Ein Dorffest Schritt für Schritt organisieren

Ein Dorffest gelingt leichter, wenn du zuerst Rahmen und Ablauf festlegst und erst danach Einladungen, Einkäufe und Helfer planst. Bestätige Datum und Ort, prüfe Genehmigungen und reserviere benötigte Ausstattung frühzeitig. Anschließend folgen Programm, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. In der letzten Woche geht es um Besucherzahl, Verpflegung, Technik und Wetter. Am Festtag selbst brauchst du klare Zuständigkeiten für Aufbau, Buffet, Getränke, Auftritte und Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Genehmigung prüfen
4
Reservierungen vornehmen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Auftritte bestätigen
2 Personen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
3 Personen
15
Frische Produkte abholen
2 Personen
16
Materialien zusammenstellen
3 Personen
17
Geräte testen
2 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
4 Personen
21
Brötchen und Belag bereitstellen
3 Personen
22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
23
Gelände inspizieren
2 Personen
24
Abfallpunkte markieren
25
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
26
Partyzelte aufbauen
6 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Buffettische einrichten
3 Personen
30
Getränketische einrichten
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
4 Personen
32
Willkommensschild aufstellen
33
Lichterketten aufhängen
3 Personen
34
Musikanlage anschließen
2 Personen
35
Musik testen
2 Personen
36
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
37
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
39
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
40
Freiwillige einweisen
2 Personen
41
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
42
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

43
Besucher begrüßen
3 Personen
44
Anmeldungen erfassen
2 Personen
45
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
48
Spielrunde betreuen
3 Personen
49
Musik organisieren
2 Personen
50
Programm ankündigen
51
Auftritte betreuen
2 Personen
52
Buffet auffüllen
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
55
Geschirr einsammeln
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
58
Licht und Strom kontrollieren
59
Letzte Runde ankündigen
60
Besucher verabschieden
3 Personen
61
Musik ausschalten

Nachbereitung

62
Verderbliche Reste kühlen
2 Personen
63
Abfall sammeln
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
65
Partyzelte abbauen
6 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Beschallungsanlage aufräumen
2 Personen
68
Spielmaterial aufräumen
2 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Küche reinigen
3 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
73
Materialien sortieren
3 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
76
Abfall entsorgen
2 Personen
77
Fundsachen sammeln
78
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
GetränketischeAnz. 3
KlappstühleAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
Willkommensschild
KreidetafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Sportmaterial

BälleAnz. 8
ReifenAnz. 6
SpringseileAnz. 6
KegelAnz. 20
Tauziehseil
SpielkartenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MülleimerAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
AbsperrbandAnz. 2
KabelmattenAnz. 6

Organisation

KlapptafelnAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 120
StifteAnz. 20
KlemmbrettmappenAnz. 6
Bargeldkasse
Kartenterminal
FunkgeräteAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Verantwortliche spätestens 4 Wochen vorher fest. Bestätige Auftritte, teile Freiwillige in Schichten ein und notiere, wer Getränke, Buffet und Technik übernimmt.
Prüfe Genehmigungen und Reservierungen, bevor du Einladungen verschickst – idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Dorffest. So lassen sich Ort, Partyzelte, Tische und Stühle noch rechtzeitig sichern.
Schließe die Anmeldungen 7 Tage vorher und erstelle daraus eine endgültige Besucherliste. Erfasse dabei Ernährungswünsche, damit du Mengen für Snacks, Brötchen, Belag sowie Kaffee und Tee realistisch berechnen kannst.
Kaufe haltbare Lebensmittel und Getränke 2 bis 3 Tage vorher; frische Produkte holst du möglichst am Vortag ab. Kühlboxen, Kühlschränke und Getränke sollten am Festtag mindestens 2 Stunden vor Beginn einsatzbereit sein.
Plane den Aufbau mit einer Geländeprüfung am Veranstaltungstag. Kontrolliere Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Mikrofone, markiere Abfallpunkte und stelle Mehrweggeschirr an Buffet- und Getränketischen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Dorffest organisieren?: Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Programm, Einladungen und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Fest stehen.
Wann soll ich die Einladungen für ein Dorffest verschicken?: Verschicke die Einladungen ungefähr 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis 7 Tage vor dem Termin, damit du Einkauf und Sitzplätze anpassen kannst.
Wie viele Helfer braucht man für ein Dorffest?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Getränke, Buffet, Technik und Abbau. Bei größeren Besucherzahlen sind zusätzlich Helfer in 2- bis 3-Stunden-Schichten sinnvoll.
Wann müssen Getränke und Essen vorbereitet werden?: Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn und bereite Snacks, gewaschenes Obst und Gemüse sowie Brötchen und Belag am Veranstaltungstag vor. Frische Waren solltest du höchstens 1 Tag vorher abholen.

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