Zo organiseer je een drive-in bruiloft

Bij een drive-in bruiloft is de parkeerindeling de basis van het hele programma. Begin daarom met de locatie, vergunningen en een plattegrond waarop auto’s, ceremonie, catering en techniek passen. Daarna leg je de gastenlijst en aanmeldingen vast, zodat je stoelen, servies, hapjes en dranken kunt afstemmen op het definitieve aantal. Regel beeld en geluid ruim vooraf en werk de laatste week met bevestigde leveringen, weersverwachting en een duidelijke routebeschrijving.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Parkeerindeling maken
2 personen
7
Locatie reserveren
8
Vergunningen controleren
9
Catering reserveren
10
Fotograaf reserveren
11
Muziekrechten controleren
12
Weersverwachting volgen
13
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
14
Leveringen bevestigen
15
Routebeschrijving delen
16
Parkeerkaarten drukken
17
Programmakaarten drukken
18
Naamkaartjes maken
2 personen
19
Muziek afspeellijst samenstellen
20
Ceremoniescript printen
21
Trouwboeket ophalen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Taart ophalen
26
Locatie inspecteren
2 personen
27
Parkeerterrein uitzetten
3 personen
28
Verkeersborden plaatsen
2 personen
29
Stroompunten controleren
2 personen
30
Partytenten opbouwen
5 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Ceremonieplek inrichten
3 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Lichtkettingen ophangen
3 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Buffettafels inrichten
3 personen
39
Servies klaarzetten
2 personen
40
Hapjes uitstallen
3 personen
41
Taarttafel inrichten
2 personen
42
Programma klaarleggen
43
Leveringen controleren
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

45
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
46
Gasten parkeren begeleiden
3 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Ceremonie begeleiden
3 personen
49
Muziek tijdens ceremonie afspelen
50
Fotohoek begeleiden
2 personen
51
Aperitief serveren
4 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Taart aansnijden
2 personen
58
Koffie en thee serveren
3 personen
59
Muziekprogramma verzorgen
60
Verlichting controleren
2 personen
61
Vertrekverkeer begeleiden
3 personen
62
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Bruikbare decoratie verzamelen
3 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Buffet opruimen
3 personen
67
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
68
Partytenten afbouwen
5 personen
69
Verlichting verwijderen
3 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval sorteren
2 personen
73
Koelboxen legen
2 personen
74
Geleende spullen verzamelen
2 personen
75
Apparatuur inpakken
2 personen
76
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
77
Restanten veilig opbergen
2 personen
78
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Ceremoniestoelenaantal 55
Tafelrokkenaantal 10
Tafellinnenaantal 10
Taarttafel
Garderoberek

Servies

Dinerbordenaantal 70
Gebaksbordjesaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinermessenaantal 70
Dinervorkenaantal 70
Taartvorkjesaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 5
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 6
Serveerplateausaantal 12
Taartsnijset
Fotocamera

Verlichting

Lichtkettingenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 8
Fotowand
Ringkussen
Welkomstbord
Menukaartenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Programmakaartenaantal 65
Parkeerkaartenaantal 60
Tafelnummersaantal 10
Kaarsenaantal 30
Kaarsenhoudersaantal 15
Confettiaantal 4
Lint voor autodecoratieaantal 6
Wasbare krijtbordenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Broodmandenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blikvangeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 8
Toiletpapieraantal 24
EHBO-doos
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de parkeerindeling voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer per auto een vaste plek en houd ruimte vrij voor een doorgang, leveranciers en gasten die uit de auto moeten stappen.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en verlengkabels uiterlijk één week vooraf op de locatie. Controleer ook of de stroomvoorziening de apparatuur en koffiezetapparaten tegelijk aankan.
Volg de weersverwachting vanaf zeven dagen voor de bruiloft en bepaal uiterlijk 48 uur vooraf wanneer je partytenten, tafels en oplaadbare lampen inzet of anders opstelt.
Gebruik de definitieve gastenlijst voor catering en servies. Tel per aanwezige gast de benodigde borden, glazen en bestek en houd een kleine reserve achter voor breuk of extra aanmeldingen.
Plan de laatste 24 uur niet vol met boodschappen en ophalen. Koel dranken, haal het boeket en de taart op en bevestig alle leveringen uiterlijk de dag ervoor, zodat de trouwdag zelf alleen nog opbouw en ontvangst overblijft.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een drive-in bruiloft te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor locatie, vergunningen, catering, fotograaf en techniek. Houd de laatste 7 dagen vrij voor de definitieve gastenlijst, weerscontrole en leveringsbevestigingen.
Hoe maak je een parkeerindeling voor een drive-in bruiloft?: Teken per auto één vaste plek en reserveer extra ruimte voor een ceremoniezone, catering, techniek en een vrije doorgang. Maak de indeling uiterlijk 3 weken vooraf en stuur de routebeschrijving en parkeerkaart tegelijk met de definitieve informatie.
Welke techniek heb je nodig voor een drive-in bruiloft?: Gebruik draadloze microfoons, luidsprekers, een mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen die passen bij de locatie. Test alles minimaal 7 dagen vooraf en regel een alternatief voor stroomuitval of regen.
Hoeveel drank en hapjes moet je voorzien op een drive-in bruiloft?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en stem de hapjes af op het definitieve aantal gasten. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en verzamel dieetwensen minstens 2 weken vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.