Comment organiser un relais sans perdre le fil

Un relais se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, ensuite la sécurité, les inscriptions et les équipes. La réussite dépend surtout des postes de relais, du départ et de l’arrivée, qui doivent être compris par tous les bénévoles. Prévoyez aussi le chronométrage, le balisage et les informations aux participants avant le jour J. Voici une méthode concrète pour éviter les oublis et les décisions prises trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
6
Définir les points de relais
2 personnes
7
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
8
Rédiger le règlement des participants
9
Créer le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Tenir les postes de relais
2 personnes
15
Tenir le poste de départ et d'arrivée
2 personnes
16
Doter les postes du parcours en personnel
2 personnes
17
Organiser le personnel de premiers secours
18
Organiser les chronométreurs
2 personnes
19
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
20
Répartir les équipes
2 personnes
21
Envoyer les informations aux participants
22
Vérifier les prévisions météo
23
Vérifier le parcours
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Trier les dossards
2 personnes
26
Préparer les sacs pour les bénévoles
2 personnes
27
Imprimer les cartes d'itinéraire

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier le parcours
3 personnes
30
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
31
Marquer les points de changement
4 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
33
Installer les tables et les tentes
4 personnes
34
Mettre en place l’inscription
2 personnes
35
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
36
Tester la musique et le micro
2 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes
39
Distribuer les dossards
3 personnes
40
Confirmer les équipes et l’ordre du relais
2 personnes
41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Animer l'échauffement
2 personnes
43
Faire le briefing de départ
2 personnes
44
Animer la course en relais
12 personnes
45
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
48
Enregistrer les arrivants
2 personnes
49
Préparer les prix
2 personnes
50
Assurer la remise des prix
3 personnes
51
Remercier les participants
52
Servir le catering du soir
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons pendant la soirée
2 personnes
54
Vérifier l'éclairage
2 personnes
55
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

56
Démonter le parcours
4 personnes
57
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
58
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Envoyer les résultats
66
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de cateringqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 12
Cônes de balisageqté 60
Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Flèches de directionqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 8
Cônesqté 30
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 3
Trophéesqté 6

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4
Pains de glaceqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 4
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannièresqté 6
Ballonsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée. Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifiez les autorisations et l’assurance au moins plusieurs semaines à l’avance.
Dessinez chaque point de relais sur un plan unique, avec le sens de circulation et les zones réservées au public. Les flèches, cônes, barrières et rubans doivent être installés avant l’arrivée des participants.
Attribuez un responsable à chaque poste, au départ et à l’arrivée. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et une autre pour la transmission des consignes à chaque point de relais.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les équipes, attribuer les numéros de départ et traiter les besoins alimentaires. Envoyez ensuite les horaires, le règlement et le plan du parcours dans un seul message.
Testez le chronométrage, la sonorisation et l’alimentation électrique avant le départ. Chargez les lampes et l’enceinte, vérifiez les chronomètres et préparez les dossards par équipe plutôt que dans une seule pile.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour un relais avec plusieurs postes et des bénévoles. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter l’équipe et finaliser le parcours avant les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?: Comptez au minimum 2 personnes par poste de relais, plus une équipe distincte au départ et à l’arrivée. Ajoutez les chronométreurs et les premiers secours : une même personne ne peut pas surveiller un poste tout en gérant une urgence.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales 7 à 10 jours avant le relais, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez les horaires, le lieu, le parcours, les règles, le numéro de départ et les consignes en cas de météo difficile.
Comment sécuriser le parcours d’un relais ?: Vérifiez le parcours une dernière fois dans les 48 heures précédant l’événement et placez le balisage avant l’accueil. Les bénévoles doivent connaître les zones à risque, les accès réservés aux secours et la procédure à suivre si un participant s’arrête.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.