Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille demande surtout de bien enchaîner les préparatifs. Commencez par fixer la date, l’horaire et le nombre de participants, puis recueillez les âges des enfants et les besoins alimentaires. Ensuite, sécurisez le lieu, le mobilier et le programme des jeux avant de gérer les achats et la préparation du repas. Les dernières vérifications concernent la météo, les accès, le stationnement, les boissons et l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’heure
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Enregistrer les enfants et les âges
7
Établir la liste définitive des invités
8
Vérifier les prévisions météo
9
Confirmer la réservation du lieu
10
Vérifier l’alimentation électrique
11
Vérifier les installations sanitaires
12
Composer le programme du jeu
2 personnes
13
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
14
Composer la sélection musicale
15
Envoyer les indications d'accès
16
Envoyer les infos de parking
17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer le programme
19
Imprimer la liste des allergènes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
22
Faire les courses de produits frais
2 personnes
23
Vérifier les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les salades
3 personnes
26
Portionner les desserts
2 personnes
27
Couper les légumes
2 personnes
28
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Préparer les plats chauds
3 personnes
31
Mettre de côté les plats végétariens
32
Étiqueter séparément les allergènes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Installer les tables de buffet
3 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Installer le point de boissons
2 personnes
39
Préparer la vaisselle
2 personnes
40
Déposer les badges nominatifs
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Mettre en place les stations de jeu
4 personnes
43
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
44
Tester l’éclairage
2 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
46
Préparer la table d’accueil
2 personnes
47
Effectuer la dernière inspection du site
2 personnes

Événement

48
Accueillir les invités
3 personnes
49
Distribuer les badges
2 personnes
50
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
55
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
56
Encadrer les jeux pour adultes
3 personnes
57
Animer le moment photo
2 personnes
58
Ouvrir le buffet
3 personnes
59
Réapprovisionner les plats du buffet
3 personnes
60
Servir le buffet
4 personnes
61
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
62
Servir le café après le dîner
2 personnes
63
Servir le dessert
3 personnes
64
Fournir la musique
65
Allumer l’éclairage
66
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
67
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

68
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
4 personnes
71
Nettoyer la cuisine
3 personnes
72
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
73
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
74
Retirer la décoration
3 personnes
75
Éteindre le matériel audio
76
Éteindre l’éclairage
77
Démonter les tentes de fête
4 personnes
78
Remettre le mobilier en place
4 personnes
79
Nettoyer le site
4 personnes
80
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
81
Rendre les articles empruntés
2 personnes
82
Distribuer les restes
2 personnes
83
Rassembler les objets perdus
84
Livrer définitivement le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Parasolsqté 3
Couvertures de pique-niqueqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes creusesqté 40
Assiettes à dessertqté 80
Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 70
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2
Programmesqté 70

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 2
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Buts de footballqté 2
Volley-ballqté 2
Filet de volley-ball
Frisbeesqté 6
Corde de tir à la corde
Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Balles d'eauqté 100
Cartes de jeuqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez les inscriptions et les allergies au moins 10 jours avant la journée. Notez séparément les enfants et leur âge : cela permet d’adapter les jeux, les portions et la surveillance.
Confirmez le lieu une semaine avant, puis vérifiez l’électricité et les sanitaires. Pour un événement en extérieur, contrôlez aussi les prévisions météo à 72 heures et prévoyez tentes, parasols ou couvertures de pique-nique.
Préparez le programme des jeux avant d’acheter ou d’installer le matériel. Réservez un espace distinct pour les activités des enfants et vérifiez que les haut-parleurs Bluetooth et le microphone sont chargés la veille.
Faites les achats en deux temps : produits non périssables plusieurs jours à l’avance, produits frais la veille. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début et préparez les salades le jour même.
Envoyez les indications d’accès et de parking 3 à 5 jours avant. Imprimez les programmes, la liste des allergènes et les badges nominatifs la veille, puis installez les tables, chaises et tables de buffet avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée en famille ?: Prévoyez environ 3 semaines pour recueillir les réponses, confirmer le lieu et préparer le programme. Gardez les 3 derniers jours pour la météo, les achats frais, les accès et le matériel.
Quand demander les allergies et les besoins alimentaires ?: Demandez-les avec l’invitation et fixez une date limite 10 jours avant l’événement. Relisez ensuite la liste des allergènes avant les achats et avant de servir le buffet.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Faites une première vérification une semaine avant, puis une décision pratique à 72 heures. À ce moment-là, confirmez les tentes, les parasols, les couvertures et l’organisation des espaces intérieurs ou extérieurs.
Quand préparer les boissons et les salades ?: Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début. Préparez les salades le jour même, idéalement quelques heures avant le repas, afin de conserver leur fraîcheur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.