Zo organiseer je een energiebesparingsavond

Begin vier tot zes weken vooraf met de datum, locatie, sprekers en uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen meteen en vraag daarbij naar dieetwensen, zodat je catering en werkvormen op tijd kunt afstemmen. Controleer het programma en alle presentaties uiterlijk een week vooraf; test beamer, microfoons, luidsprekers en energiekostenmeters niet pas bij binnenkomst. Op de avond zelf werk je van ruimtecontrole naar inrichting, techniek, koffie en ontvangst.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Reserveringen maken
5
Programma afdrukken
6
Sprekersinformatie verzamelen
7
Presentaties controleren
2 personen
8
Boodschappen doen
3 personen
9
Materialen verzamelen
3 personen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Werkbladen afdrukken
2 personen
12
Catering voorbereiden
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimtes controleren
2 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen neerzetten
4 personen
19
Presentatieruimte inrichten
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Informatietafels inrichten
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen

Event

25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Opening verzorgen
29
Presentatie energiebesparing geven
2 personen
30
Vragenronde begeleiden
2 personen
31
Informatiestands bemannen
5 personen
32
Energiebesparingsquiz begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Buffet klaarzetten
3 personen
36
Buffet serveren
4 personen
37
Servies en bestek aanvullen
2 personen
38
Workshop energiemeters begeleiden
3 personen
39
Persoonlijke adviezen geven
4 personen
40
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
41
Bedankje en afsluiting verzorgen
42
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

43
Materialen verzamelen
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval sorteren
2 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Ruimtes schoonmaken
4 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Restanten veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Informatiebalie
Kledingrek

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Energiekostenmetersaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Herbruikbare vlaggenlijnaantal 3
Informatiebordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Ledlichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakken voor afvalscheidingaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test van minimaal 60 minuten op de locatie. Controleer niet alleen de beamer en het projectiescherm, maar ook laptop, draadloze microfoons, luidsprekers, verlengkabels en energiekostenmeters.
Leg programma, werkbladen en naamkaartjes uiterlijk één week vooraf klaar. Druk enkele extra exemplaren af, zodat een late aanmelding of beschadigd werkblad je ontvangst niet vertraagt.
Maak de catering pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zet koffie, thee en water op een apart punt en houd hapjes en dranken uit de buurt van de presentatietechniek.
Richt de zaal eerst functioneel in: tafels, stoelen en de presentatieruimte. Plaats daarna informatieborden en informatietafels, zodat bezoekers bij binnenkomst direct zien waar ze moeten zijn.
Plan de opbouw met minimaal twee mensen en reserveer minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, techniek, verlichting en ontvangstbalie. Test de verlichting ook wanneer de zaal donkerder wordt tijdens presentaties.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een energiebesparingsavond organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met datum, locatie, sprekers en uitnodigingen. Rond aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen uiterlijk één week voor de avond af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een energiebesparingsavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor de opbouw en plan daarnaast 60 minuten voor een technische test. Zo houd je tijd over om presentaties, microfoons en energiekostenmeters opnieuw te controleren.
Wat moet je testen voor een energiebesparingsavond?: Test uiterlijk op de dag zelf de laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, luidsprekers en alle verlengkabels. Controleer ook of de energiekostenmeters werken en of de presentaties op de juiste laptop openen.
Hoeveel catering heb je nodig voor een energiebesparingsavond?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel enkele extra porties mee voor late bezoekers. Zet koffie en thee ten minste 30 minuten voor de ontvangst klaar en houd rekening met alle verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.