Zo organiseer je een escape room-uitje

Begin met het vastleggen van de escape room en het restaurant; zonder beide reserveringen kun je de rest niet betrouwbaar plannen. Verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften, en deel deelnemers in teams in. Leg route, reistijd, kosten en betaalwijze vooraf vast. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, geprinte informatie en een vertrekpunt waar iedereen op tijd samenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Escape room reserveren
5
Restaurant reserveren
6
Deelnemers indelen
2 personen
7
Route en reistijden bepalen
8
Toegankelijkheid controleren
9
Noodcontacten verzamelen
10
Kosten en betaalwijze vastleggen
11
Bevestigingen controleren
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Teamkaarten voorbereiden
14
Naamlabels maken
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
18
Snackzakken samenstellen
2 personen
19
Powerbanks opladen
20
Laatste herinnering versturen
21
Materialen inpakken
2 personen
22
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Programma toelichten
26
Snackzakken uitdelen
2 personen
27
Naar de escape room reizen
3 personen
28
Groepen aanmelden
29
Escape room spelen
2 personen
30
Groepsfoto maken
31
Naar het restaurant reizen
3 personen
32
Dieetwensen doorgeven
33
Diner begeleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Naar het vertrekpunt reizen
3 personen
36
Informeel napraten
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Vertrekpunt schoonmaken
2 personen
40
Materialen uitpakken
41
Boodschappenvoorraad controleren
42
Onkosten verwerken
43
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kantoor

Deelnemerslijstaantal 2
Geprinte routebeschrijvingenaantal 6
Geprinte reserveringsbevestigingenaantal 4
Naamlabelsaantal 15
Balpennenaantal 15
Markeerstiftenaantal 4
Klembordenaantal 3
Enveloppenaantal 15
Teamkaartenaantal 4
Plakbandaantal 2
Schaaraantal 2

Catering

Herbruikbare bekersaantal 20
Thermosflessenaantal 2
Koelboxenaantal 2
Koelelementenaantal 6
Snackbakjesaantal 15
Servettenhouderaantal 2
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bordenaantal 20
Herbruikbaar bestekaantal 20

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
USB-ladersaantal 3

Transport

Draagtassenaantal 6

Veiligheid

EHBO-set

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 6
Afvalbakkenaantal 2

Tips

Reserveer de escape room voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer direct de maximale groepsgrootte, starttijd en annuleringsvoorwaarden. Plan daarna het restaurant met genoeg speling voor reistijd en uitloop.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk één week vooraf en verwerk dieetwensen meteen. Zo kun je teams maken, boodschappen afstemmen en het restaurant tijdig het juiste aantal personen doorgeven.
Maak teams niet pas bij aankomst. Bereid teamkaarten en naamlabels vooraf voor en houd een geprinte deelnemerslijst bij, zodat je bij het vertrek in enkele minuten aanwezigheid kunt registreren.
Plan minstens 15 minuten extra boven op de verwachte reistijd naar de locatie. Stuur de route en een laatste herinnering uiterlijk de dag ervoor; vermeld vertrekpunt, starttijd, contactpersoon en wat deelnemers moeten doen bij vertraging.
Pak materialen de avond ervoor in: reserveringsbevestigingen, routebeschrijvingen, pennen, klemborden, powerbanks en snacks. Koel dranken op tijd en neem een EHBO-set mee, vooral als je meerdere locaties of een langere middag combineert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een escape room-uitje reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral bij een groep vanaf 10 personen of een uitje op vrijdag. Controleer direct de beschikbaarheid van alle teams en vraag om een schriftelijke bevestiging.
Wanneer moet ik de deelnemers voor een escape room-uitje indelen?: Deel de deelnemers uiterlijk één week vooraf in, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per team een kaart klaar en stuur de definitieve indeling uiterlijk de dag voor het uitje.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor een escape room-uitje?: Reken naast de escape room zelf op minimaal 30 minuten voor ontvangst en uitleg, plus 15 minuten speling voor reistijd. Plan tussen escape room en restaurant minstens 30 minuten, zodat vertraging niet meteen het diner verschuift.
Wanneer moet ik dieetwensen en toegankelijkheid controleren?: Vraag dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften direct bij de uitnodiging uit en sluit deze inventarisatie uiterlijk één week vooraf. Geef de informatie daarna door aan de escape room en het restaurant en controleer hun bevestiging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.