Zo organiseer je een dronerace zonder verrassingen

Begin niet met het parcours, maar met de locatie en de veiligheidsvoorwaarden. Controleer eerst vergunningen, verzekering en vliegzones; leg daarna het wedstrijdformat vast en ontwerp het parcours binnen die grenzen. Vervolgens regel je deelnemers, vrijwilligers, timing en publieksinformatie. Test batterijlader, timingsoftware en geluidsinstallatie vóór de wedstrijddag. Met een duidelijke opbouw voorkom je dat technische problemen of onduidelijkheid over heats de race stilleggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Parcoursontwerp maken
2 personen
7
Vliegzones markeren
2 personen
8
Deelnemers uitnodigen
2 personen
9
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Startlijst samenstellen
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Omroeptekst voorbereiden
15
Wedstrijdreglement printen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Batterijladers testen
2 personen
18
Timingsoftware testen
2 personen
19
Geluidsinstallatie testen
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Drones en accu’s opladen
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
26
Tenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Parcours uitzetten
4 personen
29
Veiligheidsnetten plaatsen
4 personen
30
Publieksbarrières plaatsen
3 personen
31
Start- en finishlijn plaatsen
2 personen
32
Paddock inrichten
3 personen
33
Pilotenregistratie inrichten
2 personen
34
Timingapparatuur installeren
3 personen
35
Frequenties controleren
2 personen
36
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Drones technisch keuren
3 personen
40
Briefingteam instrueren
2 personen

Event

41
Registratie openen
3 personen
42
Pilotenbriefing geven
2 personen
43
Publiek ontvangen
3 personen
44
Open training begeleiden
4 personen
45
Wedstrijdregels toelichten
46
Kwalificatierondes begeleiden
6 personen
47
Tussenstanden publiceren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Accu’s veilig laden
2 personen
51
Parcours tussentijds controleren
3 personen
52
Finalisten bekendmaken
53
Finalerondes begeleiden
6 personen
54
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
55
Finale live aankondigen
56
Winnaars controleren
2 personen
57
Prijzen uitreiken
2 personen
58
Publiek uitgeleiden
3 personen
59
Verlichting controleren
2 personen
60
Drones uitschakelen
3 personen
61
Catering afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Parcours afbreken
4 personen
63
Veiligheidsnetten verwijderen
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Meubilair terugplaatsen
4 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Apparatuur drogen en opbergen
2 personen
72
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
73
Uitslagen online publiceren
74
Deelnemers bedanken
75
Foto’s en video’s delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 6
Paddocktafelsaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Racepoortenaantal 12
Markeringspionnenaantal 30
Startboog
Finishboog
Veiligheidsnettenaantal 180
Netbevestigingenaantal 40
Afzethekkenaantal 30
Lintenaantal 8
Startnummersaantal 40
Reservepropellersaantal 40
Reserveframesaantal 8
Schroevendraaiersetsaantal 6
Inbussleutelsetsaantal 6
Reparatiemattenaantal 6
Veiligheidsbrillenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Timingpoortenaantal 4
Timingcomputersaantal 2
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Wifi-router
Acculadersaantal 12
Laadkoffersaantal 4
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 4
Accuboxenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafonenaantal 2
Laptopspeakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Projectiescherm
Beamer

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Reservebatterijenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Podiumbordjesaantal 3
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie vroeg genoeg om vergunningen, verzekering en eventuele beperkingen te controleren voordat je deelnemers uitnodigt. Leg de goedgekeurde vliegzones daarna zichtbaar vast met pionnen, linten en afzethekken.
Ontwerp het parcours pas nadat het veiligheidsplan is opgesteld. Plaats racepoorten, start- en finishboog binnen het afgezette gebied en controleer of veiligheidsnetten en netbevestigingen alle relevante publieksrichtingen afschermen.
Plan de wedstrijddag achterwaarts vanaf de eerste heat. Geef deelnemers vooraf het reglement en de praktische informatie, maak een startlijst en wijs vrijwilligers toe voor registratie, veiligheid, techniek en omroep.
Test timingpoorten, timingcomputers, laptops, tablets en de wifi-router samen in de opstelling waarin je ze gebruikt. Doe dit vóór opening van de locatie; een losse test van elk apparaat laat verbindingsproblemen vaak onopgemerkt.
Laad drones en accu’s pas nadat de laadkoffers, acculaders en stekkerdozen veilig zijn aangesloten. Leg reservepropellers, reserveframes, schroevendraaiers, inbussleutels en reparatiematten klaar op één technische plek, zodat een kleine crash geen lange pauze veroorzaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dronerace organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen, verzekering en het wedstrijdformat. Nodig deelnemers en publiek pas uit zodra de veiligheidsvoorwaarden en wedstrijddatum bevestigd zijn.
Hoe maak je een veilig parcours voor een dronerace?: Baken vliegzones en publieksgebieden fysiek af en plaats veiligheidsnetten aan alle relevante kanten. Controleer het parcours minstens twee keer: bij het opbouwen en opnieuw vóór de eerste vlucht.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dronerace?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: registratie, veiligheid, techniek, timing en omroep. Bij een groter deelnemersveld plan je per extra 20 tot 30 deelnemers minstens 1 extra begeleider voor registratie of parcourscontrole.
Wanneer test je de timing en geluidsinstallatie?: Test timingsoftware, timingpoorten en geluidsinstallatie uiterlijk de dag vóór de race. Herhaal de volledige test op de wedstrijddag vóór de locatie opengaat, inclusief stroomvoorziening en netwerkverbinding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.