Organiser un tournoi d’e-sport sans mauvaise surprise

Commencez par fixer la date, le lieu et le format avant d’ouvrir les inscriptions. Les règles, le nombre de joueurs et le déroulement des matchs déterminent ensuite le matériel, le réseau et le nombre de bénévoles nécessaires. Prévoyez une phase de tests séparée du montage : une connexion instable ou un écran oublié peut bloquer tout le tournoi. Le jour J, gardez une personne dédiée aux résultats et une autre au support technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Réserver le lieu
3
Définir le format de la compétition
2 personnes
4
Établir les règles du tournoi
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Installer la promotion
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les participants
2 personnes
11
Publier le programme des matchs
2 personnes
12
Commander les prix
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Vérifier l'équipement
2 personnes
15
Tester la configuration réseau
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Récupérer les prix
18
Récupérer les clés du lieu
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Brancher les postes gaming
4 personnes
22
Mettre en place le réseau
3 personnes
23
Installer le logiciel de compétition
2 personnes
24
Tester les écrans
2 personnes
25
Tester les microphones
2 personnes
26
Régler le tableau d’affichage
2 personnes
27
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Préparer les gilets et badges
2 personnes

Événement

30
Accueillir les participants
3 personnes
31
Enregistrer les équipes
3 personnes
32
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
33
Encadrer les éliminatoires
4 personnes
34
Traiter les résultats
2 personnes
35
Servir le déjeuner
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
38
Encadrer les demi-finales
4 personnes
39
Encadrer la finale
4 personnes
40
Remettre les prix
2 personnes
41
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

42
Éteindre l’équipement
3 personnes
43
Démonter l’équipement
4 personnes
44
Remettre le mobilier en place
4 personnes
45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Rassembler les objets trouvés
49
Retourner le matériel
2 personnes
50
Restituer les clés du lieu
51
Publier les résultats et les photos
2 personnes
52
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateurs gamingqté 16
Écrans gamingqté 16
Claviers gamingqté 16
Souris gamingqté 16
Casques gamingqté 16
Casques de réserveqté 4
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Tableau de mélange
Switches réseauqté 3
Routeur
Ordinateur de secoursqté 2
Multiprisesqté 20
Câbles réseauqté 30
Câbles HDMIqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Matériel de sport

Chasubles d’équipeqté 20
Badges des joueursqté 80
Fiches de scoreqté 100
Prixqté 3
Coupes du tournoiqté 3
Chronomètresqté 4
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Panneau de chronométrage

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Nappes rondesqté 12
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant de créer le formulaire d’inscription : indiquez le nombre d’équipes, le système d’élimination et le nombre de matchs prévus. Cela évite de devoir modifier les inscriptions ensuite.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et de publier le programme des matchs.
Testez le réseau et chaque poste gaming au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les multiprises, les casques de réserve et l’ordinateur de secours.
Réservez 60 à 90 minutes pour l’installation le jour J : tables, chaises, postes, réseau, logiciel de compétition, projection et son doivent être testés avant l’arrivée des joueurs.
Préparez les résultats sur des fiches de score et désignez un responsable du classement. Prévoyez au moins un bénévole pour 8 à 10 joueurs afin de limiter les retards entre les matchs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’e-sport ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour un tournoi local. Ce délai permet de réserver le lieu, définir les règles, ouvrir les inscriptions, commander les prix et tester la configuration réseau.
Quand publier le programme des matchs ?: Publiez le programme 3 à 5 jours avant le tournoi, après confirmation des participants. Gardez une marge pour remplacer un désistement sans refaire toute l’organisation.
Combien de postes gaming faut-il prévoir pour un tournoi ?: Prévoyez un poste par joueur qui joue simultanément, puis ajoutez au moins un ordinateur de secours. Pour 16 joueurs sur 8 postes, un poste de remplacement limite fortement les interruptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi d’e-sport ?: Comptez environ un bénévole pour 8 à 10 joueurs, avec au moins une personne dédiée au réseau et une autre aux résultats. Pour 32 joueurs, prévoyez donc 4 bénévoles, en plus du responsable général.

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