Organiser une course par étapes sans rien oublier

Une course par étapes se prépare dans un ordre précis : sécuriser le parcours, réserver le départ, ouvrir les inscriptions, puis répartir les équipes et le matériel. Le point qui prend le plus de retard est souvent l’autorisation du parcours, suivie du balisage et de la coordination des bénévoles. Ce plan vous aide à avancer semaine après semaine, jusqu’à l’installation des panneaux, des barrières et des postes d’étape le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander l’autorisation de parcours
2
Réserver le lieu de départ
3
Organiser l’assurance de l’événement
4
Définir définitivement l’itinéraire
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Passer la commande des médailles
12
Commander les dossards
13
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
14
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
15
Clôturer la liste des participants
16
Trier les dossards
2 personnes
17
Confirmer la répartition des étapes
18
Envoyer les informations aux participants
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les dossards
2 personnes
22
Composer les kits d’étape
3 personnes
23
Vérifier les prévisions météo

Événement

24
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
25
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
26
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer la tente d’enregistrement
3 personnes
29
Mettre en place les points boissons
4 personnes
30
Tester la technique
2 personnes
31
Briefer les bénévoles
2 personnes
32
Enregistrer les participants
5 personnes
33
Faire le briefing de départ
2 personnes
34
Encadrer le changement d’étape
4 personnes
35
Tenir le poste de route
8 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
37
Enregistrer les arrivants
3 personnes
38
Distribuer les médailles et l'eau
3 personnes
39
Vérifier les résultats
2 personnes
40
Assurer la remise des prix
3 personnes
41
Informer les participants du départ

Suivi

42
Rassembler les panneaux de parcours
4 personnes
43
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
44
Démonter le matériel
5 personnes
45
Rassembler les déchets
4 personnes
46
Nettoyer le lieu
4 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Ranger le stock restant
2 personnes
49
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Rubans de médailleqté 120
Piquets de parcoursqté 40
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux d’orientationqté 35
Témoins de relais d’étapeqté 20
Ruban d'arrivée

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphoneqté 2

Éclairage

Lanternes LEDqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20
Couvertures de survieqté 20
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120

Cuisine

Distributeurs d'eauqté 6
Glacièresqté 6
Carafeqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Saladiers de serviceqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’autorisation du parcours, l’assurance et la réservation du lieu de départ. Réglez ces trois points avant d’annoncer la course, car une modification tardive peut obliger à refaire les invitations et les informations pratiques.
Ouvrez les inscriptions dès que l’itinéraire est suffisamment stable. Clôturez la liste au moins 7 jours avant la course pour trier les dossards, confirmer les étapes et recueillir les besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles par poste, horaire et numéro de téléphone, puis envoyez leurs consignes au moins 3 jours avant l’événement. Prévoyez une personne capable de joindre rapidement chaque équipe pendant la course.
Préparez un kit pour chaque étape plutôt qu’un stock commun. Il doit notamment contenir les éléments de balisage, le matériel de chronométrage et les informations utiles au responsable du poste.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Installez le balisage et les barrières suffisamment tôt pour effectuer un contrôle complet du parcours avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course par étapes ?: Ouvrez-les dès que l’itinéraire, le lieu de départ et les grandes règles de participation sont confirmés. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant la course afin de préparer les dossards et la répartition des étapes.
Combien de temps avant faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Lancez la demande dès que le premier itinéraire est défini, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Ne publiez pas le parcours comme définitif tant que l’autorisation et les éventuelles contraintes de circulation ne sont pas confirmées.
Quand préparer les dossards et les kits d’étape ?: Triez les dossards et composez les kits d’étape dans les 2 ou 3 jours précédant la course, après la clôture des inscriptions. Contrôlez chaque lot une seconde fois avant le chargement du matériel.
Quand installer le balisage et les barrières de circulation ?: Installez-les le jour même, assez tôt pour parcourir tout l’itinéraire avant le départ. Prévoyez au minimum 60 minutes de marge pour remplacer un panneau, renforcer un marquage ou corriger une zone dangereuse.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.