Einen Fackelzug organisieren: von der Route bis zum letzten Löscheimer
Bei einem Fackelzug entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine sauber geplante Route mit klaren Zuständigkeiten. Beginne mit Strecke, Meldungen und Startort, bevor du Einladungen verschickst oder Fackeln bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Helferplanung, Anwohnerinformation und Sicherheitskonzept. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan für Registrierung, Verkehrshelfer, Erste Hilfe, Beleuchtung und Verpflegung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route festlegen
2 Personen
- 2
Die erforderlichen Meldungen machen
- 3
Startort reservieren
- 4
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Versicherung prüfen
- 9
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
- 10
Erste-Hilfe-Besetzung einteilen
- 11
Route bei Anwohnern ankündigen
- 12
Fackeln und Materialien bestellen
- 13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Fackeln kontrollieren
3 Personen
- 16
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 19
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 22
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 23
Absperrungen aufstellen
4 Personen
- 24
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 25
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Event
- 26
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 27
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 28
Fackeln austeilen
4 Personen
- 29
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 30
Snacks und Getränke servieren
4 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Fackeln sicher anzünden
5 Personen
- 33
Gruppe aufstellen
4 Personen
- 34
Umzug begleiten
12 Personen
- 35
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
- 36
Fackeln löschen und einsammeln
5 Personen
- 37
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 38
Materialien abbauen
5 Personen
- 39
Abfall sammeln
4 Personen
- 40
Location reinigen
4 Personen
- 41
Materialien sicher lagern
2 Personen
- 42
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 43
Fundgegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Beleuchtung
- FackelnAnz. 130
- FackelhalterAnz. 130
- ErsatzfackelnAnz. 15
- WindlichterAnz. 12
- LED-LichterkettenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 30
- PartyzelteAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 4
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 4
- Eimer mit LöschwasserAnz. 8
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- WarnwestenAnz. 14
- ArbeitshandschuheAnz. 20
Ausstattung
- FunkgeräteAnz. 8
- MegafoneAnz. 2
- LaternenAnz. 8
Dekoration
- WegweiserAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- BannerAnz. 3
- TischdekorationAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- PutzeimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Route zuerst fest und kündige sie den Anwohnern rechtzeitig an. Prüfe dabei Kreuzungen, Engstellen und die Position von Wegweisern und Absperrungen, bevor du Verkehrshelfer einteilst.
- Kläre erforderliche Meldungen und den Versicherungsschutz frühzeitig. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, denn Änderungen an der Strecke können weitere Abstimmungen auslösen.
- Teile Helfer nicht nur allgemein ein, sondern nach Aufgabe: Verkehrshelfer, Erste-Hilfe-Besetzung, Registrierung und Aufbau brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Für Funkgeräte oder Megafone sollte vor dem Start ein kurzer Kommunikationstest stattfinden.
- Kontrolliere Fackeln, Fackelhalter und Ersatzfackeln vor dem Ausgeben. Stelle Feuerlöscher, Eimer mit Löschwasser, Erste-Hilfe-Koffer und Warnwesten an festgelegten Punkten bereit; diese Dinge werden häufig erst beim Aufbau gesucht.
- Plane die Ausgabe am Startort mit gekühlten Getränken, Snacks sowie Kaffee und Tee. Stelle Tische, Stühle und den Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor Beginn auf, damit Nachmeldungen und Ernährungswünsche nicht den Start verzögern.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?
- Beginne mit den erforderlichen Meldungen mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Sobald die Route feststeht, lassen sich Verkehrsführung, Versicherung und Informationen für Anwohner verbindlich abstimmen.
- Wie viele Helfer braucht ein Fackelzug?
- Die genaue Zahl hängt von Gruppengröße und Strecke ab, aber plane mindestens je eine verantwortliche Person für Verkehr, Erste Hilfe, Registrierung und Aufbau ein. Für größere Gruppen kommen zusätzliche Verkehrshelfer an Kreuzungen und Engstellen hinzu.
- Wie viele Ersatzfackeln sollte man einplanen?
- Rechne mit mindestens 10 Prozent Ersatzfackeln, bei 100 Teilnehmenden also mit etwa 10 zusätzlichen Stück. Prüfe außerdem Halter und Brennmaterial vor dem Start, damit defekte Fackeln nicht unterwegs ersetzt werden müssen.
- Wann sollte der Aufbau beim Fackelzug beginnen?
- Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Start mit Tischen, Beleuchtung, Wegweisern, Absperrungen und der Erste-Hilfe-Station. Der Registrierungstisch sollte spätestens 60 Minuten vorher besetzt sein, besonders wenn Anmeldungen oder Ernährungswünsche erfasst werden.
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