Zo organiseer je een escape-roomfeest
Begin met de escape-roomlocatie en leg daarna datum, tijden en groepsgrootte vast. Pas wanneer de reservering en aanbetaling bevestigd zijn, verstuur je de uitnodigingen en verzamel je dieetwensen. Deel route en vervoersinformatie vooraf en maak teams voordat iedereen binnenkomt. Plan op de dag zelf eerst de ontvangst, daarna de escape room en vervolgens taart, hapjes en cadeaus, zodat niemand op puzzels of eten hoeft te wachten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Escape-roomlocatie reserveren
- 2
Datum en tijden vastleggen
- 3
Gastenlijst samenstellen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Aanbetaling en reservering controleren
- 8
Vervoer en route delen
- 9
Verjaardagsdecoratie inkopen
- 10
Boodschappenlijst samenstellen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Taart bestellen
- 13
Escape-roomregels controleren
- 14
Teams vooraf indelen
- 15
Cadeautafel voorbereiden
- 16
Muziek voor ontvangst klaarzetten
- 17
Telefoons en camera opladen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
- 19
Versiering ophangen
2 personen
- 20
Licht en muziek testen
- 21
Dranken koud zetten
- 22
Hapjes voorbereiden
2 personen
- 23
Buffet klaarzetten
2 personen
- 24
Taart en kaarsen klaarzetten
Event
- 25
Gasten ontvangen
2 personen
- 26
Jassen en tassen aanwijzen
- 27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 28
Teams bekendmaken
- 29
Escape-roomuitleg geven
- 30
Escape-room begeleiden
2 personen
- 31
Hints bijhouden en geven
2 personen
- 32
Groepsfoto maken
- 33
Dranken bijvullen
- 34
Hapjes aanvullen
- 35
Warme maaltijd serveren
2 personen
- 36
Taart aansnijden en serveren
2 personen
- 37
Cadeaus uitpakken
- 38
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
- 39
Afval verzamelen
2 personen
- 40
Servies en glazen afwassen
2 personen
- 41
Buffet en keuken schoonmaken
2 personen
- 42
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
- 43
Versiering verwijderen
2 personen
- 44
Escape-roommaterialen controleren
- 45
Geleende spullen retourneren
- 46
Locatie netjes opleveren
2 personen
- 47
Openstaande betalingen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 3
- Stoelenaantal 14
- Kapstok
Servies
- Bordenaantal 16
- Dessertbordenaantal 16
- Glazenaantal 20
- Koffiekopjesaantal 14
- Besteksetsaantal 16
- Serveerschalenaantal 6
- Serveertangenaantal 4
- Taartschep
- Karaffenaantal 3
Apparatuur
- Koelboxenaantal 2
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 2
- Opladersaantal 3
Escape-roommateriaal
- Hangsloten met cijfersaantal 6
- Kistjes met slotaantal 3
- Enveloppenaantal 20
- Geprinte puzzelsaantal 12
- UV-zaklampenaantal 3
- Onzichtbare markersaantal 3
- Puzzelsleutelsaantal 10
- Notitieblokkenaantal 6
- Pennenaantal 15
Decoratie
- Ballonnenaantal 30
- Ballonnenpomp
- Slingersaantal 4
- Tafelkledenaantal 3
- Servettenaantal 40
- Cadeaupapier
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 2
- Koksmesaantal 2
- Pizzasnijder
- Flessenopenersaantal 2
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweil en emmer
- Allesreiniger
- Afvalbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie zodra je een datum en groepsgrootte hebt; controleer uiterlijk één week vooraf de aanbetaling, starttijd, spelduur en escape-roomregels.
- Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest en deel de gasten daarna vooraf in teams in. Zo verlies je bij aankomst geen 15 minuten aan namen verzamelen en verdelen.
- Stuur route, parkeertips en vervoersafspraken minstens 5 dagen vooraf. Vermeld ook hoe laat gasten aanwezig moeten zijn, want een escape-roomgroep kan meestal niet wachten op laatkomers.
- Bestel de taart minimaal 7 dagen vooraf en verzamel dieetwensen bij de aanmelding. Zet taart, kaarsen, hapjes en drankjes klaar vóór de eerste gasten arriveren.
- Test 1 dag vooraf de Bluetoothspeaker, opladers, verlichting en eventuele verlengsnoeren. Leg puzzels, enveloppen, kistjes, cijfersloten en UV-zaklampen per team klaar, zodat je op de dag zelf niets hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een escape-roomfeest reserveren?
- Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je op een zaterdag wilt gaan. Controleer de reservering en aanbetaling nogmaals 7 dagen voor het feest.
- Hoeveel mensen zitten er in een team bij een escape-roomfeest?
- Houd meestal 4 tot 6 deelnemers per team aan; het maximum hangt af van de locatie. Deel de teams uiterlijk 1 week vooraf in, zodat je op de dag zelf direct kunt starten.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een escape-roomfeest?
- Verstuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 10 dagen voor het feest. Vraag meteen naar dieetwensen en vervoer.
- Hoeveel tijd moet ik plannen voor een escape-roomfeest?
- Plan naast de escape room minstens 30 minuten voor ontvangst en uitleg en 45 tot 60 minuten voor taart, hapjes en cadeaus. Reserveer in totaal ongeveer 3 uur, exclusief reistijd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!