
43
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
44
Verlichting testen
2 personen
45
Afvalpunten plaatsen
2 personen
46
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
47
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen

Event

48
Gasten ontvangen
3 personen
49
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
50
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Spelregels uitleggen
2 personen
55
Kinderspellen begeleiden
4 personen
56
Volwassenspellen begeleiden
3 personen
57
Fotomoment begeleiden
2 personen
58
Buffet openen
3 personen
59
Buffetgerechten aanvullen
3 personen
60
Buffet serveren
4 personen
61
Gebruikt servies afruimen
3 personen
62
Koffie na het diner serveren
2 personen
63
Dessert serveren
3 personen
64
Muziek verzorgen
65
Verlichting inschakelen
66
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
67
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

68
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
4 personen
71
Keuken schoonmaken
3 personen
72
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
73
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
74
Decoratie verwijderen
3 personen
75
Muziekapparatuur uitschakelen
76
Verlichting uitschakelen
77
Partytenten afbreken
4 personen
78
Meubilair terugplaatsen
4 personen
79
Terrein schoonmaken
4 personen
80
Geleende spullen controleren
2 personen
81
Geleende spullen retourneren
2 personen
82
Overgebleven eten verdelen
2 personen
83
Verloren voorwerpen verzamelen
84
Locatie definitief opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Parasolsaantal 3
Picknickkledenaantal 6

Servies

Bordenaantal 80
Diepe bordenaantal 40
Dessertbordjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2
Programma'saantal 70

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Lichtsnoerenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 6
Powerbanksaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Scharenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Voetbaldoelenaantal 2
Volleybalaantal 2
Volleybalnet
Frisbeesaantal 6
Touwtrektouw
Hoepelsaantal 8
Pionnenaantal 20
Waterballonnenaantal 100
Spelkaartenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging vroeg genoeg om aanmeldingen te verwerken en vraag direct naar dieetwensen en de leeftijden van kinderen. Maak daarna één definitieve gastenlijst; die heb je nodig voor eten, naamkaartjes en de spelindeling.
Plan het spelprogramma pas nadat je weet hoeveel kinderen en volwassenen komen. Zorg voor activiteiten met verschillende inspanningsniveaus en controleer de spelmaterialen minimaal een week vooraf.
Maak een weersplan dat past bij de locatie. Controleer partytenten, parasols, picknickkleden en zitplaatsen vooraf en kijk uiterlijk twee dagen van tevoren opnieuw naar de weersverwachting.
Regel de praktische informatie tegelijk met het programma: stuur route- en parkeerinformatie, druk programma’s en naamkaartjes af en leg een allergenenlijst bij het buffet. Zo hoeven gasten niet op de dag zelf te zoeken of vragen.
Doe houdbare boodschappen eerder en plan verse boodschappen kort voor de familiedag. Koel dranken op tijd, bereid salades vooraf en controleer vóór vertrek of servies, serveerbestek, tafels en stoelen compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken van tevoren, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en kinderaantallen nog kunt verwerken.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een familiedag?: Maak de hoeveelheden op basis van de definitieve gastenlijst en splits volwassenen en kinderen. Plan het menu uiterlijk 2 weken vooraf, doe houdbare boodschappen daarna en haal verse producten 1 tot 2 dagen voor de familiedag.
Wat moet ik regelen voor een familiedag bij slecht weer?: Controleer 2 dagen vooraf de weersverwachting en zorg voor een beschutte plek met voldoende zitplaatsen. Partytenten, parasols en picknickkleden moeten vooraf beschikbaar en gecontroleerd zijn; reken niet op een last-minute oplossing.
Wanneer maak je het definitieve programma voor een familiedag?: Maak een eerste programma zodra de locatie en activiteiten vaststaan, ongeveer 3 weken vooraf. Werk het uiterlijk 1 week van tevoren bij met de definitieve gastenlijst, leeftijden, weersverwachting en beschikbare spelmaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.