Checklist voor een circulaire markt organiseren
Een circulaire markt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en standhouders regelen. Je werkt toe naar een duidelijke marktindeling, verwerkt aanmeldingen, plant workshops en zorgt dat stroom, afval en veiligheid kloppen. Begin met concept, locatie en datum en leg daarna de praktische afspraken vast. Deze checklist helpt je de 76 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste bevestigingen tot de plattegrond, naambadges en het draaiboek voor de marktdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Marktconcept vastleggen
2 personen
Locatie en datum bevestigen
Marktindeling tekenen
2 personen
Benodigde vergunningen aanvragen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders selecteren
2 personen
Standhouders bevestigen
Standhoudersinformatie versturen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten publiceren
Persbericht versturen
Workshopbegeleiders bevestigen
Workshops inplannen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Marktkramen reserveren
Afvalinzameling afstemmen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Weerscenario voorbereiden
2 personen
Route en parkeerinformatie maken
Plattegrond en programma drukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Workshopmateriaal sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Telefoons en accu's opladen
Terrein leegmaken
3 personen
Tenten en kramen opbouwen
8 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Event
Standhouders ontvangen
4 personen
Standhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
Infobalie bemannen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Marktomroep verzorgen
Foto's maken
Toiletten controleren
2 personen
Voorraad aanvullen
2 personen
Herbruikbaar servies innemen
2 personen
Standhouders uitzwaaien
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kassa en documenten veiligstellen
2 personen
Nazorg
Marktkramen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen drogen en opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Foto's en bestanden opslaan
Bedankbericht versturen
Standhouders nabellen
2 personen
Borg en facturen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 6
- Marktkramenaantal 20
- Klaptafelsaantal 28
- Klapstoelenaantal 50
- Biertafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 28
- Kunststof krattenaantal 30
- Houten palletsaantal 12
- Kledingrekkenaantal 8
- Kledinghangersaantal 100
- Spiegelsaantal 6
- Opbergmandenaantal 20
- Presentatieroostersaantal 10
- Grondzeilenaantal 8
Apparatuur
- Mobiele geluidsbox
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
- Oplaadbare accu'saantal 6
- Digitale weegschaalaantal 2
- Kledingstomer
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Schenkkannenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 300
- Herbruikbare koffiebekersaantal 200
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbaar bestekaantal 300
- Theelepelsaantal 100
- Dienbladenaantal 8
Decoratie
- Krijtbordenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 24
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Plantenaantal 20
- Kledinghoezenaantal 30
- Kabelbindersaantal 200
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 8
- Oplaadbare lantaarnsaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Stofblikkenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 30
- Dweilenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalbakken met dekselaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Afzethekkenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Antislipmattenaantal 12
Communicatie
- Klembordenaantal 8
- Naambadgesaantal 60
- Pennenaantal 40
- Papiertapeaantal 12
- Stiftenaantal 24
- Printpapieraantal 500
- Plattegrondenaantal 300
- Programmaflyersaantal 300
Sportmateriaal
- Workshopgereedschapaantal 8
- Naaisetjesaantal 10
- Plantenpottenaantal 30
- Werkhandschoenenaantal 30
- Knutselmattenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de marktindeling voordat je standhouders definitief bevestigt. Reserveer ruimte voor looproutes, workshops, stroompunten, afvalinzameling en eventuele partytenten; anders past de opstelling op de dag zelf vaak niet.
- Stuur standhoudersinformatie uiterlijk twee weken vooraf. Vermeld daarin opbouwtijd, toegestane materialen, parkeer- en routegegevens, beschikbare stroom en wat zij zelf moeten meenemen.
- Plan workshops niet alleen op inhoud, maar ook op capaciteit en doorloop. Zet per workshop een begeleider, starttijd en plek op de plattegrond en controleer vooraf of een mobiele geluidsbox of draadloze microfoon nodig is.
- Maak een apart weerscenario zodra de datum vaststaat. Leg vast wanneer je partytenten, grondzeilen en extra bescherming inzet en wie beslist over verplaatsen, inkorten of annuleren.
- Controleer stroom en catering minimaal één week voor de markt. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudkannen en andere apparatuur bij elkaar op, test verlenghaspels en stekkerdozen en wijs iemand aan voor toezicht tijdens de opening.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een circulaire markt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor locatie en vergunningen, het werven en selecteren van standhouders, workshops, vrijwilligers en communicatie.
- Wanneer moet ik standhouders bevestigen voor een circulaire markt?
- Bevestig standhouders uiterlijk 4 weken voor de markt. Verstuur de volledige praktische informatie daarna uiterlijk 2 weken vooraf, zodat zij op tijd kunnen reageren op opbouw, stroom en bereikbaarheid.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een circulaire markt?
- Plan minimaal 3 uur opbouwtijd voor marktkramen, tafels, bewegwijzering, workshops en technische middelen. Reserveer daarnaast 30 tot 60 minuten voor een veiligheidsronde en controle van de plattegrond.
- Wanneer regel ik vergunningen voor een circulaire markt?
- Start met vergunningen zodra locatie en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct en wacht niet tot de uitnodigingen al verstuurd zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!