Einen eintägigen Weihnachtsmarkt organisieren

Bei einem eintägigen Weihnachtsmarkt entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Aufbau ruhig läuft oder am Veranstaltungstag improvisiert werden muss. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Stände, Lieferungen und Helfer festlegst. Danach folgen Marktaufteilung, Anmeldungen, Stromplanung und Verpflegung. Plane außerdem feste Zeitpunkte für Wettercheck, Aufbau, Kassenübergabe und Abschluss ein – besonders diese Übergaben werden häufig zu spät geregelt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Marktaufteilung zeichnen
4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Standreservierungen festlegen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Online-Ankündigung veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Lieferungen reservieren
11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
12
Beleuchtung testen
2 Personen
13
Freiwillige rekrutieren
14
Aufgaben unter den Freiwilligen verteilen
15
Lieferanten bestätigen
16
Lageplan drucken
17
Namensschilder vorbereiten
18
Kasse und Wechselgeld regeln
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Einkäufe prüfen
2 Personen
21
Getränke kalt stellen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
24
Wettervorhersage prüfen

Event

25
Location öffnen
2 Personen
26
Materialien ausladen
6 Personen
27
Stände aufbauen
6 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Strom anschließen
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
4 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Infopunkt einrichten
2 Personen
35
Standbetreiber empfangen
3 Personen
36
Standbetreiber instruieren
2 Personen
37
Stände aufbauen lassen
6 Personen
38
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
40
Kasse einrichten
2 Personen
41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
42
Besucher begrüßen
3 Personen
43
Glühwein ausschenken
3 Personen
44
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
45
Snacks servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
50
Tische abwischen
2 Personen
51
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
52
Musik abspielen
53
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

54
Kasse abschließen
2 Personen
55
Catering aufräumen
4 Personen
56
Geschirr abwaschen
3 Personen
57
Stände leerräumen
6 Personen
58
Dekoration entfernen
4 Personen
59
Beleuchtung abbauen
3 Personen
60
Möbel abbauen
6 Personen
61
Abfall sammeln
4 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Materialien zurückbringen
3 Personen
64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
65
Restbestand einlagern
2 Personen
66
Fundgegenstände bearbeiten
67
Endabrechnung bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
HockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
StandplanenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
LED-KerzenAnz. 30
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
GlühweinerhitzerAnz. 2
WarmhaltekannenAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Kassabox
Kartenterminal
SackkarrenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GlühweintassenAnz. 150
SoftdrinkgläserAnz. 100
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MesskannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
AluminiumschalenAnz. 20
ZangenAnz. 8
KellenAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
Rote TeppicheAnz. 3
MenükartenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HanddesinfektionsmittelAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Marktaufteilung und Stromanschlüsse fest, bevor du Standbetreiber verbindlich zusagst. Zeichne ein, welcher Stand wo steht und welche Verlängerungskabel oder Anschlüsse benötigt werden.
Bearbeite Anmeldungen nicht nur nach Namen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Snacks und Getränke passend bestellt und vorbereitet werden können.
Teile Helfer in Schichten von etwa 2 bis 3 Stunden ein. Weise jeder Person eine konkrete Aufgabe zu, einschließlich Kassenübergabe, Nachfüllen und Schließen der Location.
Teste Beleuchtung, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag. Lichterketten, LED-Laternen und Verlängerungskabel funktionieren auf dem Papier, aber nicht immer unter den Bedingungen vor Ort.
Plane den Einkauf nach Lagerung und Ausgabe: Getränke früh genug kühlen, Warmhaltebehälter und Glühweinerhitzer vor dem Öffnen testen und Wechselgeld sowie Kartenterminal vor der ersten Einnahme kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen eintägigen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Standbetreiber, Lieferanten und Helfer solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin anfragen und einteilen.
Wie viele Helfer braucht man für einen eintägigen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens 1 Helfer für Organisation und Ansprechbarkeit, 1 bis 2 Personen für Kasse und Verkauf sowie zusätzliche Kräfte für Aufbau, Nachfüllen und Abbau ein. Bei mehreren Marktständen sind Schichten von 2 bis 3 Stunden meist besser als ein durchgehender Einsatz.
Wann sollte man die Wettervorhersage für den Weihnachtsmarkt prüfen?: Prüfe das Wetter 7 Tage vorher für größere Anpassungen und erneut am Vortag. Dann kannst du Zelte, Beleuchtung, Kleidung, Standaufteilung und empfindliche Lieferungen rechtzeitig anpassen.
Was wird bei einem eintägigen Weihnachtsmarkt am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Wechselgeld, getestete Verlängerungskabel, Namensschilder oder ein klarer Lageplan. Kontrolliere diese Punkte spätestens beim Aufbau und halte für Kasse, Strom und Lieferungen jeweils eine verantwortliche Person fest.

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