Zo organiseer je een dorpskerstmarkt

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je kraamhouders uitnodigt. Werk daarna de marktindeling uit, leg stroompunten en looproutes vast en verzamel aanmeldingen op één plek. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, vrijwilligers en voorraad: van glühweinbekers en soepkommen tot kerstdecoratie. Plan verse producten, gekoelde dranken en kassageld niet op het laatste moment; juist daar ontstaan op de marktdag de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Leveranciers vastleggen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Stroompunten controleren
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Route en parkeerinformatie maken
14
Plattegrond en borden printen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Voorraad servies controleren
2 personen
17
Kerstdecoratie controleren
2 personen
18
Kramen en tenten bevestigen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Verse producten ophalen
2 personen
21
Dranken gekoeld zetten
2 personen
22
Soep voorbereiden
3 personen
23
Glühwein voorbereiden
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Kassageld klaarleggen
2 personen
26
Materialen per kraam sorteren
4 personen
27
Weersverwachting controleren
28
Opbouwteam ontvangen
2 personen
29
Terrein afzetten
3 personen
30
Kramen uitladen
6 personen
31
Partytenten opzetten
6 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
33
Stroom aansluiten
3 personen
34
Verlichting ophangen
4 personen
35
Versiering ophangen
4 personen
36
Kraamborden plaatsen
2 personen
37
Kassa inrichten
2 personen
38
Keukenpost inrichten
4 personen
39
Warme dranken klaarzetten
3 personen
40
Soep en brood klaarzetten
3 personen
41
Kraamhouders ontvangen
2 personen
42
Kraamhouders laten inrichten
3 personen
43
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Kassa bemannen
2 personen
47
Informatiepunt bemannen
2 personen
48
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Glühwein serveren
3 personen
51
Warme chocolademelk serveren
2 personen
52
Soep en brood serveren
3 personen
53
Hapjes aanvullen
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Licht en stroom controleren
59
Kraampjes afronden
2 personen
60
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Kraamhouders uitchecken
2 personen
63
Eten en drinken opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Versiering verwijderen
4 personen
67
Verlichting demonteren
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Tenten afbreken
6 personen
70
Terrein schoonmaken
5 personen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Opslagruimte schoonmaken
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Kraamplankenaantal 24
Tafelkleedklemmenaantal 48
Kassatafel
Informatietafel

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffielepelsaantal 80
Soepopscheplepelsaantal 6
Opscheptangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Dienbladenaantal 8
Afwasteilenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kunstsneeuwaantal 12
Tafelstukjesaantal 18
Kerstfigurenaantal 8
Rode lopersaantal 4
Kersttafellopersaantal 18
Naambordjesaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 18
Ledkaarsenaantal 40
Buitenlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Glühweinwarmersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Handmegafon
Betaalterminalsaantal 2
Oplaadstekkersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Kurketrekkersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Opslagbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 6
Blikvangersaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

Waarschuwingslintaantal 4
Afzetpaaltjesaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2

Papierwaren

Menukaartenaantal 20
Prijskaartjesaantal 100
Plattegrondenaantal 150
Pijlbordenaantal 20
Kassabonnenaantal 4
Pennenaantal 20
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Tie-wrapsaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je kramen bevestigt. Reserveer ruimte voor de kassatafel, informatietafel, stroomkabels, afval en een vrije looproute; bezoekers moeten niet tussen tafels en tenten door hoeven slalommen.
Bevestig kraamhouders en leveranciers uiterlijk twee weken vooraf schriftelijk. Noteer per deelnemer de benodigde tafelruimte, stroombehoefte, aankomsttijd en eventuele dieetwensen, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren.
Tel servies per verwachte bezoeker en niet alleen per tafel. Plan extra koffie- en glühweinbekers, soepkommen, besteksets en waterglazen voor minstens één wisselronde; afwas of aanvullen kost tijdens een druk uur tijd.
Maak één draaiboek voor opbouw, verkoop en afsluiting. Zet daarin ook wie de route- en parkeerborden plaatst, wie kassageld beheert en wie verse producten, gekoelde dranken, soep en glühwein controleert.
Zet decoratie en bewegwijzering klaar voordat de eerste bezoekers komen. Leg kerstbomen, slingers, kransen, tafelstukjes en rode lopers per zone klaar en print de plattegrond en borden minimaal één dag eerder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dorpskerstmarkt organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en marktindeling. Kraamhouders en leveranciers leg je uiterlijk 4 tot 6 weken voor de markt vast.
Welke vergunning heb je nodig voor een dorpskerstmarkt?: Dat hangt af van de gemeente, locatie, verkoop en het gebruik van tenten, muziek of openbare ruimte. Controleer de lokale regels minstens 8 weken vooraf en vraag na of ook een melding, verkeersplan of toestemming voor stroom en horeca nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dorpskerstmarkt?: Reken bij een kleine markt op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw, 2 voor eten en drinken, 1 voor de kassa en 1 voor informatie of toezicht. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting tijdens de hele markt op peil blijft.
Wanneer moet je eten en drinken voorbereiden voor een dorpskerstmarkt?: Haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder, afhankelijk van het product. Bereid soep, glühwein en hapjes gefaseerd voor: houdbare voorbereidingen kunnen de dag ervoor, gekoelde dranken zet je enkele uren voor opening koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.