Zo organiseer je een EHBO-dag zonder last-minute chaos

Begin een EHBO-dag niet met boodschappen doen, maar met de inhoud en capaciteit. Leg eerst de datum, locatie, instructeurs, workshops en deelnemerslimiet vast. Daarna volgen aanmeldingen, workshopgroepen en deelnemersinformatie; pas dan kun je materialen, catering en opstelling precies afstemmen. Reserveer aan het einde van de voorbereiding tijd voor een materiaalcontrole, instructeursbriefing en veiligheidsronde. Zo staan reanimatiepoppen, AED-trainers en oefenmateriaal klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
EHBO-instructeurs vastleggen
2 personen
3
Programma en workshops bepalen
3 personen
4
Begroting en deelnemerslimiet bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Workshopgroepen indelen
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Reserveringen bevestigen
12
EHBO-materialen inventariseren
2 personen
13
Ontbrekende materialen bestellen
14
Instructeursbriefing voorbereiden
2 personen
15
Naamkaartjes en presentielijst maken
16
Certificaten voorbereiden
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Workshoptafels nummeren
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Workshopmaterialen klaarleggen
4 personen
26
Reanimatiepoppen plaatsen
3 personen
27
AED-trainer controleren
2 personen
28
Catering klaarzetten
3 personen
29
Presentatieapparatuur testen
2 personen
30
Bewegwijzering ophangen
2 personen
31
Instructeurs ontvangen
2 personen
32
Instructeursbriefing houden
4 personen

Event

33
Deelnemers registreren
3 personen
34
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
35
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
36
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
37
Reanimatieworkshop begeleiden
4 personen
38
AED-workshop begeleiden
4 personen
39
Pauzedranken serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Wondverzorgingsworkshop begeleiden
4 personen
42
Lunch en hapjes serveren
4 personen
43
Allergene maaltijden uitgeven
2 personen
44
Verbandleerworkshop begeleiden
4 personen
45
Ontruimingsoefening begeleiden
4 personen
46
Vragenronde verzorgen
2 personen
47
Certificaten uitdelen
2 personen
48
Afsluitende mededelingen doen
49
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

50
EHBO-post afbouwen
3 personen
51
Workshopmaterialen verzamelen
4 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Ruimtes schoonmaken
3 personen
56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Geleende spullen controleren
2 personen
58
Materialen retourneren
2 personen
59
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Tafelkledenaantal 10
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Reanimatiepoppenaantal 12
AED-trainersaantal 4
Beademingsmaskersaantal 15
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

EHBO-materiaal

Complete EHBO-koffersaantal 4
Oefenverbandkoffersaantal 8
Oefenwondenaantal 12
Driekante doekenaantal 20
Reddingsdekensaantal 12
Nitril handschoenenaantal 200
Veiligheidshesjesaantal 12
Oefenbrillenaantal 12
Lotusslachtoffer-setaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Naambordjes workshopaantal 8
Workshopnummersaantal 8
Informatiebordenaantal 8
Bewegwijzeringspijlenaantal 12
Certificatenaantal 70

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshopgroepen zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor de EHBO-dag. Houd rekening met de beschikbare reanimatiepoppen, AED-trainers en het aantal instructeurs per tafel.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, route, kleding voor oefeningen, eventuele dieetwensen en of deelnemers een certificaat ontvangen.
Controleer EHBO-materialen niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aantallen en bruikbaarheid. Leg per workshoptafel een vaste set klaar met bijvoorbeeld oefenverband, handschoenen, driekante doeken en oefenwonden.
Maak de ontvangsttafel minimaal 45 minuten voor de start gereed met naamkaartjes en presentielijst. Zet deelnemers niet eerst door elkaar te zoeken bij de workshoptafels; een duidelijke registratie voorkomt vertraging.
Doe vóór opening een veiligheidsronde langs kabels, stekkerdozen, looproutes en workshoptafels. Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon voordat de instructeur zijn presentatie begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een EHBO-dag organiseren?: Leg datum, locatie en instructeurs bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna en sluit ze ongeveer 7 tot 10 dagen voor de dag, zodat je groepen, materialen en catering kunt afronden.
Hoeveel deelnemers kunnen er op één EHBO-dag meedoen?: Bepaal de limiet op basis van het aantal instructeurs, workshoptafels en oefenmaterialen. Reken per praktische groep op maximaal 6 tot 8 deelnemers; met 24 deelnemers heb je bijvoorbeeld minstens 3 tot 4 werkstations nodig.
Wanneer moet je de EHBO-materialen controleren?: Doe een volledige inventarisatie 10 tot 14 dagen vooraf en bestel ontbrekende materialen direct. Controleer alle koffers, oefenwonden, handschoenen, reddingsdekens, reanimatiepoppen en AED-trainers nogmaals op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een EHBO-dag op te bouwen?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangst, workshopmaterialen en techniek. Open de locatie ongeveer 2 uur vóór de deelnemers komen als je ook een veiligheidsronde en instructeursbriefing wilt doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.