Organiser une fête de clôture, étape par étape

Une fête de clôture se prépare d’abord comme un projet, puis comme une réception. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Les effectifs définitifs servent ensuite à calculer le catering, répartir les bénévoles et vérifier le mobilier, la vaisselle et la technique. Gardez les derniers jours pour les confirmations, les badges, les indications et les tests sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les autorisations
2 personnes
9
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
10
Calculer les quantités de catering
2 personnes
11
Commander le catering
12
Établir le programme musical
2 personnes
13
Préparer le programme des matchs
3 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Confirmer les livraisons
16
Vérifier le matériel
3 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Créer des indications de parcours
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Stocker les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
23
Trier la décoration
2 personnes
24
Tester la musique
2 personnes
25
Vérifier les prévisions météo

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier les sols et les espaces
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
6 personnes
29
Installer les tables de buffet
3 personnes
30
Aménager le vestiaire
2 personnes
31
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
32
Installer la décoration
4 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Brancher l'installation de musique
2 personnes
35
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
37
Préparer les en-cas
5 personnes
38
Préparer les sandwichs et la garniture
4 personnes
39
Marquer les portions adaptées aux régimes
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Installer la table d'inscription
2 personnes
42
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
43
Accueillir les invités
4 personnes
44
Enregistrer la présence
2 personnes
45
Présenter le programme
46
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Animer les manches du jeu
4 personnes
49
Animer la musique et la danse
2 personnes
50
Servir le repas chaud
6 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Animer le coin photo
2 personnes
56
Annoncer le dernier élément du programme
57
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

58
Couper la musique
2 personnes
59
Ramasser les restes de nourriture et de boisson
4 personnes
60
Rassembler la vaisselle
4 personnes
61
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
63
Retirer la décoration
4 personnes
64
Démonter l’équipement
3 personnes
65
Faire la vaisselle
4 personnes
66
Nettoyer la cuisine
3 personnes
67
Nettoyer les salles
5 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 10
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Tassesqté 30
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Chargeursqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Cuillères de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Ballonsqté 250
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 120
Fonds photoqté 2
Accessoires photoqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Matériel de sport

Cônesqté 20
Corde de tir à la corde
Balles de softballqté 6
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Cartes de jeuqté 6
Panneaux de scoreqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les salles et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 semaines pour laisser le temps de s’inscrire et de recueillir les besoins alimentaires.
Arrêtez la liste définitive des invités 7 à 10 jours avant la fête. Utilisez ce nombre pour commander le catering et compter les assiettes, verres, couverts et places assises.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures, notamment pour l’accueil, le buffet, les matchs, la musique et le rangement. Confirmez les responsables une semaine avant.
Vérifiez les livraisons et le matériel 48 heures à l’avance : enceintes, table de mixage, microphone, rallonges, multiprises, machines à café et bacs de maintien au chaud doivent être testés ensemble.
La veille, mettez les boissons au frais, préparez la restauration longue conservation, triez la décoration et imprimez le déroulé. Le jour même, ajoutez des indications de parcours et contrôlez la météo avant l’installation extérieure.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de clôture ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec la date limite d’inscription. Fermez les inscriptions environ 10 jours avant afin de finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une fête de clôture ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, organiser le programme, lancer les inscriptions et commander le catering. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et la préparation concrète.
Quand commander le catering pour une fête de clôture ?: Passez la commande dès que la liste des invités est définitive, idéalement 7 à 10 jours avant la fête. Confirmez encore les horaires de livraison et les quantités 48 heures avant.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête de clôture ?: Contrôlez le mobilier, la vaisselle, les boissons, la décoration et tout le matériel audio. Testez la musique et le microphone, imprimez le déroulé et vérifiez les prévisions météo la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.