Organiser une fête escape game, étape par étape
Une fête escape game se prépare dans deux temps : réserver la salle et cadrer la logistique de l’anniversaire. Commence par fixer la date, les horaires et le nombre d’invités, puis confirme les règles du lieu avant d’envoyer les invitations. Les équipes, le transport et les besoins alimentaires doivent être réglés avant le jour J. Garde ensuite l’installation, le buffet et l’accueil pour une courte feuille de route le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu de l'escape room
- 2
Fixer la date et les horaires
- 3
Établir la liste des invités
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Vérifier l’acompte et la réservation
- 8
Partager le transport et l’itinéraire
- 9
Acheter la décoration d’anniversaire
- 10
Établir la liste des courses
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Commander le gâteau
- 13
Vérifier les règles de l’escape room
- 14
Répartir les équipes à l’avance
- 15
Préparer la table des cadeaux
- 16
Préparer la musique d’accueil
- 17
Recharger les téléphones et les appareils photo
- 18
Installer les tables et les chaises
2 personnes
- 19
Suspendre la décoration
2 personnes
- 20
Tester l’éclairage et la musique
- 21
Mettre les boissons au frais
- 22
Préparer les en-cas
2 personnes
- 23
Mettre le buffet en place
2 personnes
- 24
Préparer le gâteau et les bougies
Événement
- 25
Accueillir les invités
2 personnes
- 26
Attribuer les manteaux et les sacs
- 27
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 28
Annoncer les équipes
- 29
Donner les consignes de l’escape room
- 30
Animer l'escape room
2 personnes
- 31
Suivre et donner les indices
2 personnes
- 32
Prendre une photo de groupe
- 33
Réapprovisionner les boissons
- 34
Ravitaillement des amuse-bouches
- 35
Servir le repas chaud
2 personnes
- 36
Couper et servir le gâteau
2 personnes
- 37
Déballer les cadeaux
- 38
Dire au revoir aux invités
2 personnes
Suivi
- 39
Rassembler les déchets
2 personnes
- 40
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
- 41
Nettoyer le buffet et la cuisine
2 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
- 43
Retirer la décoration
2 personnes
- 44
Vérifier le matériel de escape room
- 45
Rendre les articles empruntés
- 46
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes
- 47
Gérer les paiements en attente
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 3
- Chaisesqté 14
- Porte-manteau
Vaisselle
- Assiettesqté 16
- Assiettes à dessertqté 16
- Verresqté 20
- Tasses à caféqté 14
- Couvertsqté 16
- Plateaux de serviceqté 6
- Pinces de serviceqté 4
- Pelle à gâteau
- Carafesqté 3
Équipement
- Glacièresqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 2
- Chargeursqté 3
Matériel d’escape room
- Cadenas à codeqté 6
- Caisses avec serrureqté 3
- Enveloppesqté 20
- Puzzles imprimésqté 12
- Lampes UVqté 3
- Marqueurs invisiblesqté 3
- Clés de puzzleqté 10
- Blocs-notesqté 6
- Stylosqté 15
Décoration
- Ballonsqté 30
- Pompe à ballons
- Guirlandesqté 4
- Nappesqté 3
- Serviettesqté 40
- Papier cadeau
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 2
- Couteau de chefqté 2
- Coupe-pizza
- Tire-bouchonsqté 2
- Machine à café
- Bouilloire
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillière et seau
- Nettoyant multi-usages
- Poubellesqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve l’escape room avant d’envoyer les invitations et vérifie l’heure d’arrivée demandée. Certaines salles imposent un briefing avant la partie : prévois donc 15 à 20 minutes de marge.
- Demande les réponses et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la fête. Ce délai te laisse le temps d’ajuster le gâteau, les en-cas et les boissons.
- Répartis les équipes 2 à 3 jours à l’avance, en tenant compte de l’âge et du nombre de joueurs. Partage aussi l’itinéraire et les informations de transport dans le même message.
- Prépare le buffet avant l’arrivée des invités : boissons au frais, en-cas sur les plateaux, assiettes, verres et serviettes déjà disposés. Garde le gâteau et les bougies à part jusqu’au moment prévu.
- Recharge les téléphones et l’appareil photo la veille, puis teste l’enceinte, l’éclairage et les rallonges avant l’accueil. Prévois un endroit clairement identifié pour les manteaux et une table séparée pour les cadeaux.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une fête escape game ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Cela laisse le temps de réserver la salle, recueillir les inscriptions, confirmer les besoins alimentaires et organiser les équipes.
- Quand envoyer les invitations pour une fête escape game ?
- Envoie-les environ 3 semaines avant la date. Fixe une date limite de réponse 7 jours avant l’événement afin de confirmer le nombre de joueurs et le buffet.
- Combien de temps prévoir avant une partie d’escape game ?
- Arrive 15 à 20 minutes avant l’horaire de début indiqué par la salle. Ce temps sert à accueillir tout le monde, déposer les affaires et suivre le briefing sans retarder la partie.
- Quand préparer le gâteau et les boissons ?
- Mets les boissons au frais au moins 2 heures avant l’arrivée et installe le buffet 30 à 45 minutes avant. Garde le gâteau à température adaptée et ajoute les bougies juste avant de le servir.
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