Organiser un duathlon étape par étape

Un duathlon demande surtout une bonne coordination entre le parcours, la sécurité et les bénévoles. Commence par fixer la date et les deux segments de course, puis réserve le lieu et lance rapidement les démarches administratives. Les inscriptions, le chronométrage et les secours doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert à vérifier le balisage, les dossards, les vélos et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les signaleurs
2 personnes
12
Réserver les secours
13
Réserver le chronométrage
14
Réserver le matériel de location
15
Préparer le briefing des collaborateurs
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
17
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
18
Imprimer la liste de départ
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
3 personnes
21
Trier les dossards
2 personnes
22
Vérifier le râtelier à vélos
2 personnes
23
Vérifier le parcours
3 personnes
24
Préparer les flèches de direction
2 personnes
25
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Faire la ronde de sécurité du site
3 personnes
28
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer les supports à vélos
3 personnes
32
Balisage de la zone de transition
4 personnes
33
Balisage du parcours
6 personnes
34
Tenir les postes de circulation
8 personnes
35
Installer les points d’eau
4 personnes
36
Installer le système de chronométrage
3 personnes
37
Installer le système de sonorisation
2 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
39
Inscrire les participants
4 personnes
40
Distribuer les kits de départ
3 personnes
41
Vérifier les casques de vélo
2 personnes
42
Désigner l’espace de change
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Faire le briefing des participants
2 personnes
45
Remplir la zone de départ
3 personnes
46
Lancer le duathlon
4 personnes
47
Encadrer la première course
8 personnes
48
Animer le tour à vélo
10 personnes
49
Encadrer le deuxième passage
8 personnes
50
Tenir le poste de ravitaillement en eau
4 personnes
51
Surveiller la zone de transition
3 personnes
52
Enregistrer les données du tour
2 personnes
53
Accueillir les participants
4 personnes
54
Distribuer les médailles et l'eau
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Clôturer l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes
58
Préparer la remise des prix
3 personnes
59
Organiser la remise des prix
3 personnes
60
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
61
Terminer le balisage du parcours
6 personnes

Suivi

62
Ranger la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
63
Ranger la zone de relais
4 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Vider les glacières
2 personnes
68
Remettre le lieu propre
4 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger les courses restantes
2 personnes
72
Publier les résultats
2 personnes
73
Envoyer le message aux participants
74
Évacuer les dossards et les déchets
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Épingles de sûretéqté 400
Cônesqté 80
Flèches de directionqté 100
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Tampons manuelsqté 4
Rubans de médailleqté 150
Médailles de finisherqté 150
Prix des gobeletsqté 6
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 8
Pompes à véloqté 3
Outillage vélo de baseqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Drapeaux de circulationqté 12

Équipement

Système de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 500

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 12
Gobelets de serviceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Bâche de départ-arrivée
Nappesqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Définis le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : indique clairement les distances, les zones de transition et les points où des signaleurs seront nécessaires. Vérifie ensuite chaque portion sur place, idéalement à deux reprises.
Lance les demandes d’autorisation et d’assurance au moins 8 à 12 semaines avant l’épreuve. Un parcours qui emprunte une route ou un espace public peut nécessiter plusieurs validations, même pour une course d’une seule journée.
Prévois un responsable pour chaque zone : départ, transition, parcours vélo, course à pied, arrivée et ravitaillement. Avec un briefing de 20 à 30 minutes le matin, les bénévoles savent qui appeler en cas de coureur en difficulté.
Ferme les inscriptions assez tôt pour produire les numéros de départ et la liste de départ sans précipitation. Envoie les consignes aux participants au moins 5 jours avant, avec l’horaire, le retrait des dossards, le stationnement et les règles de transition.
La veille, teste le système de chronométrage, les talkies-walkies et la sonorisation, puis installe les flèches, cônes et barrières. Garde une pompe, des chambres à air et un outillage vélo de base près de la zone de transition pour les incidents rapides.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un duathlon ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines pour un duathlon local, et davantage si le parcours nécessite des autorisations de voirie. Les secours, le chronométrage et le matériel de location doivent être réservés dès que la date et le parcours sont fixés.
Quand ouvrir les inscriptions pour un duathlon ?: Ouvre-les idéalement 6 à 8 semaines avant la course, une fois le règlement, les distances et les conditions de participation validés. Cela te laisse le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les demandes particulières.
Combien de bénévoles faut-il pour un duathlon ?: Le nombre dépend du parcours, mais compte au minimum un responsable par zone et un signaleur à chaque point présentant un risque ou un croisement. Établis la répartition 2 à 3 semaines avant, puis confirme les horaires avec chaque bénévole la semaine de l’épreuve.
Quand préparer le matériel et le balisage d’un duathlon ?: Trie les dossards, vérifie les vélos et rassemble le petit matériel 2 à 3 jours avant. Installe le balisage et contrôle le parcours la veille, puis refais une vérification rapide le matin avant l’arrivée des participants.

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