Zo organiseer je een eindfeest zonder last-minute chaos

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna kun je gericht uitnodigen en inkopen. Werk vervolgens van grove planning naar details: aanmeldingen, dieetwensen, toestemmingen, catering en taakverdeling. Plan het muziek- en spelprogramma ruim vóór de feestdag en leg leveringen en materialen vast. In de laatste week draait alles om controleren, klaarzetten en een draaiboek waarmee iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toestemmingen controleren
2 personen
9
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
13
Spelprogramma voorbereiden
3 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Leveringen bevestigen
16
Materialen controleren
3 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Draaiboek afdrukken
19
Routeaanduidingen maken
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
22
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
23
Decoratie sorteren
2 personen
24
Muziek testen
2 personen
25
Weersverwachting controleren

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Vloeren en ruimtes controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
29
Buffettafels opstellen
3 personen
30
Garderobe inrichten
2 personen
31
Ingang en uitgang markeren
2 personen
32
Decoratie ophangen
4 personen
33
Verlichting installeren
3 personen
34
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
35
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
36
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
5 personen
38
Broodjes en beleg klaarmaken
4 personen
39
Dieetvriendelijke porties markeren
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Registratietafel inrichten
2 personen
42
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
43
Gasten ontvangen
4 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Programma toelichten
46
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Spelrondes begeleiden
4 personen
49
Muziek en dans begeleiden
2 personen
50
Warme maaltijd serveren
6 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Fotohoek begeleiden
2 personen
56
Laatste programmaonderdeel aankondigen
57
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

58
Muziek uitschakelen
2 personen
59
Eet- en drinkresten opruimen
4 personen
60
Servies verzamelen
4 personen
61
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
63
Decoratie verwijderen
4 personen
64
Apparatuur demonteren
3 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Keuken schoonmaken
3 personen
67
Zalen schoonmaken
5 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Mokkenaantal 30
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Opladersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Keukenlepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 250
Ballonnenpompaantal 3
Slingersaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjesaantal 120
Fotoachtergrondenaantal 2
Fotopropsaantal 30

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwtrektouw
Softballenaantal 6
Ringwerpsetsaantal 3
Spelkaartenaantal 6
Scorebordenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld begin- en eindtijd, onderdelen zoals muziek of spel en de uiterste aanmelddatum, zodat je later niet met wijzigingen en losse reacties blijft werken.
Open de aanmeldingen zodra de uitnodiging uit is en verwerk reacties wekelijks. Vraag direct naar dieetwensen en maak uiterlijk 7 dagen vooraf een definitieve gastenlijst voor de cateringberekening.
Plan leveringen en materiaalcontrole niet op dezelfde dag als het eindfeest. Controleer uiterlijk 2 dagen vooraf onder meer speakers, mengpaneel, microfoon, kabels, koffieapparaten en warmhoudbakken.
Maak de ruimte in gebruiksvolgorde klaar: eerst tafels, stoelen en buffettafels, daarna garderobe, afvalbakken, servies en decoratie. Leg naamkaartjes en routeaanduidingen minimaal 1 dag vooraf klaar.
Test muziek en microfoon met de laptop op de echte opstelling en controleer de weersverwachting 24 uur vooraf. Druk het draaiboek af en geef vrijwilligers hun taken vóór de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je de uitnodigingen voor een eindfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef een uiterste aanmelddatum die ongeveer 2 weken vóór het feest ligt, zodat je tijd houdt voor aantallen, dieetwensen en de definitieve cateringbestelling.
Hoeveel dagen van tevoren moet je de catering voor een eindfeest bestellen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten en bestel de catering uiterlijk 7 dagen vóór het eindfeest. Controleer 2 dagen vooraf nog de levering, houdbare producten en beschikbare koel- en warmhoudruimte.
Wanneer maak je een draaiboek voor een eindfeest?: Maak een eerste draaiboek minstens 2 weken vooraf en werk het bij nadat de vrijwilligers, leveringen en programmaonderdelen zijn bevestigd. Druk de definitieve versie 1 dag vooraf af en leg enkele exemplaren klaar.
Hoe lang van tevoren moet je de techniek testen op een eindfeest?: Test speakers, mengpaneel, microfoon, laptop, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf op de locatie. Doe op de feestdag nog een korte controle voordat het programma begint, zodat je tijd hebt voor een reserveoplossing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.