Een drakenbootrace organiseren: zo pak je het aan

Begin minstens drie maanden vooraf met datum, locatie en toestemming van de waterbeheerder. Leg daarna de drakenboten, veiligheidsboot, toezichthouders en EHBO vast; zonder die onderdelen kun je geen verantwoord programma maken. Werk vervolgens het wedstrijdreglement, de teamindeling en de deelnemersinformatie uit. Plan de laatste week voor controle van het weer, materiaal, terrein en route. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke briefing, waterdichte communicatie en een strak schema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
3
Waterbeheerder informeren
4
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
5
Drakenboten reserveren
6
Veiligheidsboot reserveren
7
Toezichthouders vastleggen
2 personen
8
EHBO-bezetting vastleggen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Teamindeling maken
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Wedstrijdschema afdrukken
18
Team- en bootlijsten afdrukken
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Route naar locatie controleren
23
Terrein inspecteren
3 personen
24
Afzettingen plaatsen
3 personen
25
Partytenten opbouwen
5 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Inschrijftafel inrichten
2 personen
28
Cateringbuffet inrichten
3 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Wedstrijdterrein markeren
4 personen
31
Boten en peddels controleren
3 personen
32
Reddingsmiddelen klaarleggen
3 personen
33
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

34
Registratiepost bemannen
3 personen
35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Teamnummers uitdelen
2 personen
37
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
38
Teams naar boten begeleiden
6 personen
39
Start eerste race begeleiden
8 personen
40
Tussenstanden registreren
2 personen
41
Teams veilig laten uitstappen
6 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes en lunch serveren
4 personen
44
Koffie en thee verzorgen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Publiek informeren
2 personen
47
Finalerace begeleiden
8 personen
48
Winnaars uitslag controleren
2 personen
49
Prijzen uitreiken
2 personen
50
Avondcatering serveren
4 personen
51
Verlichting inschakelen
2 personen
52
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

53
Boten uit het water halen
5 personen
54
Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
55
Catering opruimen
4 personen
56
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Terrein schoonmaken
5 personen
59
Tafels en stoelen inklappen
4 personen
60
Partytenten afbreken
5 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Materialen terugbrengen
3 personen
63
Huurmaterialen retourneren
2 personen
64
Gevonden voorwerpen verwerken
65
Foto’s en uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Drakenbotenaantal 4
Reserveboot
Peddelsaantal 48
Reservepeddelsaantal 8
Reddingsvestenaantal 60
Reddingsboeienaantal 6
Wedstrijdboeienaantal 24
Boeilijnenaantal 8
Startvlaggenaantal 4
Finishvlag
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 8
Waterdichte portofoonsaantal 8
Waterdichte opbergbakkenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Inschrijftafel
Podiumdelenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stroomaggregaat

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Teamvlaggenaantal 12
Bannersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Startnummersaantal 60
Medaillelintenaantal 60
Bekers voor winnaarsaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Gasbrandersaantal 2
Gasflessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 80
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Opvouwbare dweilenaantal 3
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunningen en meldingen direct na het vastleggen van de locatie, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Vraag ook de waterbeheerder om akkoord; die stap wordt vaak te laat gezet.
Reserveer naast de wedstrijdboten een reserveboot en reservepeddels. Controleer vóór het eerste team start of reddingsvesten, reddingsboeien, boeilijnen en wedstrijdboeien compleet en bruikbaar zijn.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Verstuur de teamindeling en deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, inclusief verzameltijd, route en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan op de wedstrijddag een veiligheidsbriefing vóór de eerste race en wijs per zone verantwoordelijken aan. Gebruik waterdichte portofoons en spreek korte meldingen af voor start, stop en incidenten.
Controleer het terrein en de stroomvoorziening één dag eerder. Test microfoon, luidsprekers, megafonen en verlichting; leg kabelhaspels en verlengkabels zo dat ze geen looproute kruisen en houd waterdichte opbergbakken bij de inschrijftafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een drakenbootrace organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met locatie, vergunningen en boten. Leg veiligheidsboot, toezichthouders en EHBO uiterlijk 8 weken voor de race vast, omdat deze capaciteit vaak beperkt beschikbaar is.
Welke vergunning heb je nodig voor een drakenbootrace?: Dat hangt af van de gemeente en het water, maar reken op een melding of vergunning voor het evenement en afstemming met de waterbeheerder. Neem hiervoor minimaal 10 tot 12 weken vooraf contact op en vraag welke stukken nodig zijn.
Hoeveel drakenboten heb je nodig voor een race?: Voor één race heb je minimaal één boot nodig, maar met twee boten kun je rechtstreeks tegen elkaar varen en een schema sneller uitvoeren. Plan daarnaast één reserveboot als uitval van materiaal het programma niet mag stilleggen.
Wat moet je op de dag zelf als eerste doen bij een drakenbootrace?: Controleer eerst het terrein, de afzettingen, de boeien en de veiligheidsmiddelen voordat deelnemers arriveren. Houd daarna een briefing voor vrijwilligers en toezichthouders en plan die minstens 30 minuten vóór de eerste start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.