Zo organiseer je een Energiebeurs zonder gaten in de planning

Begin met het programma en de deelnemende stands, niet met de aankleding. Leg eerst vast hoeveel stands, demonstraties en bezoekers je verwacht en werk daarna de ruimte, techniek en communicatie uit. Een Energiebeurs vraagt extra voorbereiding voor demonstratiemateriaal zoals energieverbruikmeters, zonnepaneelsets en warmtebeeldcamera’s. Plan daarnaast een duidelijke opbouwvolgorde: locatie inspecteren, tafels en stoelen plaatsen, stands uitzetten en pas daarna techniek en catering aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende stands benaderen
2 personen
3
Standhouders bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie online plaatsen
2 personen
7
Posters verspreiden
3 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Routebeschrijving delen
14
Reserveringen controleren
15
Catering bestellen
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Materialen labelen
2 personen
19
Catering gekoeld opslaan
2 personen
20
Stands informeren over opbouw
21
Locatie openen
2 personen
22
Locatie inspecteren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Stands uitzetten
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Stroompunten aansluiten
2 personen
28
Demonstratieapparatuur testen
3 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Informatieborden plaatsen
2 personen
31
Routebordjes ophangen
2 personen
32
Standmateriaal verdelen
3 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Catering klaarzetten
3 personen
35
Koffie en thee zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

38
Inschrijftafel bemannen
2 personen
39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Programma toelichten
41
Stands begeleiden
3 personen
42
Energiequiz begeleiden
2 personen
43
Zonnepanelen demonstreren
2 personen
44
Warmtepomp demonstreren
2 personen
45
Energieadvies geven
4 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afval scheiden
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Voorraad controleren
52
Fotomomenten verzorgen
53
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Catering afsluiten
2 personen

Nazorg

56
Stroom uitschakelen
2 personen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Stands afbreken
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Apparatuur inpakken
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Koelboxen legen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Bedankbericht versturen
72
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 18
Krukkenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 3
Tabletsaantal 4
Beeldschermenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Microfoonsaantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Zonnepaneelsetsaantal 2
Energieverbruikmetersaantal 6
Warmtebeeldcamera
Thermostaatmodellenaantal 2
LED-lampen voor demonstratieaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
USB-opladersaantal 6
Batterijladersaantal 2

Verlichting

LED-slingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Energiebeursbannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Standbordjesaantal 20
Informatiebordenaantal 10
Klembordenaantal 12
Vlaggenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Thermosflessenaantal 4
Snijplankmattenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de standhouders zijn bevestigd. Reserveer per stand een tafel, stroompunt en voldoende loopruimte en markeer de plaatsen met standbordjes of pijlborden.
Plan techniek per demonstratie, niet alleen per stand. Test laptop, tablets, beeldschermen, projector, microfoons en draagbare speaker uiterlijk één dag vooraf met de juiste stekkerdozen en verlengkabels.
Open het aanmeldformulier minstens drie weken voor de beurs en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag direct naar dieetwensen, zodat de cateringbestelling niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Geef standhouders uiterlijk vijf dagen voor de beurs hun opbouwtijd, routebeschrijving en standnummer. Vermeld ook waar materialen tijdelijk kunnen staan en wanneer de locatie sluit.
Controleer verlichting en opslag vóór de opbouw begint. Leg LED-bouwlampen, zaklampen, opladers en gelabelde opbergkratten klaar; losse kabels en onduidelijke dozen zorgen snel voor vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Energiebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en het benaderen van standhouders. Open het aanmeldformulier ongeveer 3 weken voor de beurs en maak het programma uiterlijk 1 week vooraf definitief.
Hoeveel ruimte heeft een stand op een Energiebeurs nodig?: Reken minimaal op een tafel met werkruimte en een vrije doorgang rondom; reserveer praktisch gezien ongeveer 6 tot 9 m² per stand. Tel extra ruimte op voor demonstraties met bijvoorbeeld zonnepaneelsets, warmtebeeldcamera’s of beeldschermen.
Wanneer test je de apparatuur voor een Energiebeurs?: Controleer alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en test op de locatie opnieuw vóór bezoekers binnenkomen. Neem per stroompunt een stekkerdoos, verlengkabel en passende opladers mee en label kabels per stand.
Wanneer bestel je catering voor een Energiebeurs?: Bestel de catering ongeveer 7 tot 10 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Verwerk dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en bewaar gekoelde catering op de beursdag direct gekoeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.