Wie organisiert man ein Erbe-Festival?

Ein Erbe-Festival verbindet Vorträge, Handwerksvorführungen und Musik mit einer aufwendigen Veranstaltungslogistik. Beginne deshalb mit Datum und Ort, bevor du Programm, Referenten und Genehmigungen festlegst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Helferplanung und die Bestellung von Mobiliar, Technik und Geschirr. Plane die letzten sieben Tage nicht für Grundsatzentscheidungen ein: Dann sollten Lieferungen, Wetterplan, Einkäufe und der Aufbau bereits geklärt sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Referenten zum Kulturerbe festlegen
2 Personen
4
Handwerksvorführungen festhalten
2 Personen
5
Musikauftritte festhalten
2 Personen
6
Genehmigungen prüfen
2 Personen
7
Versicherungspapiere prüfen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Festival online veröffentlichen
2 Personen
10
Poster verteilen
4 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Reservierungen vornehmen
2 Personen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Programm drucken lassen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Wegbeschreibung erstellen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Lieferungen bestätigen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Materialien zusammenstellen
3 Personen
25
Zeltstandorte abstecken
3 Personen
26
Partyzelte aufbauen
6 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
28
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
29
Tontechnik anschließen
3 Personen
30
Mikrofone testen
2 Personen
31
Ausstellung einrichten
4 Personen
32
Kulturobjekte aufstellen
4 Personen
33
Informationsschilder aufstellen
3 Personen
34
Demotische aufbauen
4 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
37
Bar und Buffet vorbereiten
4 Personen
38
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
39
Snacks auslegen
3 Personen
40
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Sicherheitsroute freimachen
3 Personen
44
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

45
Besucher empfangen
4 Personen
46
Programm verteilen
2 Personen
47
Anmeldungen abhaken
2 Personen
48
Eröffnung ankündigen
49
Führungen begleiten
3 Personen
50
Handwerksvorführungen betreuen
4 Personen
51
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
52
Vorträge ankündigen
53
Musikauftritte betreuen
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
58
Buffet auffüllen
2 Personen
59
Abfall sammeln
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
61
Lichtniveau prüfen
62
Letzten Programmpunkt ankündigen
63
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Tonanlage ausschalten
2 Personen
65
Catering aufräumen
4 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
68
Ausstellung abbauen
4 Personen
69
Kulturgüter sicher verpacken
4 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Beleuchtung abbauen
3 Personen
72
Partyzelte abbauen
6 Personen
73
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
74
Location fegen
3 Personen
75
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Materialien inventarisieren
2 Personen
78
Materialien zurückgeben
3 Personen
79
Fundstücke aufbewahren
80
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
81
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 100
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TerrassenheizerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 150
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Historische BannerAnz. 6
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 8
FotowändeAnz. 2
TischnummernAnz. 20
NamensschilderAnz. 100
KleberAnz. 8
Doppelseitiges KlebebandAnz. 10
SeilrollenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Informationen

ProgrammhefteAnz. 220
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 24
RegistrierungsformulareAnz. 200
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 10
ArmbänderAnz. 220
RoutenpläneAnz. 150
Kunststoff-EinschubhüllenAnz. 50
MarkerAnz. 12

Ausstellung

PräsentationspaneeleAnz. 16
VitrinenschränkeAnz. 4
ObjektständerAnz. 20
ObjektetikettenAnz. 60
BaumwollhandschuheAnz. 20
ArchivboxenAnz. 12
LupeAnz. 10

Workshop

WerkbänkeAnz. 6
WerkbankmattenAnz. 6
HolzbrettchenAnz. 100
BastelpapierAnz. 500
BuntstifteAnz. 20
FilzstifteAnz. 20
ScherenAnz. 25
KlebestifteAnz. 40
PinselAnz. 30
AcrylfarbeAnz. 20
SchutzschürzenAnz. 30
ArbeitshandschuheAnz. 30
EimerAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülleimerdeckelAnz. 12
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 6
WischmopsAnz. 4
Eimer für die ReinigungAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
ToilettenpapierhalterAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
WarnschilderAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 3
HammerAnz. 3
ZangenAnz. 4
RollmaßeAnz. 3
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
BodenankerAnz. 40
GummihämmerAnz. 4

Verkehr

VerkehrskegelAnz. 12
ParkschilderAnz. 8
FahrradständerAnz. 4
BesucherabsperrungenAnz. 10

Tipps

Lege Programm, Referenten, Handwerksvorführungen und Musikauftritte zuerst fest. Drucke das Programm erst, wenn Anmeldefrist, Ablauf und Schreibweisen geprüft sind – idealerweise spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Festival.
Prüfe Genehmigungen und Versicherungspapiere mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Bei Zelten, Bühnenelementen, Tonanlage oder öffentlicher Bewirtung können zusätzliche Anforderungen entstehen; kläre sie vor der Veröffentlichung.
Plane Helfer nicht nur für Einlass und Bühne ein. Teile mindestens drei Bereiche ab: Aufbau, Verpflegung sowie Einlass und Abbau, und verschicke die konkreten Einsatzzeiten spätestens eine Woche vorher.
Bestätige Lieferungen, Zeltstandorte, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Funkmikrofone zwei bis drei Tage vor Beginn. So bleibt Zeit, fehlendes Mobiliar oder eine alternative Stromversorgung zu organisieren.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und kaufe Getränke und Snacks erst nach dem Anmeldeschluss. Stelle Kühlung, Kaffeemaschinen, Warmhaltebehälter sowie wiederverwendbare Becher am Vortag bereit, damit der erste Programmpunkt nicht durch Küchenarbeit verzögert wird.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein Erbe-Festival planen?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Referenten und Musik lassen sich dann noch klären, bevor Einladungen und Online-Ankündigungen veröffentlicht werden.
Wann sollte man die Einladungen für ein Erbe-Festival verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vor dem Termin und setze den Anmeldeschluss auf ungefähr zehn bis 14 Tage vorher. So kannst du Sitzplätze, Verpflegung, Namensschilder und Helfereinteilung anhand verlässlicher Zahlen planen.
Wie viele Helfer braucht ein Erbe-Festival?: Plane mindestens eine Person für den Einlass, zwei bis drei für Aufbau und Abbau sowie zwei für Getränke und Snacks ein. Bei parallelen Vorführungen oder Musikauftritten brauchst du zusätzlich eine verantwortliche Person für Bühne und Technik.
Wann sollte man Zelte, Mobiliar und Technik kontrollieren?: Prüfe die Lieferungen und die Aufbauflächen zwei bis drei Tage vorher. Am Vortag sollten Partyzelte, Tische, Stühle, Bühnenelemente, Tonmischpult, Lautsprecher und Mikrofonständer vollständig vor Ort und einsatzbereit sein.

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