Organiser une course de drones sans perdre le fil

Une course de drones se prépare d’abord comme un dispositif de sécurité, puis comme une compétition. Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, avant de dessiner le parcours et de définir le format des manches. Les inscriptions, les bénévoles et le chronométrage viennent ensuite. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les filets, tester les chargeurs et le logiciel de timing, puis contrôler le site avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Définir le format de la compétition
2 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Créer le plan du parcours
2 personnes
7
Marquer les zones de décollage
2 personnes
8
Inviter les participants
2 personnes
9
Envoyer les invitations au public
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir la liste de départ
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Préparer le texte d’annonce
15
Imprimer le règlement du concours
16
Envoyer les informations aux participants
17
Tester les chargeurs de batteries
2 personnes
18
Tester le logiciel de timing
2 personnes
19
Tester le système de sonorisation
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Recharger les drones et les batteries
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
26
Monter les tentes
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Mettre en place le parcours
4 personnes
29
Installer des filets de sécurité
4 personnes
30
Installer les barrières pour le public
3 personnes
31
Installer les lignes de départ et d'arrivée
2 personnes
32
Aménager le paddock
3 personnes
33
Mettre en place l’enregistrement des pilotes
2 personnes
34
Installer le matériel de chronométrage
3 personnes
35
Vérifier les fréquences
2 personnes
36
Installer le système son
2 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
38
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
39
Contrôler techniquement les drones
3 personnes
40
Donner les consignes à l’équipe de briefing
2 personnes

Événement

41
Ouvrir l’inscription
3 personnes
42
Faire le briefing des pilotes
2 personnes
43
Accueillir le public
3 personnes
44
Animer l’entraînement ouvert
4 personnes
45
Expliquer les règles du match
46
Animer les tours de qualification
6 personnes
47
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Charger les batteries en toute sécurité
2 personnes
51
Contrôler le parcours en cours de route
3 personnes
52
Annoncer les finalistes
53
Encadrer les tours finaux
6 personnes
54
Répondre aux questions du public
2 personnes
55
Annoncer la finale en direct
56
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
57
Remettre les prix
2 personnes
58
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
59
Vérifier l'éclairage
2 personnes
60
Éteindre les drones
3 personnes
61
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

62
Démonter le parcours
4 personnes
63
Retirer les filets de sécurité
4 personnes
64
Éteindre l’équipement
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Remettre le mobilier en place
4 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
72
Rendre le matériel loué
2 personnes
73
Publier les résultats en ligne
74
Remercier les participants
75
Partager des photos et des vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tabourets de barqté 6
Tables de paddockqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Portiques de courseqté 12
Plots de balisageqté 30
Arche de départ
Arche d'arrivée
Filets de sécuritéqté 180
Fixations de filetqté 40
Barrières de sécuritéqté 30
Rubansqté 8
Numéros de départqté 40
Hélices de rechangeqté 40
Cadres de rechangeqté 8
Jeux de tournevisqté 6
Jeux de clés Allenqté 6
Tapis de réparationqté 6
Lunettes de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Portiques de chronométrageqté 4
Ordinateurs de chronométrageqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Routeur wifi
Chargeurs de batterieqté 12
Caisses de chargementqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 10
Enrouleurs électriquesqté 4
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Microphoneqté 2
Écran de projection
Vidéoprojecteur

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles de rechangeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafeqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Pince de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Bouilloiresqté 2

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux de scèneqté 3
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez les autorisations plusieurs semaines à l’avance. Demandez aussi les conditions de l’assurance : un parcours avec spectateurs et zones de vol ne se traite pas comme un simple entraînement.
Dessinez le parcours avant d’acheter ou de déplacer le matériel. Placez les portiques, les zones de décollage, les barrières et les filets de sécurité sur un plan, puis prévoyez un passage séparé pour les pilotes et le public.
Fermez les inscriptions au moins 3 jours avant la course pour établir une liste de départ lisible. Profitez-en pour recueillir les besoins alimentaires et envoyer aux participants les horaires, le règlement et les consignes d’accès.
Testez le chronométrage, le réseau Wi-Fi et la sonorisation la veille, puis refaites un essai sur place avant l’ouverture. Gardez des ordinateurs, tablettes et multiprises de secours : une panne de connexion peut bloquer toute une manche.
Rechargez les drones et les batteries avant l’arrivée des pilotes, mais ne regroupez pas toutes les batteries au même endroit. Installez une zone de charge surveillée, avec des caisses adaptées, et gardez hélices, cadres, tournevis et clés Allen pour les réparations rapides.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de drones ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et inviter les participants. Gardez les 3 derniers jours pour finaliser la liste de départ, les bénévoles et les informations pratiques.
Quand faut-il installer les filets et les barrières de sécurité ?: Installez-les avant toute mise sous tension et avant l’arrivée du public, idéalement 2 à 3 heures avant le premier vol. Contrôlez ensuite chaque fixation et laissez une zone tampon entre le parcours, les pilotes et les spectateurs.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de drones ?: Pour une petite course, prévoyez au moins 5 à 7 bénévoles : accueil, contrôle des pilotes, chronométrage, annonces, surveillance du parcours et assistance technique. Ajoutez 2 personnes si plusieurs manches se déroulent en parallèle.
Quand recharger les batteries des drones ?: Rechargez-les la veille et vérifiez leur état le matin de la course, au moins 2 heures avant l’ouverture. Testez chaque chargeur et prévoyez une zone de charge surveillée plutôt que de brancher toutes les multiprises au dernier moment.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.