Eine Abschlussfeier Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Abschlussfeier entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen entspannten Abend. Lege zuerst Termin, Programm und Räume fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Genehmigungen und die genaue Gästeliste. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lieferungen, Technik, Beschilderung und die Aufgabenverteilung vor Ort. So bleiben auch Buffet, Musik und Programm zuverlässig im Zeitplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 9
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
- 10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 11
Catering bestellen
- 12
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 13
Spielprogramm vorbereiten
3 Personen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Lieferungen bestätigen
- 16
Materialien prüfen
3 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Drehbuch ausdrucken
- 19
Wegweiser erstellen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
- 22
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
- 23
Dekoration sortieren
2 Personen
- 24
Musik testen
2 Personen
- 25
Wettervorhersage prüfen
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Böden und Räume kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 29
Buffetische aufstellen
3 Personen
- 30
Garderobe einrichten
2 Personen
- 31
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 33
Beleuchtung installieren
3 Personen
- 34
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 35
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
- 36
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
- 37
Snacks vorbereiten
5 Personen
- 38
Brötchen und Belag vorbereiten
4 Personen
- 39
Diätfreundliche Portionen markieren
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 41
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 42
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
- 43
Gäste empfangen
4 Personen
- 44
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 45
Programm vorstellen
- 46
Begrüßungsgetränke ausschenken
3 Personen
- 47
Snacks servieren
4 Personen
- 48
Spielrunden begleiten
4 Personen
- 49
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
- 50
Warme Mahlzeit servieren
6 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 52
Buffet auffüllen
3 Personen
- 53
Abfall sammeln
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 55
Fotoecke betreuen
2 Personen
- 56
Letzten Programmpunkt ankündigen
- 57
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen
Nachbereitung
- 58
Musik ausschalten
2 Personen
- 59
Essens- und Getränkereste aufräumen
4 Personen
- 60
Geschirr sammeln
4 Personen
- 61
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
- 62
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
- 63
Dekoration entfernen
4 Personen
- 64
Geräte abbauen
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 66
Küche reinigen
3 Personen
- 67
Räume reinigen
5 Personen
- 68
Toiletten reinigen
2 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Restbestand einlagern
2 Personen
- 72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- BuffetischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
- HockerAnz. 10
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- TassenAnz. 30
- GabelnAnz. 130
- MesserAnz. 130
- LöffelAnz. 130
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Laptop
- LadegeräteAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- KüchenlöffelAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- BallonsAnz. 250
- BallonpumpeAnz. 3
- GirlandenAnz. 20
- TischdeckenAnz. 16
- NamensschilderAnz. 120
- FotohintergründeAnz. 2
- FotopropsAnz. 30
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Sportmaterial
- KegelAnz. 20
- Tauziehseil
- SoftbälleAnz. 6
- RingwurfsätzeAnz. 3
- SpielkartenAnz. 6
- AnzeigetafelnAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 4
- MülleimerAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandschuheAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die benötigten Räume, bevor die Einladungen rausgehen. Prüfe früh, ob für Musik, Ausschank oder die Nutzung bestimmter Räume eine Genehmigung nötig ist.
- Öffne die Anmeldung mit einer klaren Frist und erfasse dabei direkt Ernährungswünsche. Plane die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vor der Feier, damit Cateringmengen und Sitzplätze nicht auf Schätzungen beruhen.
- Bestätige Lieferungen einige Tage vorher und prüfe alle Materialien spätestens am Vortag. Dazu gehören auch Namensschilder, Wegweiser, das ausgedruckte Drehbuch sowie Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Mikrofonständer.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn: Rechne mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Technik ein. Stelle Getränke gekühlt bereit und lagere haltbares Catering so, dass niemand während des Programms nachräumen muss.
- Verteile die Aufgaben für Empfang, Buffet, Technik und Programm namentlich auf Freiwillige. Teste die Musik und das Mikrofon vor dem Einlass und lege für Spiele alle Materialien an einem festen Platz bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Abschlussfeier organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit die Anmeldung nicht unter Zeitdruck gerät.
- Wann muss das Catering für eine Abschlussfeier bestellt werden?
- Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist vorbei und die endgültige Gästeliste erstellt ist, meist 7 bis 10 Tage vor der Feier. Berücksichtige dabei bestätigte Ernährungswünsche und halte eine kleine Reserve für Nachmeldungen bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Abschlussfeier?
- Plane mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Buffet, Beschilderung, Dekoration und Technik ein. Bei mehreren Räumen oder einem umfangreichen Musik- und Spielprogramm sind 3 Stunden realistischer.
- Was wird bei einer Abschlussfeier am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen rechtzeitig geprüfte Technik, ausgedruckte Ablaufunterlagen und eine klare Einteilung der Helfer. Kontrolliere diese drei Punkte spätestens am Vortag und bestätige Lieferungen sowie die Wettervorhersage noch einmal.
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