Zo organiseer je een estafetteloop zonder chaos

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de route, datum en start- en finishlocatie. Daarna leg je de wisselpunten vast en bepaal je hoeveel mensen nodig zijn voor posten, tijdwaarneming en EHBO. Regel vergunningen, verzekering en veiligheidsmaatregelen voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week draait alles om het controleren van het parcours, het sorteren van startnummers en duidelijke informatie voor deelnemers en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
6
Wisselpunten bepalen
2 personen
7
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
8
Deelnemersreglement schrijven
9
Inschrijfformulier maken
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Wisselposten bemannen
2 personen
15
Start- en finishpost bemannen
2 personen
16
Routeposten bemannen
2 personen
17
EHBO-bezetting regelen
18
Tijdwaarnemers regelen
2 personen
19
Startnummers toewijzen
2 personen
20
Teams indelen
2 personen
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Weersverwachting controleren
23
Parcours controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Tassen voor vrijwilligers maken
2 personen
27
Routekaarten printen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Parcours nalopen
3 personen
30
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
31
Wisselpunten markeren
4 personen
32
Routepijlen plaatsen
3 personen
33
Tafels en tenten opstellen
4 personen
34
Inschrijving inrichten
2 personen
35
Catering klaarzetten
3 personen
36
Muziek en microfoon testen
2 personen
37
EHBO-post inrichten
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Startnummers uitdelen
3 personen
40
Teams en estafettevolgorde bevestigen
2 personen
41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Warming-up begeleiden
2 personen
43
Startbriefing geven
2 personen
44
Estafetteloop begeleiden
12 personen
45
Tussentijden registreren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Fruit en snacks serveren
2 personen
48
Finishers registreren
2 personen
49
Prijzen klaarzetten
2 personen
50
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
51
Deelnemers bedanken
52
Avondcatering serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen tijdens nazit
2 personen
54
Verlichting controleren
2 personen
55
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Parcours afbreken
4 personen
57
Tafels en tenten afbreken
4 personen
58
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Uitslagen versturen
66
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Cateringtafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6

Sportmateriaal

Estafettestokjesaantal 12
Markeerhoedjesaantal 60
Startnummersaantal 150
Startnummerbandenaantal 150
Routepijlenaantal 40
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Pionnenaantal 30
Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Megafonenaantal 3
Prijstrofeeënaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Bannersaantal 6
Ballonnenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wisselpunten op de route vast voordat je teams indeelt. Noteer per punt wie er staat, waar het estafettestokje wordt overgedragen en hoe deelnemers het punt herkennen met markeerhoedjes of routepijlen.
Maak één bezettingsschema voor wisselposten, routeposten, start en finish, EHBO en tijdwaarneming. Plan per post een reserve, want een vrijwilliger die op het laatste moment uitvalt laat anders een onbewaakte plek achter.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk een week voor de loop. Vermeld daarin starttijd, startnummer, teamindeling, route, wisselregels, bereikbaarheid en wat er gebeurt bij slecht weer.
Controleer het parcours niet alleen op papier, maar loop of fiets het kort voor de start helemaal na. Kijk vooral naar verdwenen routepijlen, losse afzetlinten, kruisingen en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen lopen.
Leg het materiaal per post klaar in herkenbare bakken of tassen. Sorteer startnummers en banden vooraf en controleer stopwatches, megafonen, speaker, microfoon, verlengkabels en oplaadbare lampen minimaal één dag eerder.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een estafetteloop?: Reken minimaal één vrijwilliger per wisselpunt en routepost, plus bezetting voor start, finish, inschrijving en tijdwaarneming. Voeg daarnaast minstens twee reserves toe; bij vijf wissel- of routeposten kom je dus al snel boven de tien vrijwilligers uit.
Wanneer moet je een vergunning voor een estafetteloop regelen?: Controleer de vergunningsplicht zodra datum en route voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal acht tot twaalf weken voor de loop. Vraag daarna pas definitief de locatie aan en verstuur de uitnodigingen.
Hoe lang van tevoren moet je de deelnemersinformatie sturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk zeven dagen voor de estafetteloop. Verstuur een korte laatste update 24 uur vooraf als de weersverwachting, route of parkeerinstructies daar aanleiding toe geven.
Hoe verdeel je teams en wisselpunten bij een estafetteloop?: Verdeel teams pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd en bepaal per team vooraf de loopvolgorde. Geef elk team een startnummer en leg per wisselpunt vast welk team daar wanneer wordt verwacht, zodat vrijwilligers en tijdwaarnemers dezelfde indeling gebruiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.