Een etappeloop organiseren: zo pak je het aan

Bij een etappeloop moet de route eerder rond zijn dan de inschrijving. Begin met de vergunning, startlocatie en verzekering en werk daarna pas de etappes, verkeersmaatregelen en vrijwilligersbezetting uit. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en leg je de etappe-indeling vast. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en klaarzetten: van startnummers en etappepakketten tot routebordjes, verkeersafzettingen en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevergunning aanvragen
2
Startlocatie reserveren
3
Evenementverzekering regelen
4
Route definitief uitzetten
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Verkeersplan uitwerken
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Medaillebestelling plaatsen
12
Startnummers bestellen
13
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
14
Route opnieuw controleren
2 personen
15
Deelnemerslijst afsluiten
16
Startnummers sorteren
2 personen
17
Etappe-indeling bevestigen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Startnummers klaarleggen
2 personen
22
Etappepakketten samenstellen
3 personen
23
Weersverwachting controleren

Event

24
Routebordjes plaatsen
4 personen
25
Verkeersafzettingen plaatsen
4 personen
26
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Registratietent inrichten
3 personen
29
Drankpunten inrichten
4 personen
30
Techniek testen
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen
32
Deelnemers registreren
5 personen
33
Startbriefing geven
2 personen
34
Etappewissel begeleiden
4 personen
35
Routepost bemannen
8 personen
36
Dranken bijvullen
3 personen
37
Finishers registreren
3 personen
38
Medaille en water uitdelen
3 personen
39
Uitslagen controleren
2 personen
40
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
41
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

42
Routebordjes verzamelen
4 personen
43
Verkeersafzettingen verwijderen
4 personen
44
Materialen afbreken
5 personen
45
Afval verzamelen
4 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
49
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Routepionnenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Routebordjesaantal 35
Etappe-estafettestokjesaantal 20
Finishlint

Apparatuur

Start- en finishboog
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Printers
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoonaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20
Nooddekensaantal 20
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120

Keuken

Waterdispensersaantal 6
Koelboxenaantal 6
Schenkkanaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerkommenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en controleer haar daarna opnieuw. Pas dan kun je een betrouwbaar verkeersplan maken, routebordjes plaatsen en deelnemers per etappe indelen.
Open het aanmeldformulier pas wanneer de startlocatie, route en uiterste inschrijfdatum bekend zijn. Sluit de deelnemerslijst op tijd af, zodat je startnummers, medailles en etappepakketten niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak de vrijwilligersindeling per taak en locatie, niet alleen per tijdstip. Plan bijvoorbeeld afzonderlijke mensen voor routeposten, verkeersafzettingen, start, finish en registratie met laptop of printer.
Stuur de deelnemersinformatie nadat de etappe-indeling is bevestigd. Vermeld daarin de starttijd, verzamelplek, route-informatie en wat deelnemers bij de registratie met hun startnummer moeten doen.
Doe de laatste controle de dag vóór de loop: bekijk de weersverwachting, sorteer de startnummers, koel de dranken en leg routebordjes, veiligheidshesjes, EHBO-koffers en powerbanks klaar. Zo blijft op de ochtend zelf alleen het plaatsen en verdelen over.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een etappeloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de routevergunning, startlocatie en verzekering. Houd daarna tijd over voor inschrijvingen, vrijwilligers, bestellingen en het verkeersplan.
Wanneer moet de route van een etappeloop definitief zijn?: Zet de route uiterlijk 4 weken voor de loop definitief uit en controleer haar in de laatste week opnieuw. Daarna stem je de routebordjes, verkeersafzettingen en vrijwilligersposten op die versie af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een etappeloop?: Tel minimaal één vrijwilliger per verkeers- of routepost en plan daarnaast mensen voor registratie, start, finish en een mobiele achterwacht. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodra het aantal deelnemers bekend is.
Wanneer sluit je de deelnemerslijst voor een etappeloop?: Sluit de lijst bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor de start. Dan kun je startnummers sorteren, de etappe-indeling bevestigen en de deelnemersinformatie zonder wijzigingen versturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.