Zo organiseer je een duathlon zonder losse eindjes
Begin met het parcours en de datum, niet met de inschrijvingen. Een duathlon vraagt om een vaste volgorde: eerst route, locatie, vergunningen en veiligheid; daarna deelnemers, vrijwilligers en tijdwaarneming. Reserveer vroeg wat op de wedstrijddag nodig is, zoals fietsenrekken, dranghekken, portofoons en EHBO. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en briefen. Zo voorkom je dat routepijlen ontbreken, startnummers door elkaar liggen of verkeersregelaars pas op het laatste moment weten waar ze moeten staan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 6
Inschrijfformulier openen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Inschrijvingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Verkeersregelaars indelen
2 personen
- 12
EHBO reserveren
- 13
Tijdwaarneming reserveren
- 14
Huurmaterialen reserveren
- 15
Medewerkersbriefing maken
2 personen
- 16
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 17
Startnummers toewijzen
2 personen
- 18
Startlijst afdrukken
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Startnummers sorteren
2 personen
- 22
Fietsenrek controleren
2 personen
- 23
Parcours controleren
3 personen
- 24
Routepijlen voorbereiden
2 personen
- 25
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Event
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Terrein veiligheidsronde lopen
3 personen
- 28
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
- 29
Tenten opbouwen
4 personen
- 30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 31
Fietsenrekken plaatsen
3 personen
- 32
Wisselzone afzetten
4 personen
- 33
Parcours bewegwijzeren
6 personen
- 34
Verkeersposten bemannen
8 personen
- 35
Drinkposten inrichten
4 personen
- 36
Tijdwaarneming installeren
3 personen
- 37
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
- 38
Inschrijftafel inrichten
3 personen
- 39
Deelnemers aanmelden
4 personen
- 40
Startpakketten uitdelen
3 personen
- 41
Fietshelmen controleren
2 personen
- 42
Kleedruimte aanwijzen
- 43
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 44
Deelnemersbriefing geven
2 personen
- 45
Startvak vullen
3 personen
- 46
Duathlon laten starten
4 personen
- 47
Eerste loopronde begeleiden
8 personen
- 48
Fietsronde begeleiden
10 personen
- 49
Tweede loopronde begeleiden
8 personen
- 50
Drinkpost bemannen
4 personen
- 51
Wisselzone bewaken
3 personen
- 52
Rondegegevens registreren
2 personen
- 53
Deelnemers opvangen
4 personen
- 54
Medaille en water uitdelen
3 personen
- 55
Dranken bijvullen
3 personen
- 56
Hapjes serveren
3 personen
- 57
Finishregistratie afsluiten
2 personen
- 58
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
- 59
Prijsuitreiking houden
3 personen
- 60
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
- 61
Parcours afzetten beëindigen
6 personen
Nazorg
- 62
Start- en finishgebied opruimen
5 personen
- 63
Wisselzone opruimen
4 personen
- 64
Afval verzamelen
4 personen
- 65
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Koelboxen legen
2 personen
- 68
Locatie schoon opleveren
4 personen
- 69
Materialen inventariseren
2 personen
- 70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 71
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
- 72
Uitslagen publiceren
2 personen
- 73
Deelnemersbericht versturen
- 74
Startnummers en afval afvoeren
2 personen
- 75
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Fietsenrekkenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 150
- Startnummerbandenaantal 150
- Veiligheidsspeldenaantal 400
- Pionnenaantal 80
- Routepijlenaantal 100
- Dranghekkenaantal 30
- Afzetlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Handstempelsaantal 4
- Medaillelintenaantal 150
- Finishmedaillesaantal 150
- Bekerprijzenaantal 6
- Klembordenaantal 12
- Stopwatchesaantal 8
- Fietspompenaantal 3
- Basis fietsgereedschapaantal 3
- Reserve binnenbandenaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Verkeersvlaggenaantal 12
Apparatuur
- Tijdwaarnemingssysteem
- Laptopaantal 2
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Printer
- Printerpapieraantal 500
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Waterkannenaantal 12
- Schenkbekersaantal 24
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
Decoratie
- Bannersaantal 8
- Pijlbordenaantal 20
- Startfinishdoek
- Tafelkledenaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg eerst het parcours, de wisselzone en de start- en finishlocatie vast. Controleer de route opnieuw in de laatste week en bereid routepijlen, pionnen, verkeerskegels en afzetmateriaal per deeltraject voor.
- Vraag vergunningen aan en controleer de verzekering voordat je inschrijvingen opent. Plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding, omdat wijzigingen in het parcours direct gevolgen kunnen hebben voor verkeersregelaars en dranghekken.
- Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdreglement, de maximale capaciteit en de praktische deelnemersinformatie klaarstaan. Wijs startnummers uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd toe en sorteer ze per startvak of alfabetische lijst.
- Plan vrijwilligers per taak en geef medewerkers uiterlijk 24 uur vooraf een briefing. Zet verkeersregelaars, EHBO, tijdwaarneming en wisselzonebegeleiding met duidelijke contactpersonen en portofoons in een apart overzicht.
- Gebruik de laatste 48 uur voor een fysieke controle: fietsenrekken, fietspompen, reserve binnenbanden, EHBO-materiaal, geluidsinstallatie en tijdwaarnemingssysteem. Controleer ook de weersverwachting en leg vast wie bij slecht weer een beslissing neemt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een duathlon organiseren?
- Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleine duathlon. In die periode regel je het parcours, de locatie, vergunningen, verzekering, EHBO, tijdwaarneming en vrijwilligers voordat je de inschrijving opent.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een duathlon?
- Plan minimaal één vrijwilliger per bemand kruispunt of controlepunt, plus aparte mensen voor start, finish, wisselzone, inschrijving en bevoorrading. Maak de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig alle diensten 24 uur voor de start.
- Wanneer moet je de deelnemersinformatie versturen?
- Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de duathlon. Vermeld daarin het parcours, de starttijd, startnummerprocedure, wisselzone, fietsparkeren, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Wat controleer je op de dag voor een duathlon?
- Controleer 24 uur vooraf het parcours, de routepijlen, fietsenrekken, afzettingen, EHBO-materialen, portofoons en het tijdwaarnemingssysteem. Sorteer daarnaast de startnummers en leg de briefing voor medewerkers klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!