Zo organiseer je een e-sporttoernooi zonder chaos

Begin niet met het aansluiten van computers, maar met het wedstrijdformat en de beschikbare locatie. Leg vast hoeveel spelers of teams meedoen, hoeveel rondes je nodig hebt en hoe lang een wedstrijd maximaal duurt. Daarna regel je inschrijvingen, regels, deelnemers en het schema. Test het netwerk en alle gamingstations ruim vóór de speeldag; een ontbrekende kabel of instabiele verbinding kan het hele toernooi stilleggen. Plan ook mensen voor registratie, techniek, wedstrijdleiding en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
4
Toernooiregels opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie plaatsen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers bevestigen
2 personen
11
Wedstrijdschema publiceren
2 personen
12
Prijzen bestellen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Apparatuur controleren
2 personen
15
Netwerkconfiguratie testen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Prijzen ophalen
18
Locatiesleutels ophalen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Gamingstations aansluiten
4 personen
22
Netwerk aanleggen
3 personen
23
Wedstrijdsoftware installeren
2 personen
24
Beeldschermen testen
2 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Scorebord instellen
2 personen
27
Catering klaarzetten
3 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Hesjes en badges klaarleggen
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Teams registreren
3 personen
32
Openingsbriefing geven
2 personen
33
Voorronde begeleiden
4 personen
34
Uitslagen verwerken
2 personen
35
Serveren van lunch
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes aanvullen
2 personen
38
Halve finales begeleiden
4 personen
39
Finale begeleiden
4 personen
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Afscheid van deelnemers
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
3 personen
43
Apparatuur demonteren
4 personen
44
Meubilair terugplaatsen
4 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Gevonden voorwerpen verzamelen
49
Apparatuur retourneren
2 personen
50
Locatiesleutels retourneren
51
Uitslagen en foto's publiceren
2 personen
52
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Gamingcomputersaantal 16
Gamingmonitorenaantal 16
Gamingtoetsenbordenaantal 16
Gamingmuizenaantal 16
Gamingheadsetsaantal 16
Reserveheadsetsaantal 4
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengtabel
Netwerkswitchesaantal 3
Router
Reservecomputeraantal 2
Stekkerdozenaantal 20
Netwerkkabelsaantal 30
HDMI-kabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Sportmateriaal

Teamhesjesaantal 20
Spelersbadgesaantal 80
Scorekaartenaantal 100
Prijzenaantal 3
Toernooibekersaantal 3
Stopwatchesaantal 4
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Timerbord

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Ronde tafelkledenaantal 12
Richtingsbordenaantal 8

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format en de regels vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer onder meer de speelduur, tie-breakregels, pauzes, check-in en wat er gebeurt bij een technische storing.
Publiceer het wedstrijdschema pas nadat je aanmeldingen hebt gecontroleerd en deelnemers hebt bevestigd. Plan per wedstrijd extra wisseltijd voor het aansluiten, resetten en controleren van gamingstations.
Test het volledige netwerk op locatie, niet alleen de router en switches afzonderlijk. Sluit alle stations aan, controleer de netwerkkabels en speel minstens één volledige oefenronde met de wedstrijdsoftware.
Maak naast de hoofdapparatuur een concreet reserveplan. Houd een reservecomputer en reserveheadsets klaar en wijs één vrijwilliger aan die kabels, beeldschermen, microfoons en softwareproblemen opvangt.
Richt de ruimte in met een aparte registratietafel en duidelijke looproutes voor stroom- en netwerkkabels. Test beeldschermen, microfoons, projectie en geluid vóór de deelnemers arriveren en haal locatiesleutels tijdig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een e-sporttoernooi organiseren?: Leg de datum, locatie, format en regels bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Gebruik de resterende weken voor inschrijvingen, deelnemersbevestiging, prijzen en technische tests.
Hoeveel tijd heb je nodig om een e-sporttoernooi op te bouwen?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor tafels, stoelen, gamingstations, netwerk, stroom en beeld. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor een volledige technische test voordat de check-in begint.
Hoe test je het netwerk voor een e-sporttoernooi?: Sluit alle gamingcomputers via de geplande switches, router en netwerkkabels aan en test een volledige wedstrijd met alle stations tegelijk. Doe dit uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal een korte controle op de speeldag.
Hoe voorkom je vertraging tijdens een e-sporttoernooi?: Werk met een gepubliceerd schema, een vaste check-in en minstens 10 minuten wisseltijd per wedstrijd. Wijs daarnaast één wedstrijdleider en één technisch verantwoordelijke aan, zodat spelers niet zelf storingen hoeven op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.