Een fakkeloptocht organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met fakkels inkopen, maar met de route en de veiligheidsafspraken. Leg vast waar de optocht start en eindigt, hoeveel deelnemers je verwacht en welke begeleiding nodig is. Daarna regel je meldingen, omwonenden, vrijwilligers en materialen in die volgorde. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, zichtbare begeleiding en een veilige plek voor de fakkels, verlichting en blusmiddelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route vastleggen
2 personen
2
Benodigde meldingen doen
3
Startlocatie reserveren
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Verzekering controleren
9
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
10
EHBO-bezetting indelen
11
Route aan omwonenden melden
12
Fakkels en materialen bestellen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Fakkels controleren
3 personen
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes klaarzetten
3 personen
19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
21
Verlichting ophangen
3 personen
22
Routeborden plaatsen
4 personen
23
Afzettingen plaatsen
4 personen
24
EHBO-punt inrichten
2 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

26
Vrijwilligers instrueren
3 personen
27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Fakkels uitdelen
4 personen
29
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
30
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Fakkels veilig aansteken
5 personen
33
Groep opstellen
4 personen
34
Optocht begeleiden
12 personen
35
Verkeerspunten bemannen
6 personen
36
Fakkels doven en inzamelen
5 personen
37
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

38
Materialen afbreken
5 personen
39
Afval verzamelen
4 personen
40
Locatie schoonmaken
4 personen
41
Materialen veilig opslaan
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Verlichting

Fakkelsaantal 130
Fakkelhoudersaantal 130
Reservefakkelsaantal 15
Windlichtenaantal 12
LED-lichtslingersaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Emmers met bluswateraantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 14
Werkhandschoenenaantal 20

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Spandoekenaantal 3
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en loop haar op hetzelfde tijdstip als de optocht. Controleer donkere stukken, oversteekplaatsen en plekken waar routeborden of afzettingen nodig zijn.
Regel meldingen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Informeer omwonenden op tijd over datum, starttijd en de route; zo voorkom je dat verkeersbegeleiders of bewoners pas op de dag zelf voor verrassingen staan.
Maak aparte indelingen voor verkeersbegeleiders en EHBO. Geef begeleiders reflecterende hesjes en portofoons en wijs één herkenbaar EHBO-punt aan met een EHBO-koffer, brandblusser en emmers met bluswater.
Bestel niet alleen één fakkel per deelnemer. Houd reservefakkels achter de hand en controleer alle fakkels en fakkelhouders vooraf; windlichten en LED-lichtslingers helpen op donkere delen waar open vuur onhandig is.
Plan het ontvangstpunt los van de optocht. Zet de registratietafel, tafels en stoelen vóór de start klaar en bereid dranken, koffie, thee en hapjes voor, inclusief de verzamelde dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fakkeloptocht melden?: Controleer de lokale meldings- en vergunningstermijnen zodra de route en datum voorlopig vaststaan. Reken praktisch op minimaal enkele weken voorbereiding, omdat ook omwonenden, verkeersbegeleiders en verzekering geregeld moeten worden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fakkeloptocht?: Dat hangt af van de route, kruisingen en het aantal deelnemers. Plan per oversteekplaats een verkeersbegeleider, daarnaast een aparte EHBO-bezetting en minstens twee mensen voor registratie, materialen en het startpunt.
Hoeveel reservefakkels moet ik bestellen?: Bestel naast één fakkel per deelnemer een reservevoorraad van ongeveer 10 procent. Bij 100 deelnemers zijn dat dus circa 10 extra fakkels, plus voldoende fakkelhouders en een veilige plek om ze te bewaren.
Wanneer zet ik routeborden en afzettingen neer?: Plaats routeborden en afzettingen vóór de deelnemers zich registreren en loop de route daarna nog één keer na. Plan dit op de dag zelf ruim vóór de start, zodat ontbrekende borden of onveilige plekken nog kunnen worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.