Cómo organizar una fiesta de cierre sin contratiempos

Una fiesta de cierre se organiza mejor empezando por la fecha, el programa y el recinto, no por la decoración. Después se confirma el número de invitados, se recogen las preferencias dietéticas y se calculan las cantidades de comida, bebida y vajilla. La última semana sirve para cerrar entregas, voluntarios, música y materiales. Este orden evita comprar de más, quedarse sin sillas o descubrir el día del evento que faltan cables, hielo o indicaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y las salas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir inscripciones
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Comprobar permisos
2 personas
9
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
10
Calcular las cantidades de catering
2 personas
11
Pedir el catering
12
Preparar el programa musical
2 personas
13
Preparar el programa de juegos
3 personas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Confirmar entregas
16
Comprobar los materiales
3 personas
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Imprimir el plan de trabajo
19
Crear señalización de ruta
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
22
Preparar catering no perecedero
2 personas
23
Clasificar la decoración
2 personas
24
Probar la música
2 personas
25
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar suelos y espacios
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
6 personas
29
Montar mesas de buffet
3 personas
30
Montar el guardarropa
2 personas
31
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
32
Colgar la decoración
4 personas
33
Instalar la iluminación
3 personas
34
Conectar el equipo de música
2 personas
35
Preparar el material del juego
3 personas
36
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
37
Preparar aperitivos
5 personas
38
Preparar bocadillos y toppings
4 personas
39
Marcar las porciones aptas para dietas
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Montar la mesa de registro
2 personas
42
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
43
Recibir a los invitados
4 personas
44
Registrar la asistencia
2 personas
45
Presentar el programa
46
Repartir bebidas de bienvenida
3 personas
47
Servir aperitivos
4 personas
48
Guiar las rondas del juego
4 personas
49
Coordinar la música y el baile
2 personas
50
Servir la comida caliente
6 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Reponer el bufé
3 personas
53
Recoger la basura
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Atender el rincón fotográfico
2 personas
56
Anunciar el último punto del programa
57
Coordinar la despedida y la salida
4 personas

Seguimiento

58
Apagar la música
2 personas
59
Recoger los restos de comida y bebida
4 personas
60
Recoger la vajilla
4 personas
61
Llevar los residuos al punto de recogida
3 personas
62
Desmontar mesas y sillas
6 personas
63
Retirar la decoración
4 personas
64
Desmontar el equipo
3 personas
65
Lavar la vajilla
4 personas
66
Limpiar la cocina
3 personas
67
Limpiar las salas
5 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Recoger objetos perdidos
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Guardar el stock restante
2 personas
72
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Taburetescant. 10
Papeleracant. 8

Vajilla

Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Tazascant. 30
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 130
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Cargadorescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 8
Cucharas de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Globoscant. 250
Bomba de globoscant. 3
Guirnaldascant. 20
Mantelescant. 16
Tarjetas de nombrecant. 120
Fondos fotográficoscant. 2
Accesorios para fotoscant. 30

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Material deportivo

Conoscant. 20
Cuerda para tira y afloja
Bolas de softballcant. 6
Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Cartas de juegocant. 6
Marcadorescant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Papelelerascant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Paños de microfibracant. 20
Guantescant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha, el horario y el programa antes de abrir las inscripciones. Reserva el recinto y las salas con varias semanas de margen, porque el número de mesas, sillas y zonas de buffet depende de esa distribución.
Cierra la lista definitiva de invitados entre 7 y 10 días antes. Hasta entonces, recoge las preferencias dietéticas y no encargues el catering basándote solo en las respuestas iniciales.
Calcula la bebida por tramos: para la primera hora, prevé aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona; después, calcula 1 bebida por persona y hora. Guarda las bebidas refrigeradas con antelación y separa las que deben servirse frías.
Haz una prueba de música y micrófono al menos 24 horas antes. Comprueba el portátil, los cargadores, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables alargadores y las regletas en el mismo lugar donde se usarán.
Asigna voluntarios con tareas y horarios concretos, e imprime el plan de trabajo el día anterior. Confirma las entregas, revisa los materiales, prepara las tarjetas de nombre y coloca la señalización de ruta antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de cierre?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, programa y recinto. Deja los últimos 7 días para cerrar invitados, catering, voluntarios, entregas y materiales.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados?: Cierra la lista definitiva entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes calcular comida, bebidas, platos, vasos, tazas y sillas sin depender de estimaciones demasiado antiguas.
¿Cuánta bebida necesito para una fiesta de cierre?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida por persona y hora después. Añade margen si la fiesta dura varias horas y refrigera las bebidas antes del comienzo.
¿Qué hay que comprobar el día antes de la fiesta?: Prueba la música y el micrófono, confirma las entregas y revisa cables, regletas, cargadores, vajilla y materiales. También deja preparada la señalización, las tarjetas de nombre, la decoración clasificada y el plan de trabajo impreso.

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