Doopdienst organiseren: een complete checklist
Een doopdienst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een kerk en een uitnodiging. Je regelt tegelijk de registratie van doopkandidaten, het doopgesprek, de liturgie en de ontvangst achteraf. Begin met kerk en zaal, bevestig daarna voorganger en muzikanten en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet. In de laatste week controleer je het doopregister, de certificaten, het programma en alle materialen rond het doopvont. Zo blijft de dienst rustig en loopt het samenzijn daarna zonder zoeken of improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Kerk en zaal reserveren
Doopkandidaten registreren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Doopgesprek inplannen
Liederen en liturgie vastleggen
2 personen
Muzikanten en voorganger bevestigen
Doopregister voorbereiden
Doopcertificaten invullen
Programma's afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Bloemstukken klaarmaken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Taarten en fruit klaarzetten
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Doopvont klaarmaken
2 personen
Ceremoniematerialen klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en koffiehoek inrichten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Event
Gasten verwelkomen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Doopdienst begeleiden
4 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Buffet en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Buffet opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kerkzaal en keuken schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Doopregister archiveren
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Klaptafelaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
- Kinderstoelaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 70
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerlepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Waterkannenaantal 6
- Dienbladenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemvazenaantal 8
- Feestelijke slingersaantal 6
- Welkomstbord
- Naamkaartjesaantal 60
Ceremonie
- Doopvont
- Waterkan voor doop
- Doopkaarsenaantal 6
- Witte doopdoekenaantal 6
- Handdoekenaantal 8
- Doopcertificatenaantal 6
- Doopregister
- Pennenaantal 6
Drukwerk
- Programmaboekjesaantal 70
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Microfoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de kerk en zaal vast. Controleer meteen of het doopvont, de waterkan en de ceremoniematerialen op de dag zelf beschikbaar zijn.
- Plan het doopgesprek niet pas in de laatste week. Houd uiterlijk 2 weken voor de dienst de gegevens van alle doopkandidaten compleet, zodat register en certificaten nog gecontroleerd kunnen worden.
- Bevestig voorganger en muzikanten minimaal 4 weken vooraf en leg liederen, liturgie en programmaboekjes uiterlijk 10 dagen voor de dienst definitief vast. Zo voorkom je last-minute wijzigingen in de afdrukken.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en maak de boodschappenlijst uiterlijk 5 dagen vooraf. Koel dranken pas op het moment dat er voldoende ruimte is en zet hapjes, taart en fruit in aparte serveerschalen klaar.
- Doe 1 dag vooraf een volledige zaalronde: test de geluidsapparatuur, zet tafels en stoelen uit, hang versiering op en leg doopkaarsen, witte doopdoeken, handdoeken en pennen bij elkaar. Op de dag zelf hoef je dan vooral nog koffiehoek, buffet en ontvangsttafel in te richten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een doopdienst organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met kerk, zaal en registratie. Plan het doopgesprek en de inhoudelijke afspraken uiterlijk 2 tot 4 weken voor de dienst.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een doopdienst?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 10 dagen voor de doopdienst.
- Wat moet ik voor het doopvont klaarleggen?
- Leg minimaal een doopvont, waterkan voor de doop, doopkaarsen, witte doopdoeken, handdoeken, doopcertificaten, het doopregister en pennen klaar. Controleer dit 1 dag vooraf en nogmaals vóór de gasten binnenkomen.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig na een doopdienst?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassene en zorg naast taart ook voor fruit en hartige hapjes. Maak de definitieve aantallen op basis van de aanmeldingen die uiterlijk 10 dagen vooraf binnen zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!