Zo organiseer je een eendaagse kerstmarkt

Begin niet met decoratie, maar met datum, locatie en vergunningen. Daarna leg je de marktindeling vast, benader je kraamhouders en plan je stroom, verlichting, leveringen en vrijwilligers. Controleer uiterlijk een week vooraf alle reserveringen en dieetwensen. Op de dag zelf werk je met een duidelijke opbouwvolgorde: eerst kramen en stroom, daarna verlichting, betaalpunten, eten en drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Marktindeling tekenen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kraamreserveringen vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online aankondiging plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Leveringen reserveren
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Verlichting testen
2 personen
13
Vrijwilligers werven
14
Taken onder vrijwilligers verdelen
15
Leveranciers bevestigen
16
Plattegrond afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
18
Kassa en wisselgeld regelen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Boodschappen controleren
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
24
Weersverwachting controleren

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Materialen uitladen
6 personen
27
Kramen opbouwen
6 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Infopunt inrichten
2 personen
35
Kraamhouders ontvangen
3 personen
36
Kraamhouders instrueren
2 personen
37
Kraampjes laten inrichten
6 personen
38
Cateringbuffet inrichten
4 personen
39
Koffie en thee bereiden
2 personen
40
Kassa inrichten
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Bezoekers welkom heten
3 personen
43
Glühwein serveren
3 personen
44
Warme chocolademelk serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Tafels afnemen
2 personen
51
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
52
Muziek afspelen
53
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

54
Kassa afsluiten
2 personen
55
Catering opruimen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Kramen leegruimen
6 personen
58
Decoratie verwijderen
4 personen
59
Verlichting afbreken
3 personen
60
Meubilair afbreken
6 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Materialen terugbrengen
3 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Verloren voorwerpen afhandelen
67
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Kraamzeilenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 16
LED-kaarsenaantal 30
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Glühweinverhittersaantal 2
Warmhoudkanalenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Kassabox
Betaalterminal
Steekwagensaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glühweinbekersaantal 150
Frisdrankglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Aluminium schalenaantal 20
Tangenaantal 8
Pollepelsaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Rode lopersaantal 3
Menubordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectieaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de plattegrond voordat je kramen bevestigt. Houd looppaden vrij en markeer per kraam een stroompunt; controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn.
Leg kraamreserveringen en leveranciers uiterlijk één week vooraf schriftelijk vast. Noteer per deelnemer de kraamplek, aankomsttijd en eventuele stroom- of dieetwensen.
Plan de opbouw in blokken van 30 tot 45 minuten. Zet eerst partytenten, marktkramen en kraamzeilen neer, test daarna lichtsnoeren en apparatuur en plaats pas als laatste hapjes en gekoelde dranken.
Wijs minimaal één vrijwilliger aan voor kassa en wisselgeld en één voor stroom en techniek. Test de betaalterminal, kassabox, microfoon en speakers vóór de bezoekers komen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg een alternatief klaar voor wind, regen of kou, zodat kraamzeilen, verlichting en warme dranken niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Benader kraamhouders uiterlijk 6 weken vooraf, zodat je de indeling en benodigde kramen op tijd kunt vastleggen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken voor een kleine eendaagse kerstmarkt op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en afbouw, 1 persoon voor betalingen en 1 voor eten en drinken. Plan daarnaast minstens 2 mensen als aflossing tijdens de openingsuren.
Wanneer moet je de verlichting en stroom testen?: Test lichtsnoeren, LED-lantaarns, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 2 dagen vooraf. Doe op de marktdag nog een korte controle zodra de kramen staan, voordat je apparatuur aansluit.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig op een kerstmarkt?: Bepaal het bedrag op basis van je verwachte contante omzet en de prijzen. Leg minimaal 20 munten en biljetten in kleine coupures klaar en houd het wisselgeld gescheiden van de opbrengst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.