Organiser une retraite aux flambeaux sans rien laisser au hasard

Une retraite aux flambeaux se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un moment convivial. Commencez par définir l’itinéraire, le lieu de départ et les signalements nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les bénévoles, les régulateurs de circulation et les secours, puis commandez les torches et l’éclairage. Le jour venu, contrôlez le matériel, balisez le parcours et installez l’accueil, les boissons et les en-cas avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire
2 personnes
2
Faire les signalements nécessaires
3
Réserver le lieu de départ
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier l’assurance
9
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
10
Répartir le personnel de premiers secours
11
Informer les riverains du parcours
12
Commander des torches et du matériel
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les torches
3 personnes
16
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer l'éclairage
3 personnes
22
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
23
Installer les barrières
4 personnes
24
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

26
Briefer les bénévoles
3 personnes
27
Accueillir les participants
4 personnes
28
Distribuer les flambeaux
4 personnes
29
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
30
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Allumer les torches en toute sécurité
5 personnes
33
Former le groupe
4 personnes
34
Encadrer le défilé
12 personnes
35
Occuper les points de circulation
6 personnes
36
Éteindre et collecter les flambeaux
5 personnes
37
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

38
Démonter le matériel
5 personnes
39
Rassembler les déchets
4 personnes
40
Nettoyer le lieu
4 personnes
41
Stocker les matériaux en toute sécurité
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
43
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Éclairage

Torchesqté 130
Supports de torchesqté 130
Fusées de réserveqté 15
Lanternesqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tentes de réceptionqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Seaux d’eau d’extinctionqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 14
Gants de travailqté 20

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Lanternesqté 8

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Banderolesqté 3
Décoration de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire plusieurs semaines à l’avance et repérez les traversées, les passages étroits et les endroits où placer des panneaux ou des barrières. Informez les riverains du parcours avant l’envoi des invitations.
Ne comptez pas uniquement sur les organisateurs : répartissez les bénévoles par missions distinctes, avec au moins une personne identifiable à chaque point de circulation et un responsable joignable par talkie-walkie.
Vérifiez les torches, les supports, les lanternes et les fusées de réserve avant le jour J. Gardez les seaux d’eau d’extinction et les extincteurs accessibles, plutôt que rangés au fond d’un véhicule.
Prévoyez une table d’inscription et un espace couvert au départ. Refroidissez les boissons à l’avance et préparez le café, le thé et les en-cas avant l’installation finale des participants.
Faites une répétition du parcours avec les responsables avant le départ : contrôlez l’éclairage, les panneaux, les barrières et la position du poste de premiers secours. Une consigne claire évite de chercher du matériel une fois la marche commencée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une retraite aux flambeaux ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour définir l’itinéraire, effectuer les signalements, réserver le départ et recruter les bénévoles. Gardez les derniers 3 jours pour les achats, les inscriptions et le contrôle du matériel.
Combien de bénévoles faut-il pour une retraite aux flambeaux ?: Pour un petit parcours, prévoyez au minimum 1 responsable général, 2 personnes pour les inscriptions et l’accueil, 1 équipe de premiers secours et 1 régulateur à chaque point de circulation. Ajoutez des bénévoles si le parcours comporte plusieurs rues ou intersections.
Quand faut-il informer les riverains du parcours ?: Informez-les idéalement 10 à 14 jours avant la marche, avec l’horaire prévu, les rues concernées et la durée approximative du passage. Rappelez les consignes aux bénévoles la veille afin qu’ils puissent répondre aux questions sur place.
Que faut-il vérifier le jour d’une retraite aux flambeaux ?: Deux à trois heures avant le départ, vérifiez les torches, l’éclairage, les panneaux, les barrières, les gilets réfléchissants et les moyens de communication. Installez ensuite le poste de secours, la table d’inscription et les boissons avant l’arrivée du public.

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