Organiser une soirée sur les économies d’énergie

Une soirée sur les économies d’énergie fonctionne mieux quand les échanges, les démonstrations et l’accueil sont préparés dans cet ordre. Commencez par fixer le programme et les intervenants, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, vérifiez les présentations, le vidéoprojecteur, les microphones et les compteurs de consommation. Le jour même, prévoyez au moins deux heures pour installer les espaces, tester la technique et préparer le café, les boissons et les en-cas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Faire les réservations
5
Imprimer le programme
6
Rassembler les informations sur les intervenants
7
Vérifier les présentations
2 personnes
8
Faire les courses
3 personnes
9
Rassembler le matériel
3 personnes
10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
11
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
12
Préparer le service traiteur
3 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Vérifier les espaces
2 personnes
17
Installer les tables
4 personnes
18
Installer les chaises
4 personnes
19
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
20
Tester la technique
2 personnes
21
Installer les tables d’information
3 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Distribuer les badges
2 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
28
Assurer l’ouverture
29
Faire une présentation sur les économies d'énergie
2 personnes
30
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
31
Tenir les stands d'information
5 personnes
32
Animer le quiz sur les économies d’énergie
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Mettre le buffet en place
3 personnes
36
Servir le buffet
4 personnes
37
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Animer l’atelier des compteurs d’énergie
3 personnes
39
Donner des conseils personnalisés
4 personnes
40
Répondre aux dernières questions
2 personnes
41
Préparer les remerciements et la clôture
42
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

43
Rassembler le matériel
4 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Trier les déchets
2 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Éteindre l’équipement
2 personnes
48
Nettoyer les espaces
4 personnes
49
Fermer le lieu
2 personnes
50
Rendre les articles empruntés
2 personnes
51
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 4
Bureau d’information
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Compteurs de consommation d’énergieqté 6
Rallongesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Guirlande de fanions réutilisableqté 3
Panneaux d'informationqté 6
Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes LEDqté 3

Nettoyage

Poubelles de triqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins trois semaines à l’avance et relancez les personnes qui n’ont pas répondu sept jours avant la soirée. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 72 heures avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place et prévoyez les rallonges nécessaires.
Réservez une table d’accueil près de l’entrée pour les badges nominatifs, le programme et les informations pratiques. Une personne doit rester disponible pendant les 30 premières minutes pour orienter les visiteurs.
Ouvrez le lieu deux heures avant l’arrivée du public. Installez d’abord les tables et les chaises, puis l’espace de présentation et les tables d’information afin de garder un passage dégagé.
Refroidissez les boissons au moins quatre heures avant le début et préparez le café et le thé juste avant l’accueil. Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure et gardez les verres réutilisables à portée du service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une soirée sur les économies d’énergie ?: Prévoyez au moins trois semaines pour les invitations, les réservations et les inscriptions. Réservez les deux dernières heures avant l’ouverture à l’installation, aux vérifications des espaces et au test technique.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les 72 heures avant la soirée et vérifiez leur durée, leur format et les vidéos éventuelles. Faites un dernier test sur place au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
Combien de boissons prévoir pour cette soirée ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une boisson supplémentaire par personne et par heure selon la durée. Refroidissez-les au moins quatre heures à l’avance et prévoyez du café et du thé pour l’accueil.
Quand installer la salle et le matériel technique ?: Commencez deux heures avant l’ouverture par les tables, les chaises et l’espace de présentation. Terminez par le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les compteurs de consommation, puis gardez 30 minutes pour corriger un problème.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.