Cómo organizar un Día familiar paso a paso

Un Día familiar funciona mejor cuando separas pronto la gestión de personas, el recinto y el programa. Empieza fijando fecha y horario, calcula cuántos niños asistirán y recoge alergias o preferencias antes de cerrar la compra. Después confirma que el lugar tiene aseos, electricidad y espacio suficiente para mesas, juegos y zonas de descanso. La última semana sirve para comprobar el tiempo, completar los productos frescos y dejar listas las indicaciones, los nombres y el programa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y hora
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Registrar niños y edades
7
Hacer la lista definitiva de invitados
8
Comprobar el pronóstico del tiempo
9
Confirmar la reserva del recinto
10
Comprobar el suministro eléctrico
11
Comprobar las instalaciones de aseo
12
Preparar el programa de juegos
2 personas
13
Comprobar el material de juegos
2 personas
14
Preparar la selección musical
15
Enviar indicaciones
16
Enviar la información de aparcamiento
17
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
18
Imprimir el programa
19
Imprimir la lista de alérgenos
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Comprar productos no perecederos
2 personas
22
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
23
Comprobar las compras
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar ensaladas
3 personas
26
Porcionar postres
2 personas
27
Cortar verduras
2 personas
28
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Preparar platos calientes
3 personas
31
Separar los platos vegetarianos
32
Etiquetar alérgenos por separado
33
Montar las carpas
4 personas
34
Montar mesas
4 personas
35
Colocar sillas
3 personas
36
Montar mesas de buffet
3 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Montar el punto de bebidas
2 personas
39
Preparar la vajilla
2 personas
40
Colocar los carteles de nombre
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Preparar las estaciones de juego
4 personas
43
Conectar el equipo de música
2 personas
44
Probar la iluminación
2 personas
45
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
46
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
47
Realizar la revisión final del recinto
2 personas

Evento

48
Recibir a los invitados
3 personas
49
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
50
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Explicar las reglas del juego
2 personas
55
Coordinar los juegos infantiles
4 personas
56
Supervisar juegos para adultos
3 personas
57
Coordinar el momento de fotos
2 personas
58
Abrir el buffet
3 personas
59
Reponer los platos del bufé
3 personas
60
Servir el bufé
4 personas
61
Retirar la vajilla usada
3 personas
62
Servir café después de la cena
2 personas
63
Servir el postre
3 personas
64
Proporcionar la música
65
Encender la iluminación
66
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
67
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

68
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Lavar la vajilla
4 personas
71
Limpiar la cocina
3 personas
72
Limpiar mesas y sillas
3 personas
73
Reunir el material de juego
3 personas
74
Retirar la decoración
3 personas
75
Apagar el equipo de música
76
Apagar la iluminación
77
Desmontar las carpas
4 personas
78
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
79
Limpiar el recinto
4 personas
80
Comprobar los objetos prestados
2 personas
81
Devolver los objetos prestados
2 personas
82
Repartir la comida sobrante
2 personas
83
Recoger objetos perdidos
84
Entregar el recinto definitivamente
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8
Sombrillascant. 3
Mantas de picniccant. 6

Vajilla

Platoscant. 80
Platos hondoscant. 40
Platos de postrecant. 80
Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 10
Cubiertos de serviciocant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 70
Cinta adhesivacant. 4
Cuerdacant. 2
Programascant. 70

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas recargablescant. 6
Baterías externascant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Tijerascant. 2
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Porterías de fútbolcant. 2
Voleibolcant. 2
Red de voleibol
Frisbeescant. 6
Cuerda para tira y afloja
Aroscant. 8
Conoscant. 20
Globos de aguacant. 100
Cartas de juegocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Pide el nombre, la edad de cada niño y cualquier alergia o preferencia dietética para preparar la lista definitiva y la información de alérgenos.
Comprueba el recinto una semana antes y vuelve a revisarlo el día anterior: confirma la reserva, el suministro eléctrico, los aseos y el espacio para carpas, mesas, sillas y mantas de picnic.
Prepara el programa de juegos antes de comprar o revisar el material. Divide las actividades por edades y deja una alternativa bajo techo o tranquila por si cambia el pronóstico del tiempo.
Haz la compra en dos etapas: adquiere los productos no perecederos con varios días de antelación y compra los frescos entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas la víspera y prepara las ensaladas el mismo día.
Envía las indicaciones y el aparcamiento entre 3 y 5 días antes. Lleva impresos el programa, las tarjetas con nombres y la lista de alérgenos; son detalles fáciles de olvidar cuando llegan las familias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, reservar el recinto y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes, cuando ya puedas ajustar comida, juegos y mobiliario.
¿Cuándo debo pedir las alergias y las edades de los niños?: Pídelas en el formulario de inscripción y fija una fecha límite de 7 días antes del encuentro. Revisa los datos al elaborar la lista definitiva y prepara la lista de alérgenos antes de hacer la compra final.
¿Qué debo comprobar en el recinto antes del Día familiar?: Comprueba con una semana de antelación la reserva, los aseos, la electricidad y el espacio disponible para carpas, mesas, sillas y juegos. Repite la revisión 24 horas antes para detectar cambios o necesidades de última hora.
¿Cuándo preparo la comida y enfrío las bebidas?: Compra los productos no perecederos varios días antes y los frescos entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas la víspera y prepara las ensaladas el día del evento, manteniendo los alimentos sensibles refrigerados hasta servirlos.

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