Escape-roomfeest organiseren: een praktische checklist
Een escape-roomfeest vraagt om meer voorbereiding dan alleen een kamer reserveren. Je moet de locatie, tijden, teams en route op elkaar afstemmen en vooraf weten welke regels gelden. Daarna volgen de praktische zaken: dieetwensen, taart, drankjes, decoratie en materiaal voor ontvangst of een extra puzzelronde. Gebruik de checklist in volgorde, zodat reserveringen en aanmeldingen eerst vaststaan en je op de dag zelf vooral hoeft klaar te zetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Escape-roomlocatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Gastenlijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanbetaling en reservering controleren
Vervoer en route delen
Verjaardagsdecoratie inkopen
Boodschappenlijst samenstellen
Boodschappen doen
2 personen
Taart bestellen
Escape-roomregels controleren
Teams vooraf indelen
Cadeautafel voorbereiden
Muziek voor ontvangst klaarzetten
Telefoons en camera opladen
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht en muziek testen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Taart en kaarsen klaarzetten
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Jassen en tassen aanwijzen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Teams bekendmaken
Escape-roomuitleg geven
Escape-room begeleiden
2 personen
Hints bijhouden en geven
2 personen
Groepsfoto maken
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Warme maaltijd serveren
2 personen
Taart aansnijden en serveren
2 personen
Cadeaus uitpakken
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Buffet en keuken schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Escape-roommaterialen controleren
Geleende spullen retourneren
Locatie netjes opleveren
2 personen
Openstaande betalingen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 3
- Stoelenaantal 14
- Kapstok
Servies
- Bordenaantal 16
- Dessertbordenaantal 16
- Glazenaantal 20
- Koffiekopjesaantal 14
- Besteksetsaantal 16
- Serveerschalenaantal 6
- Serveertangenaantal 4
- Taartschep
- Karaffenaantal 3
Apparatuur
- Koelboxenaantal 2
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 2
- Opladersaantal 3
Escape-roommateriaal
- Hangsloten met cijfersaantal 6
- Kistjes met slotaantal 3
- Enveloppenaantal 20
- Geprinte puzzelsaantal 12
- UV-zaklampenaantal 3
- Onzichtbare markersaantal 3
- Puzzelsleutelsaantal 10
- Notitieblokkenaantal 6
- Pennenaantal 15
Decoratie
- Ballonnenaantal 30
- Ballonnenpomp
- Slingersaantal 4
- Tafelkledenaantal 3
- Servettenaantal 40
- Cadeaupapier
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 2
- Koksmesaantal 2
- Pizzasnijder
- Flessenopenersaantal 2
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweil en emmer
- Allesreiniger
- Afvalbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de escape-roomlocatie en controleer meteen de aanbetaling, annuleringsvoorwaarden en uiterste wijzigingsdatum. Plan daarnaast minimaal 30 minuten tussen aankomst en de starttijd, zodat laatkomers en uitleg niet voor stress zorgen.
- Stuur uitnodigingen zodra datum en tijden vastliggen en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Vraag uiterlijk 7 dagen vooraf naar dieetwensen en deel de route en vervoersinformatie opnieuw met alle deelnemers.
- Indeel teams vooraf zodra je weet hoeveel gasten komen. Houd rekening met de capaciteit van de kamer en zet voor elke groep de namen, starttijd en eventuele speciale regels klaar.
- Regel eten en drinken niet pas op de feestdag: bestel de taart enkele dagen vooraf en zet dranken minstens 2 uur voor ontvangst koud. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
- Test licht, muziek, opladers en eventuele verlengsnoeren vóór de gasten arriveren. Als je een eigen puzzelopstelling gebruikt, controleer dan elk hangslot, kistje, UV-materiaal en elke sleutel aan de hand van een korte proefronde.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een escape-roomfeest reserveren?
- Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je op een zaterdag meerdere teams nodig hebt. Controleer 7 dagen voor het feest nogmaals de tijden, het aantal deelnemers en de aanbetaling.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor een escape-roomfeest?
- Plan ongeveer 3 uur voor ontvangst, uitleg, de escape room, taart en cadeaus. Trek daarnaast 30 minuten extra uit voor vervoer, parkeren of het opvangen van laatkomers.
- Wanneer deel ik de teams voor een escape-roomfeest in?
- Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 dagen voor het feest. Deel de indeling uiterlijk 2 dagen vooraf met de gasten en controleer of de locatie een maximumaantal per kamer hanteert.
- Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een escape-roomfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de totale duur. Zet de dranken minstens 2 uur vooraf koud en houd karaffen of een koelbox klaar voor het vervoer.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!