Organiser un salon de l’énergie, étape par étape

Un salon de l’énergie demande surtout une bonne coordination entre les exposants, le programme et l’installation technique. Commence par fixer la date et le contenu, puis confirme les stands avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois ensuite la circulation du public, les besoins alimentaires et le matériel de démonstration, notamment les kits solaires, compteurs et écrans. La dernière semaine sert à verrouiller les horaires, les réservations et le montage pour éviter les oublis le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les stands participants
2 personnes
3
Confirmer les exposants
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion en ligne
2 personnes
7
Distribuer les affiches
3 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Préparer le plan du stand
2 personnes
12
Finaliser le programme
2 personnes
13
Partager l’itinéraire
14
Vérifier les réservations
15
Commander le catering
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Étiqueter le matériel
2 personnes
19
Stocker le catering au frais
2 personnes
20
Informer les stands du montage
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Inspecter le lieu
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer les stands
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
28
Tester l’équipement de démonstration
3 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Placer les panneaux d’information
2 personnes
31
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
32
Répartir le matériel du stand
3 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

38
Tenir la table d’inscription
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Présenter le programme
41
Accompagner les stands
3 personnes
42
Animer le quiz sur l’énergie
2 personnes
43
Faire la démonstration des panneaux solaires
2 personnes
44
Présenter la pompe à chaleur
2 personnes
45
Donner des conseils énergétiques
4 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Trier les déchets
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Vérifier les stocks
52
Gérer les moments photo
53
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

56
Couper l’électricité
2 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Démonter les stands
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Emballer le matériel
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Rendre les objets empruntés
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Envoyer un message de remerciement
72
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 4
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Microphonesqté 2
Enceinte portableqté 2
Kits de panneaux solairesqté 2
Compteurs de consommation d’énergieqté 6
Caméra thermique
Modèles de thermostatsqté 2
Lampes LED pour démonstrationqté 12
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Chargeurs USBqté 6
Chargeurs de batterieqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Bannières de la foire énergieqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 20
Panneaux d'informationqté 10
Presse-papiersqté 12
Drapeauxqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Bouteilles isothermesqté 4
Tapis de planche à découperqté 4
Pains de glaceqté 24
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de contacter les exposants. Demande une confirmation ferme à chaque stand, puis communique rapidement les horaires de montage et l’itinéraire.
Ouvre les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Traite-les régulièrement et demande les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le salon pour ajuster le catering.
Prépare un plan de stand avec les tables, chaises, tables hautes et panneaux indicateurs. Réserve aussi des passages dégagés pour les visiteurs et vérifie que chaque exposant sait où s’installer.
Teste le matériel technique avant l’ouverture : ordinateur, tablettes, écrans, projecteur, microphones, enceinte, rallonges et multiprises. Les démonstrations d’énergie nécessitent souvent plus de prises et de chargeurs que prévu.
La veille, étiquette le matériel, range les accessoires par stand et stocke le catering au frais. Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour inspecter les espaces, installer les tables et monter les stands sans empiéter sur l’accueil du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’énergie ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les exposants, finaliser le programme, diffuser les invitations et réserver le catering ainsi que le matériel technique.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon de l’énergie ?: Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et les premières séquences du programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Mets ensuite les inscriptions à jour chaque semaine.
Quand confirmer les exposants et leur plan de stand ?: Demande une confirmation définitive au plus tard 3 semaines avant le salon. Partage le plan de stand et les consignes de montage 7 à 10 jours avant afin de laisser le temps de signaler un besoin particulier.
Quel matériel vérifier avant un salon de l’énergie ?: Vérifie au minimum 48 heures avant l’ouverture les écrans, le projecteur, les microphones, les rallonges, les multiprises et les chargeurs. Teste aussi les kits de panneaux solaires, compteurs de consommation, caméra thermique et modèles de thermostats prévus pour les démonstrations.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.