Organiser une course de bateaux-dragons, étape par étape

Une course de bateaux-dragons se prépare d’abord comme un événement nautique, puis comme une compétition. Commence par bloquer la date et le plan d’eau, avant de lancer les autorisations, la sécurité et la réservation des bateaux. Les inscriptions, la composition des équipes et les besoins alimentaires viennent ensuite, avec des informations précises envoyées aux participants. La veille, vérifie la météo, refroidis les boissons et contrôle chaque élément du parcours et du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Informer le gestionnaire des eaux
4
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
5
Réserver les bateaux dragons
6
Réserver un bateau de sécurité
7
Mettre en place les superviseurs
2 personnes
8
Assurer la présence des secours
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Établir le règlement du concours
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir la répartition des équipes
2 personnes
15
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Imprimer le planning du match
18
Imprimer les listes des équipes et des bateaux
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
23
Inspecter le site
3 personnes
24
Installer les barrières
3 personnes
25
Monter les tentes de réception
5 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
29
Raccorder le matériel audio
2 personnes
30
Marquer le terrain de compétition
4 personnes
31
Vérifier les bateaux et les pagaies
3 personnes
32
Préparer les équipements de sauvetage
3 personnes
33
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

34
Assurer le poste d’inscription
3 personnes
35
Accueillir les participants
4 personnes
36
Distribuer les numéros d’équipe
2 personnes
37
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
38
Guider les équipes vers les bateaux
6 personnes
39
Encadrer le départ de la première course
8 personnes
40
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
41
Faire descendre les équipes en toute sécurité
6 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir les amuse-bouches et le déjeuner
4 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Informer le public
2 personnes
47
Encadrer la course finale
8 personnes
48
Vérifier les résultats des gagnants
2 personnes
49
Remettre les prix
2 personnes
50
Servir le catering du soir
4 personnes
51
Allumer l’éclairage
2 personnes
52
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

53
Sortir les bateaux de l'eau
5 personnes
54
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
55
Ranger le service traiteur
4 personnes
56
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer le site
5 personnes
59
Replier les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
5 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Rapporter le matériel
3 personnes
63
Retourner les matériels de location
2 personnes
64
Traiter les objets trouvés
65
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux-dragonsqté 4
Bateau de réserve
Pagaiesqté 48
Pagaies de rechangeqté 8
Gilets de sauvetageqté 60
Bouées de sauvetageqté 6
Bouées de compétitionqté 24
Lignes de bouéesqté 8
Drapeaux de départqté 4
Drapeau d'arrivée
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 8
Talkies-walkies étanchesqté 8
Bacs de rangement étanchesqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription
Éléments de podiumqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Mégaphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Groupe électrogène

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de départqté 60
Rubans de médailleqté 60
Trophées pour les gagnantsqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Nettoyage

Sacs poubelleqté 80
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillières pliablesqté 3
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque les autorisations plusieurs semaines avant la course : contacte le gestionnaire des eaux, prépare les déclarations nécessaires et finalise le plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions.
Prévois un bateau de sécurité distinct des bateaux de compétition, ainsi que des secours présents sur place. Attribue aussi des talkies-walkies étanches aux responsables situés sur l’eau et à terre.
Ne compose pas les équipes au dernier moment. Fixe une date limite d’inscription, recueille les besoins alimentaires et envoie ensuite à chaque participant son équipe, son bateau, son horaire et les consignes de sécurité.
Contrôle le parcours avant l’arrivée des participants : lignes de bouées, bouées de compétition, zone de départ et ligne d’arrivée doivent être installées et clairement visibles. Garde des pagaies de rechange et un bateau de réserve accessibles.
Prépare le site la veille ou tôt le matin : tentes d’accueil, table d’inscription, barrières, podium, sonorisation et alimentation électrique. Imprime le planning des manches et les listes des équipes et des bateaux en plusieurs exemplaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de bateaux-dragons ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour une course avec plusieurs équipes. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, réserver les bateaux et le bateau de sécurité, recruter les bénévoles et confirmer les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie les premières informations dès l’inscription, puis la répartition des équipes et des bateaux 7 à 10 jours avant la course. Transmets les dernières consignes météo, l’itinéraire et les horaires définitifs la veille ou le matin même.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de bateaux-dragons ?: Pour une petite course, prévois au minimum 10 à 15 bénévoles en plus des responsables nautiques et des secours. Répartis-les entre l’accueil, les barrières, les équipes de départ et d’arrivée, le ravitaillement et le rangement.
Que faut-il vérifier le matin d’une course de bateaux-dragons ?: Vérifie la météo, l’état du plan d’eau, les gilets de sauvetage, les bouées, les pagaies et les moyens de communication. Contrôle aussi les listes imprimées, le planning des manches, les boissons refroidies et l’accès des secours avant l’arrivée des équipes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.