Zo organiseer je een dorpsfeest zonder last-minute chaos

Begin een dorpsfeest niet met boodschappen, maar met datum, locatie en een haalbaar programma. Controleer daarna de vergunning en leg reserveringen, optredens en techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met één aanmeldlijst waarop ook dieetwensen en vrijwilligersdiensten staan. In de laatste week draait alles om bevestigen, testen en klaarzetten: van stroompunten en afvalpunten tot koeling, koffie en de geluidsinstallatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Vergunning controleren
4
Reserveringen maken
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Optredens bevestigen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Verse producten ophalen
2 personen
16
Materialen verzamelen
3 personen
17
Apparatuur testen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Groenten en fruit wassen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Terrein inspecteren
2 personen
24
Afvalpunten markeren
25
Stroompunten controleren
2 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Dranktafels inrichten
2 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Welkomstbord plaatsen
33
Lichtkettingen ophangen
3 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Muziek testen
2 personen
36
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
EHBO-koffer klaarzetten
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
42
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Aanmeldingen registreren
2 personen
45
Koffie en thee schenken
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
48
Spelronde begeleiden
3 personen
49
Muziek verzorgen
2 personen
50
Programma aankondigen
51
Optredens begeleiden
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
55
Servies inzamelen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten tussendoor schoonmaken
2 personen
58
Licht en stroom controleren
59
Laatste ronde aankondigen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
61
Muziek uitschakelen

Nazorg

62
Bederfelijke resten koelen
2 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
65
Partytenten afbreken
6 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
68
Spelmaterialen opruimen
2 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Keuken schoonmaken
3 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
73
Materialen sorteren
3 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
76
Afval afvoeren
2 personen
77
Verloren voorwerpen verzamelen
78
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Dranktafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Verlichting

Lichtkettingenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Sportmateriaal

Ballenaantal 8
Hoepelsaantal 6
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Touwtrektouw
Spelkaartenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffers
Brandblussersaantal 2
Afzetlintaantal 2
Kabelmattenaantal 6

Organisatie

Klapbordenaantal 6
Naamstickersaantal 120
Pennenaantal 20
Clipboardmappenaantal 6
Contantgeldkist
Pinapparaat
Portofoonsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 6 weken vooraf vast. Bevestig optredens, pauzes en opbouwtijden schriftelijk, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen en vrijwilligers tegelijk nodig hebt.
Controleer de vergunning direct na het kiezen van datum en locatie en reken op minimaal 4 tot 6 weken verwerkingstijd. Vraag ook na welke regels gelden voor geluid, tenten, afval en stroom.
Stuur uitnodigingen zodra programma en locatie definitief zijn en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest. Maak daarna één definitieve bezoekerslijst en verwerk dieetwensen apart voor de inkopen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs naast opbouw en bediening ook iemand aan voor geluid, afvalpunten, terreincontrole en het terugbrengen van materialen.
Test speakers, mengpaneel, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 dag vooraf. Controleer op de feestdag zelf eerst de stroompunten en houd oplaadbare batterijen als reserve bij de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dorpsfeest organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en programma. Reserveer optredens, materialen en apparatuur zodra die onderdelen definitief zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een dorpsfeest?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodra locatie en programma vaststaan. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest, zodat je inkopen en zitplaatsen kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dorpsfeest?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per taakpost en werk met diensten van 2 tot 3 uur. Zorg daarnaast voor 1 coördinator die tijdens het hele programma aanspreekbaar is.
Wanneer doe je de boodschappen voor een dorpsfeest?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel dranken tijdig en bereid hapjes pas nadat de definitieve bezoekerslijst bekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.