Organiser un marché de Noël du village, étape par étape

Un marché de Noël de village se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et plan des stands doivent être verrouillés avant de contacter les exposants. Ensuite, ouvrez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et confirmez les fournisseurs. La dernière semaine sert surtout à répartir les bénévoles, imprimer les panneaux et contrôler le matériel. Le jour précédent, installez les tentes et les tables, préparez la soupe et le vin chaud, puis mettez les boissons au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Valider les fournisseurs
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
11
Confirmer les réservations
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Créer le trajet et les infos de parking
14
Imprimer le plan et les panneaux
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Vérifier le stock de vaisselle
2 personnes
17
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
18
Fixer les stands et les tentes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les produits frais
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer la soupe
3 personnes
23
Préparer le vin chaud
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer la caisse
2 personnes
26
Trier le matériel par stand
4 personnes
27
Vérifier les prévisions météo
28
Accueillir l'équipe de montage
2 personnes
29
Balisage du site
3 personnes
30
Décharger les stands
6 personnes
31
Installer les tentes de fête
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Brancher l’électricité
3 personnes
34
Installer l'éclairage
4 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Installer les panneaux de stand
2 personnes
37
Installer la caisse
2 personnes
38
Installer le poste cuisine
4 personnes
39
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
40
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
41
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
42
Laisser les exposants s’installer
3 personnes
43
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Tenir la caisse
2 personnes
47
Tenir le point d'information
2 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir du vin chaud
3 personnes
51
Servir du chocolat chaud
2 personnes
52
Servir la soupe et le pain
3 personnes
53
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
59
Finaliser les stands
2 personnes
60
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
63
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Retirer la décoration
4 personnes
67
Démonter l’éclairage
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
69
Démonter les tentes
6 personnes
70
Nettoyer le site
5 personnes
71
Rapporter le matériel
3 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Nettoyer l'espace de stockage
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Planches de standqté 24
Pinces à nappeqté 48
Table de caisse
Table d'information

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Tasses à vin chaudqté 150
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 100
Verres à eauqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 80
Louches à soupeqté 6
Pince de serviceqté 8
Thermosqté 8
Plateauxqté 8
Bacs à vaisselleqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Neige artificielleqté 12
Centres de tableqté 18
Personnages de Noëlqté 8
Tapis rougesqté 4
Chemins de table de Noëlqté 18
Badges nominatifsqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 18
Bougies LEDqté 40
Lampes d'extérieurqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réchauffeurs à vin chaudqté 3
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Mégaphone à main
Terminaux de paiementqté 2
Prises de rechargeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermoboxesqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de rangementqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 6
Éléments pharesqté 4
Balayette et pelleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Ruban de signalisationqté 4
Poteaux de délimitationqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2

Papeterie

Cartes de menuqté 20
Étiquettes de prixqté 100
Plansqté 150
Panneaux indicateursqté 20
Reçusqté 4
Stylosqté 20
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Sans cette validation, vous risquez de devoir modifier l’implantation ou de prévenir les exposants trop tard.
Dessinez l’implantation avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez l’emplacement des tentes, des stands, de la caisse et de la table d’information, puis notez les besoins en prises électriques et en accès.
Fixez une date limite d’inscription, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Demandez à chaque exposant ses besoins alimentaires et confirmez les réservations après vérification des informations.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par mission générale : comptez au minimum une personne pour la caisse, une pour l’information et une pour le service des boissons pendant les heures d’affluence.
Faites le contrôle final 24 à 48 heures avant : vaisselle, décoration, panneaux, courses et produits frais. Préparez la soupe, le vin chaud et les en-cas assez tôt pour garder du temps pour l’installation et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël de village ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour une organisation confortable. Les autorisations, les exposants et les fournisseurs doivent être confirmés au plus tard 3 à 4 semaines avant le marché.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les dès que la date, le lieu et l’implantation provisoire sont validés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Fermez les inscriptions environ 3 à 4 semaines avant afin de finaliser les stands et les besoins alimentaires.
Que préparer la veille d’un marché de Noël ?: Installez les tentes, les stands, les tables et la décoration la veille si le lieu est disponible. Préparez aussi la soupe, le vin chaud, les en-cas, la caisse et les boissons à mettre au frais dans les 24 heures précédant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au moins trois postes simultanés pendant les périodes chargées : caisse, information et service. Pour un marché de plusieurs heures, organisez des relais de 2 à 3 heures afin que chaque poste reste couvert sans épuiser les bénévoles.

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