Cómo organizar una carrera de drones sin perder el control

Una carrera de drones empieza mucho antes de colocar la línea de salida. Primero hay que reservar el recinto, comprobar permisos y seguro, y definir el formato de la competición. Después se diseña el recorrido, se separan las zonas de vuelo y se organiza la inscripción de participantes y público. La última fase consiste en probar el cronometraje, las baterías, el sonido y la alimentación eléctrica antes de abrir el lugar.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Definir el formato de la competición
2 personas
5
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
6
Elaborar el diseño del recorrido
2 personas
7
Marcar zonas de vuelo
2 personas
8
Invitar a los participantes
2 personas
9
Enviar invitaciones al público
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Elaborar la lista de salida
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Preparar el texto de megafonía
15
Imprimir el reglamento de la competición
16
Enviar información a los participantes
17
Probar los cargadores de baterías
2 personas
18
Probar el software de cronometraje
2 personas
19
Probar el sistema de sonido
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Hacer la compra
2 personas
22
Reunir los materiales
3 personas
23
Cargar drones y baterías
2 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
26
Montar tiendas
4 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Marcar el recorrido
4 personas
29
Colocar las redes de seguridad
4 personas
30
Colocar vallas para el público
3 personas
31
Colocar la línea de salida y meta
2 personas
32
Montar el paddock
3 personas
33
Configurar el registro de pilotos
2 personas
34
Instalar el equipo de cronometraje
3 personas
35
Comprobar las frecuencias
2 personas
36
Montar el sistema de sonido
2 personas
37
Preparar la restauración
3 personas
38
Colocar carteles y señalización
2 personas
39
Inspeccionar técnicamente los drones
3 personas
40
Instruir al equipo de briefing
2 personas

Evento

41
Abrir el registro
3 personas
42
Dar la sesión informativa a los pilotos
2 personas
43
Recibir al público
3 personas
44
Guiar el entrenamiento abierto
4 personas
45
Explicar las reglas del concurso
46
Guiar las rondas clasificatorias
6 personas
47
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Cargar las baterías de forma segura
2 personas
51
Comprobar el recorrido durante el trayecto
3 personas
52
Anunciar a los finalistas
53
Coordinar las rondas finales
6 personas
54
Responder preguntas del público
2 personas
55
Anunciar la final en directo
56
Comprobar a los ganadores
2 personas
57
Entregar premios
2 personas
58
Despedir al público
3 personas
59
Comprobar la iluminación
2 personas
60
Apagar los drones
3 personas
61
Cerrar catering
2 personas

Seguimiento

62
Desmontar el recorrido
4 personas
63
Retirar las redes de seguridad
4 personas
64
Apagar el equipo
3 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Desmontar las tiendas
4 personas
68
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Secar y guardar el equipo
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Publicar los resultados en línea
74
Agradecer a los participantes
75
Compartir fotos y vídeos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 50
Taburetes de barcant. 6
Mesas de paddockcant. 10
Papeleracant. 8

Material deportivo

Arcos de salidacant. 12
Conos de señalizacióncant. 30
Arco de salida
Arco de meta
Redes de seguridadcant. 180
Fijaciones de redcant. 40
Vallas de separacióncant. 30
Cintascant. 8
Dorsalescant. 40
Hélices de repuestocant. 40
Cuadros de repuestocant. 8
Juegos de destornilladorescant. 6
Juegos de llaves Allencant. 6
Colchonetas de reparacióncant. 6
Gafas de seguridadcant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 10
Linternascant. 6

Equipo

Puertas de cronometrajecant. 4
Ordenadores de cronometrajecant. 2
Portátilescant. 2
Tabletscant. 3
Router wifi
Cargadores de bateríacant. 12
Maletas de cargacant. 4
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Enrollacablescant. 4
Cajas de bateríascant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Megáfonoscant. 2
Altavoces para portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Pantalla de proyección
Proyector

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Baterías de repuestocant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Jarracant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Pinzas para servircant. 6
Bandejas de servircant. 10
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Teterascant. 2

Decoración

Banderas de la competicióncant. 12
Carteles para el escenariocant. 3
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 10

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el recinto, los permisos y el seguro. Haz estas comprobaciones antes de invitar a participantes o público, porque cualquier cambio de ubicación afecta al recorrido, las redes de seguridad y la instalación eléctrica.
Diseña el circuito pensando en la seguridad, no solo en la visibilidad. Marca las zonas de vuelo, fija las redes y coloca vallas, conos y cintas para que nadie pueda acercarse a la trayectoria de los drones.
Envía a los participantes toda la información con al menos 7 días de antelación. Incluye el formato de la competición, la hora de llegada, el reglamento, el sistema de salida y la información necesaria para preparar sus baterías.
Prueba el cronometraje y el sonido el día anterior o, como mínimo, 2 horas antes de la primera manga. Comprueba las puertas de cronometraje, los ordenadores, el router wifi, los portátiles, las tablets y el texto de megafonía.
Prepara repuestos y una zona de reparación antes de abrir el recinto. Ten a mano hélices, cuadros, destornilladores, llaves Allen, colchonetas, gafas de seguridad y guantes, y carga las baterías antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de drones?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el recinto y revisa permisos y seguro al principio; deja la lista de salida, las compras y las pruebas técnicas para la última semana.
¿Cuándo hay que enviar la información a los pilotos?: Envíala al menos 7 días antes de la carrera. La información debe incluir el formato, el reglamento, los horarios, el recorrido y cualquier indicación sobre baterías o zonas de preparación.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el cronometraje?: Haz una prueba completa el día anterior y repítela 2 horas antes de empezar. Comprueba las puertas de cronometraje, los ordenadores, la conexión wifi y el sistema de sonido en el propio recinto.
¿Qué se suele olvidar en una carrera de drones?: Suelen olvidarse los repuestos, las fijaciones de las redes y las regletas para la alimentación. Revisa estos elementos al menos 24 horas antes y prepara una zona de reparación con herramientas y protección para los asistentes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.