Een doopdienst organiseren: van inschrijving tot ontvangst

Begin met de kerk, de zaal en de lijst met doopkandidaten. Daarna leg je de datum vast, plan je het doopgesprek en verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en muziekkeuzes. Werk vervolgens de liturgie, het programma en de ceremoniebenodigdheden uit. In de laatste week controleer je vooral het doopregister, de certificaten, het geluid en de catering. Op de dag zelf houd je de kerkzaal en de ontvangst na afloop als twee aparte werkstromen aan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kerk en zaal reserveren
2
Doopkandidaten registreren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Doopgesprek inplannen
7
Liederen en liturgie vastleggen
2 personen
8
Muzikanten en voorganger bevestigen
9
Doopregister voorbereiden
10
Doopcertificaten invullen
11
Programma's afdrukken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Bloemstukken klaarmaken
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Taarten en fruit klaarzetten
2 personen
17
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Doopvont klaarmaken
2 personen
20
Ceremoniematerialen klaarleggen
2 personen
21
Geluidsapparatuur testen
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Buffet en koffiehoek inrichten
3 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

25
Gasten verwelkomen
3 personen
26
Programma's uitdelen
2 personen
27
Doopdienst begeleiden
4 personen
28
Groepsfoto maken
2 personen
29
Koffie en thee serveren
3 personen
30
Buffet en hapjes serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Servies en afval verzamelen
3 personen
33
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Buffet opruimen
3 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Kerkzaal en keuken schoonmaken
4 personen
37
Meubilair terugplaatsen
4 personen
38
Versiering verwijderen
3 personen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen
40
Doopregister archiveren
41
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Klaptafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Kinderstoelaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 70
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Waterkannenaantal 6
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemvazenaantal 8
Feestelijke slingersaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60

Ceremonie

Doopvont
Waterkan voor doop
Doopkaarsenaantal 6
Witte doopdoekenaantal 6
Handdoekenaantal 8
Doopcertificatenaantal 6
Doopregister
Pennenaantal 6

Drukwerk

Programmaboekjesaantal 70

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het doopgesprek uiterlijk twee tot drie weken voor de dienst. Dan is er nog tijd om vragen te beantwoorden, namen te controleren en de liturgie of liederen aan te passen.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op één vaste einddatum, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Gebruik het definitieve aantal voor hapjes, taart, fruit, koffie, dranken, stoelen en servies.
Leg doopregister, doopcertificaten, pennen, doopkaarsen, witte doopdoeken en handdoeken samen klaar in de kerk. Controleer namen en spelling minstens één keer vóór het afdrukken.
Test geluidsapparatuur en microfoons niet pas bij aanvang. Plan een volledige test op de dag ervoor en leg programmaboekjes, liturgie en ceremoniematerialen per onderdeel klaar.
Richt de ontvangsttafel en koffiehoek vóór de gasten arriveren in. Zet het welkomstbord, naamkaartjes, glazen, kopjes, waterkannen en dienbladen op vaste plekken, zodat de ontvangst niet ophoudt wanneer de dienst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een doopdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met kerk, zaal en registratie van de doopkandidaten. Plan het doopgesprek uiterlijk 2 tot 3 weken voor de dienst en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 tot 10 dagen vooraf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een doopdienst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodra datum, kerk en zaal vaststaan. Vraag in dezelfde uitnodiging om een aanmelding en vermeld een uiterste reactiedatum van 7 tot 10 dagen voor de dienst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een doopdienst klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur op de dag zelf voor schoonmaken, tafels en stoelen opstellen, het doopvont klaarmaken, versiering ophangen en buffet en koffiehoek inrichten. Test het geluid en leg de ceremoniematerialen al de dag ervoor klaar.
Wat moet je voor een doopdienst niet vergeten?: Controleer vooral het doopregister, de doopcertificaten, doopkaarsen, witte doopdoeken, handdoeken en de waterkan voor de doop. Vergeet daarnaast het definitieve gasten- en dieetoverzicht, programmaboekjes en een werkende geluidsinstallatie niet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.