Organiser un service de baptême sans rien oublier

Un service de baptême se prépare en deux temps : la cérémonie à l’église, puis l’accueil des invités autour d’un buffet ou d’un repas. Commence par bloquer l’église et la salle, puis confirme les participants, le célébrant et les musiciens avant d’imprimer quoi que ce soit. Les détails administratifs, les besoins alimentaires et le matériel du baptistère doivent être vérifiés plusieurs jours à l’avance. Le jour même, garde une personne dédiée à l’accueil pendant que l’équipe installe les tables, le son et le buffet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’église et la salle
2
Enregistrer les candidats au baptême
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Planifier l’entretien de baptême
7
Établir les chants et la liturgie
2 personnes
8
Confirmer les musiciens et le célébrant
9
Préparer le registre de baptême
10
Remplir les certificats de baptême
11
Imprimer les programmes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les compositions florales
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Préparer les gâteaux et les fruits
2 personnes
17
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Préparer le baptistère
2 personnes
20
Préparer le matériel de cérémonie
2 personnes
21
Tester le matériel sonore
2 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Installer le buffet et le coin café
3 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Distribuer les programmes
2 personnes
27
Animer le service de baptême
4 personnes
28
Prendre une photo de groupe
2 personnes
29
Servir le café et le thé
3 personnes
30
Servir le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
33
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

34
Démonter le buffet
3 personnes
35
Faire la vaisselle
3 personnes
36
Nettoyer la salle de l’église et la cuisine
4 personnes
37
Remettre le mobilier en place
4 personnes
38
Retirer la décoration
3 personnes
39
Rendre les articles empruntés
2 personnes
40
Archiver le registre des baptêmes
41
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table plianteqté 2
Porte-manteauxqté 2
Chaise hauteqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verresqté 70
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 6
Plateauxqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Vases à fleursqté 8
Guirlandes festivesqté 6
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 60

Cérémonie

Fonts baptismaux
Verseuse pour le baptême
Bougies de baptêmeqté 6
Draps de baptême blancsqté 6
Serviettesqté 8
Certificats de baptêmeqté 6
Registre de baptême
Stylosqté 6

Imprimés

Brochures du programmeqté 70

Équipement

Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’église et la salle avant d’envoyer les invitations. Prévois ensuite un délai d’au moins deux semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Valide la liturgie, les chants, le célébrant et les musiciens avant d’imprimer les programmes. Fais un test du matériel sonore au moins 1 heure avant le début de la cérémonie.
Prépare le registre et les certificats de baptême à l’avance, avec plusieurs stylos disponibles. Vérifie les noms et les informations administratives au moins 48 heures avant l’événement.
Installe le baptistère, la verseuse, les bougies, les draps blancs et les serviettes dans un même espace de cérémonie. Contrôle ce matériel avant l’arrivée des familles, car il est souvent oublié dans la préparation de la salle.
Refroidis les boissons et installe le buffet, le coin café et la table d’accueil avant l’arrivée des invités. Prévois une personne pour accueillir les familles et une autre pour surveiller les gâteaux, les fruits et les en-cas.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un service de baptême ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord l’église et la salle, puis confirme les participants, le célébrant et les musiciens avant de gérer les impressions et le buffet.
Quand envoyer les invitations pour un baptême ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la cérémonie. Demande une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Que préparer pour la cérémonie de baptême ?: Prépare le registre, les certificats, les programmes, les bougies, les draps blancs, les serviettes, la verseuse et le matériel du baptistère. Vérifie chaque élément au moins 48 heures avant, puis teste le son 1 heure avant le début.
Combien de temps faut-il pour installer la salle d’un baptême ?: Compte environ 2 à 3 heures pour nettoyer la salle, installer les tables et les chaises, suspendre la décoration, préparer l’accueil et mettre en place le buffet. Termine l’installation au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités.

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