Cómo organizar un duatlón sin dejar cabos sueltos

Un duatlón necesita una secuencia clara: primero se fijan la fecha y el recorrido, después se tramitan permisos, seguro y servicios, y solo entonces se abren las inscripciones. El recorrido debe revisarse con tiempo para colocar flechas, conos y controles sin improvisar. También tendrás que coordinar voluntarios, tráfico, primeros auxilios y cronometraje. Esta guía reúne los puntos que suelen retrasarse y los preparativos que más se olvidan antes de la salida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Solicitar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Procesar las inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
12
Reservar primeros auxilios
13
Reservar el cronometraje
14
Reservar el material de alquiler
15
Preparar la reunión informativa del personal
2 personas
16
Enviar información a los participantes
2 personas
17
Asignar números de dorsal
2 personas
18
Imprimir la lista de salida
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Hacer la compra
3 personas
21
Ordenar los dorsales
2 personas
22
Comprobar el portabicicletas
2 personas
23
Revisar el recorrido
3 personas
24
Preparar las flechas de ruta
2 personas
25
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Hacer la ronda de seguridad del recinto
3 personas
28
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
29
Montar tiendas
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Instalar aparcabicicletas
3 personas
32
Delimitar la zona de transición
4 personas
33
Señalizar el recorrido
6 personas
34
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
35
Montar los puntos de bebidas
4 personas
36
Instalar el cronometraje
3 personas
37
Instalar el sistema de sonido
2 personas
38
Montar la mesa de inscripciones
3 personas
39
Inscribir participantes
4 personas
40
Repartir los kits de inicio
3 personas
41
Comprobar los cascos de bicicleta
2 personas
42
Asignar vestuario
43
Preparar café y té
2 personas
44
Dar la información a los participantes
2 personas
45
Preparar la zona de salida
3 personas
46
Dar la salida al duatlón
4 personas
47
Acompañar la primera ronda de carrera
8 personas
48
Guiar la ruta en bici
10 personas
49
Guiar la segunda ronda de la caminata
8 personas
50
Atender el punto de bebidas
4 personas
51
Vigilar la zona de transición
3 personas
52
Registrar los datos de la ronda
2 personas
53
Recibir a los participantes
4 personas
54
Repartir medallas y agua
3 personas
55
Rellenar las bebidas
3 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Cerrar el registro de llegada
2 personas
58
Preparar la entrega de premios
3 personas
59
Celebrar la entrega de premios
3 personas
60
Despedir a los participantes
3 personas
61
Terminar de delimitar el recorrido
6 personas

Seguimiento

62
Limpiar la zona de salida y meta
5 personas
63
Limpiar la zona de transición
4 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Vaciar neveras portátiles
2 personas
68
Dejar el recinto limpio
4 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
72
Publicar los resultados
2 personas
73
Enviar mensaje a los participantes
74
Retirar los dorsales y los residuos
2 personas
75
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Portabicicletascant. 12
Papeleracant. 8

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Brazaletes con número de salidacant. 150
Imperdiblescant. 400
Conoscant. 80
Flechas de rutacant. 100
Vallas de control de multitudescant. 30
Cinta de balizamientocant. 12
Conos de tráficocant. 30
Sellos de manocant. 4
Cintas de medallacant. 150
Medallas de metacant. 150
Premios en copacant. 6
Portapapelescant. 12
Cronómetroscant. 8
Bombas de bicicletacant. 3
Herramientas básicas de bicicletacant. 3
Cámaras de aire de repuestocant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Banderas de tráficocant. 12

Equipo

Sistema de cronometraje
Portátilcant. 2
Teléfonos móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Impresora
Papel para impresoracant. 500

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Jarras de aguacant. 12
Jarras de serviciocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Bannerscant. 8
Carteles direccionalescant. 20
Lona de salida y meta
Mantelescant. 10

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recorrido antes de publicar la inscripción. Reserva el lugar y solicita los permisos con varias semanas de margen, porque cualquier cambio de trazado puede afectar al seguro y al control del tráfico.
Define en el reglamento las distancias, los cambios entre carrera y bicicleta, los horarios y las condiciones de participación. Envía esa información junto con la confirmación de inscripción, no solo el día anterior.
Calcula los puestos de voluntarios por tramo y asigna a cada regulador de tráfico una ubicación concreta. Convoca una reunión informativa al menos 3 días antes y entrega teléfonos, walkie-talkies y chalecos reflectantes.
Revisa el recorrido completo durante la semana de la prueba y vuelve a comprobarlo la víspera. Prepara las flechas, conos de tráfico, cinta de balizamiento y vallas siguiendo el sentido real de los participantes.
Cierra la lista de salida y los dorsales 24 horas antes. Separa el material de transición, cronometraje, primeros auxilios, bombas y herramientas de bicicleta en cajas identificadas para no buscarlo durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un duatlón?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, tramitar permisos, contratar primeros auxilios y cronometraje, reclutar voluntarios y abrir las inscripciones sin prisas.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de un duatlón?: Ábrelas cuando estén confirmados el recorrido, el reglamento, el seguro y los servicios básicos. Como referencia, suele funcionar mantenerlas abiertas entre 4 y 8 semanas y cerrar la lista entre 3 y 7 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un duatlón?: Depende del número de cruces y participantes, pero asigna como mínimo una persona por punto de tráfico y una persona por puesto de control. Añade un coordinador general y reserva un 10 % más de voluntarios para sustituciones.
¿Cuándo se prepara el material del recorrido?: Comprueba todo 2 o 3 días antes y coloca la señalización el mismo día solo cuando el recorrido esté despejado y autorizado. La revisión final debe hacerse entre 60 y 90 minutos antes de la salida.

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