Cómo organizar un torneo de e-sports sin fallos técnicos

Organizar un torneo de e-sports empieza mucho antes de encender los ordenadores. Primero fija la fecha y el lugar, define el formato y escribe unas reglas que todos puedan consultar. Después abre las inscripciones, confirma los participantes y publica un horario realista. La parte técnica necesita una prueba completa de red, pantallas, micrófonos y software antes del día del torneo; dejarla para la mañana del evento suele provocar retrasos difíciles de recuperar.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del torneo
2
Reservar el lugar
3
Definir el formato de la competición
2 personas
4
Redactar las reglas del torneo
2 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Colocar la promoción
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar participantes
2 personas
11
Publicar el horario de la competición
2 personas
12
Encargar premios
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Comprobar el equipo
2 personas
15
Probar la configuración de la red
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Recoger los premios
18
Recoger las llaves del recinto
19
Montar mesas
4 personas
20
Colocar las sillas
3 personas
21
Conectar las estaciones de juego
4 personas
22
Instalar red
3 personas
23
Instalar el software del concurso
2 personas
24
Probar las pantallas
2 personas
25
Probar los micrófonos
2 personas
26
Configurar el marcador
2 personas
27
Preparar la restauración
3 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Preparar los chalecos y las acreditaciones
2 personas

Evento

30
Recepción de participantes
3 personas
31
Registrar equipos
3 personas
32
Dar la reunión inicial
2 personas
33
Dirigir la ronda preliminar
4 personas
34
Procesar los resultados
2 personas
35
Servir el almuerzo
3 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Reponer los aperitivos
2 personas
38
Coordinar las semifinales
4 personas
39
Coordinar la final
4 personas
40
Entregar premios
2 personas
41
Despedida de los participantes
2 personas

Seguimiento

42
Apagar el equipo
3 personas
43
Desmontar el equipo
4 personas
44
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
45
Recoger la basura
3 personas
46
Lavar la vajilla
2 personas
47
Limpiar el lugar
4 personas
48
Recoger objetos perdidos
49
Devolver el equipo
2 personas
50
Devolver las llaves del recinto
51
Publicar los resultados y las fotos
2 personas
52
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 45
Mesa de registro
Papeleracant. 6

Equipo

Ordenadores para gamingcant. 16
Monitores gamingcant. 16
Teclados gamingcant. 16
Ratones gamingcant. 16
Auriculares gamingcant. 16
Auriculares de repuestocant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Tabla de mezclas
Switches de redcant. 3
Router
Ordenador de reservacant. 2
Regletascant. 20
Cables de redcant. 30
Cables HDMIcant. 8
Enrollacablescant. 6
Canaletas para cablescant. 12

Material deportivo

Petos de equipocant. 20
Credenciales de los jugadorescant. 80
Tarjetas de puntuacióncant. 100
Premioscant. 3
Copas del torneocant. 3
Cronómetroscant. 4
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Panel del cronómetro

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarracant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharones de servircant. 6

Decoración

Banners del torneocant. 4
Manteles redondoscant. 12
Señales direccionalescant. 8

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato y las reglas antes de abrir el formulario de inscripción. Indica cuántos jugadores o equipos admite el torneo, cómo se resuelven los empates y qué ocurre si alguien llega tarde.
Haz una prueba técnica completa al menos 48 horas antes. Conecta las estaciones de juego, instala el software del concurso y comprueba la red con todos los equipos funcionando a la vez.
Publica el horario cuando las inscripciones estén confirmadas, no antes. Reserva entre 10 y 15 minutos de margen por ronda para cambios de equipo, incidencias y resultados.
Prepara un equipo de reserva y auriculares de repuesto. Un fallo de teclado, ratón o auriculares puede detener una partida; asigna también a una persona para registrar las puntuaciones y otra para resolver incidencias técnicas.
Recoge las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y encarga los premios con antelación. Recoger las copas o premios el mismo día deja poco margen si falta una pieza o el pedido se retrasa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de e-sports?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar un recinto, promocionar el torneo y encargar premios. Deja cerradas las inscripciones y el horario al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que probar la red de un torneo de e-sports?: Haz una prueba completa como mínimo 48 horas antes y repítela al montar las estaciones. Comprueba que todos los ordenadores se conectan a la vez y que los cables y switches alcanzan cada puesto.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un torneo de e-sports?: Calcula al menos 1 persona para el registro, 1 responsable técnico y 1 árbitro o coordinador por cada 8 a 10 equipos. Añade una persona de apoyo si hay varias zonas de juego o más de 32 participantes.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un torneo de e-sports?: Reserva entre 3 y 4 horas para montar mesas, sillas, estaciones de juego, red, pantallas y sonido. Haz la prueba final al menos 60 minutos antes de la primera partida.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.