Organiser une sortie escape room, étape par étape

Une sortie escape room se prépare dans un ordre précis : réserver l’activité et le restaurant, confirmer les participants, puis régler les détails du jour J. Commence par fixer un horaire qui laisse assez de marge pour le trajet et l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, la répartition des équipes et les confirmations de réservation. Ce plan t’aide à coordonner les 43 tâches et les 27 éléments nécessaires sans tout gérer au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver une escape room
5
Réserver le restaurant
6
Répartir les participants
2 personnes
7
Définir l’itinéraire et les temps de trajet
8
Vérifier l’accessibilité
9
Recueillir les contacts d'urgence
10
Définir les frais et le mode de paiement
11
Vérifier les confirmations
12
Imprimer la liste des participants
13
Préparer les cartes d’équipe
14
Créer des étiquettes nominatives
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
18
Composer les sachets de snacks
2 personnes
19
Recharger les batteries externes
20
Envoyer le dernier rappel
21
Emballer le matériel
2 personnes
22
Préparer le point de départ
2 personnes

Événement

23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Enregistrer la présence
25
Présenter le programme
26
Distribuer les sachets de snacks
2 personnes
27
Se rendre à l’escape room
3 personnes
28
Inscrire les groupes
29
Faire l’escape room
2 personnes
30
Prendre une photo de groupe
31
Se rendre au restaurant
3 personnes
32
Transmettre les besoins alimentaires
33
Encadrer le dîner
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Se rendre au point de départ
3 personnes
36
Échanger de façon informelle
2 personnes

Suivi

37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer le point de départ
2 personnes
40
Déballer le matériel
41
Vérifier les stocks de courses
42
Traiter les frais
43
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Bureau

Liste des participantsqté 2
Itinéraires imprimésqté 6
Confirmations de réservation impriméesqté 4
Étiquettes nominativesqté 15
Stylos à billeqté 15
Marqueursqté 4
Presse-papiersqté 3
Enveloppesqté 15
Cartes d’équipeqté 4
Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 2

Catering

Gobelets réutilisablesqté 20
Bouteilles isothermesqté 2
Glacièresqté 2
Pains de glaceqté 6
Barquettes à snacksqté 15
Porte-serviettesqté 2
Courses

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 20
Couverts réutilisablesqté 20

Équipement

Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Chargeurs USBqté 3

Transport

Sacs de transportqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours

Nettoyage

Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 6
Poubellesqté 2

Conseils

Réserve l’escape room et le restaurant avant d’envoyer les invitations. Prévois au moins 15 minutes entre l’heure d’arrivée demandée et le début de la partie pour enregistrer les participants et répartir les équipes.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires dans le même formulaire. Fixe une date limite environ 10 jours avant la sortie afin de pouvoir confirmer les effectifs et ajuster le repas.
Prépare la répartition des équipes dès que les inscriptions sont stabilisées, puis imprime les cartes d’équipe et les étiquettes nominatives. Garde une liste imprimée des participants pour noter les présences sur place.
Calcule l’itinéraire et les temps de trajet avec une marge d’au moins 15 minutes. Imprime les itinéraires et les confirmations de réservation : une batterie de téléphone faible ou une connexion instable ne doit pas bloquer le groupe.
Envoie un dernier rappel 24 à 48 heures avant le départ avec le point de rendez-vous, l’horaire, le programme, le mode de paiement et les contacts utiles. Refroidis les boissons, prépare les sachets de snacks et recharge les batteries externes la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une sortie escape room ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Cela laisse le temps de réserver l’escape room et le restaurant, d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
Quand faut-il répartir les participants en équipes ?: Fais-le environ 7 jours avant la sortie, après la date limite d’inscription. Tu peux ainsi imprimer les cartes d’équipe et les étiquettes nominatives sans devoir tout refaire au dernier moment.
Combien de temps avant faut-il envoyer le dernier rappel ?: Envoie-le 24 à 48 heures avant le départ. Indique le point de rendez-vous, l’heure d’arrivée, le trajet, le programme, les frais et les éventuels éléments à apporter.
Combien de marge prévoir entre le trajet et le début de l’escape room ?: Prévois au moins 15 minutes après l’heure d’arrivée prévue, et davantage si le groupe est nombreux. Cette marge couvre l’accueil, l’enregistrement des présences et la répartition des équipes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.